Di recente uno dei miei colleghi, Kat Boogaard, ha scritto di come le persone di successo finiscono tutto il loro lavoro entro giovedì, fondandosi essenzialmente per una settimana di quattro giorni. Gran parte di ciò che spiega sull'uso di Venerdì per iniziare la settimana successiva ha un senso per me, e anche se non sono abbastanza lì, sono abbastanza incuriosito da lavorare su di esso.
Ma, anche se vengo ancora sbrigato a svolgere le attività da svolgere quasi tutti i venerdì, i suoi consigli mi hanno fatto riflettere sull'importanza di lavorare in anticipo, anche solo per evitare di lasciare che un collega o un cliente ti trattenga.
Perché quando giochi e lavori in modo efficiente, non c'è niente di più frustrante che essere immobilizzato perché qualcuno non ti risponde. Ma ecco la cosa: puoi arrabbiarti, puoi lamentarti e lamentarti, oppure puoi risolvere i problemi. Ed è esattamente qui che entra in gioco.
Prendi l'abitudine di guardare il tuo calendario delle scadenze e notare le cose che non puoi realizzare da solo. Questi sono gli elementi che richiedono l'approvazione, il feedback o la collaborazione prima del completamento. Crea un elenco di cose da fare separato per questi elementi perché queste sono le cose che devi dare la priorità, o almeno, come mi piace dire, far rotolare la palla.
Raggiungere le parti necessarie con largo anticipo rispetto alla scadenza è intelligente e rispettoso. Dimostra di capire che tutti sono occupati e non ti aspetti che nessuno ti ribalti al più presto perché hai inviato una richiesta dell'ultimo minuto via e-mail.
Ma anche se non è urgente , assicurati di dare una data, in grassetto nel messaggio se sei preoccupato che tali informazioni vadano perse. È qui che hai un po 'di spazio per aiutarti: ti consiglio di dare una data di scadenza qualche giorno prima della scadenza finale . In questo modo, se qualcosa è in ritardo, hai tempo per seguire e spero di ottenere ciò che ti serve in tempo. Dopo aver messo in moto le cose in questo modo, puoi passare ad altri progetti che sei in grado di gestire da solo.
Certo, nonostante questa pianificazione anticipata, potrebbe ancora venire un momento in cui sei bloccato perché qualcuno non ha preso sul serio la tua scadenza o non ha risposto al follow-up.
O forse ti informano che sono stati "sbattuti" e hanno bisogno di "più tempo". Questo è quando invii un'email educata ma ferma spiegando la natura sensibile al tempo del lavoro e perché ne hai bisogno. Il semplice collegamento dei punti tra questa scadenza e un obiettivo più grande di una squadra o di un'azienda può fare molto per accelerare il processo di qualcun altro.
Sembra così:
Grazie,
Stacey
Un'altra opzione? Potresti dire, se non ti avrò notizie, pianificherò di farlo / farò sapere che stiamo aspettando prima di poter andare avanti. Con questa affermazione, copri le tue basi. Hai cercato di ottenere le informazioni di cui hai bisogno e, se non le ottieni, sei pronto a procedere da solo o far sapere alle parti interessate perché sono trattenute.
Se sei preoccupato di non ricevere il messaggio o il tono giusto nella tua e-mail, prendi in considerazione la possibilità di abbandonare la posta e fare una visita di persona alla scrivania di un collega. Potrebbe darti una risposta più veloce.
Alla fine della giornata, se rimani costantemente bloccato perché gli altri ti trattengono, potrebbe essere necessario avere una conversazione con la persona su come ciò sta influenzando gli obiettivi della squadra. Se sei bloccato solo di tanto in tanto, valuta le tue responsabilità e assicurati che stai dando la priorità in un modo che ti permetta di avere sempre qualcosa da fare, quindi non stai battendo i pollici in un mercoledì pomeriggio o ribollendo frustrato un venerdì alle 16:00.
E dai l'esempio: rispetta le scadenze degli altri e comunica se prevedi un problema con la risposta in tempo. È solo un buon karma.
