Mentre guidavo un viaggio di ricerca a Bali, ho sorseggiato il mio tè e ho visto l'alba quando la calma mattinata è stata interrotta: il mio collega è venuto da me e mi ha detto: "Abbiamo un problema serio". Tre membri del mio team non sono riusciti a trovare il loro passaporti e mancavano anche i contanti. Dopo una rapida ispezione delle stanze, notai che le serrature delle porte erano state manomesse e qualcuno era entrato nella stanza mentre dormivano profondamente.
Dopo un breve viaggio al consolato e uno spostamento in un hotel più sicuro, tutto sembrava essere in ordine, ma la sensazione di essere violata è rimasta indugiata tra la squadra e ci sono voluti alcuni giorni per tornare a concentrarci sul lavoro.
Tendiamo a mettere in evidenza i momenti incredibili quando viaggiamo, ma a volte dimentichiamo di considerare come anche i momenti difficili modellano la nostra esperienza. Se stai portando una squadra all'estero, devi sapere come gestire l'imprevedibile e prendere decisioni forti quando necessario. E non si tratta solo di stipulare la giusta assicurazione di viaggio o di conoscere le persone giuste. Saper gestire una situazione difficile può significare la differenza tra un piccolo singhiozzo e una crisi in piena regola.
Durante i miei viaggi, ho affrontato qualsiasi cosa, dall'ammalarsi pericolosamente all'essere bloccato nel paese a causa delle proteste politiche al fatto che i membri della squadra venivano derubati sul campo. Ma solo perché sono successe queste cose, ciò non significa che ho smesso di viaggiare o ho persino paura. Invece, sono diventato più forte nelle situazioni di navigazione mentre si verificano e ho aiutato i team a stare insieme mentre superavano i problemi principali.
Quindi, cosa fai quando qualcosa va storto e sei lontano da casa? Ecco le cose chiave da ricordare quando accade l'imprevedibile.
Prepara un piano
Metto sempre in valigia due borse: una valigia con tutti i miei vestiti e gli extra di viaggio, e un bagaglio a mano "borsa per domani", di cui potrei ancora vivere per una settimana di incontri e avventura se necessario. Quella borsa mi ha salvato con bagagli smarriti, ritardi e in situazioni di crisi quando ho bisogno di spostarmi velocemente.
Lo stesso approccio dovrebbe applicarsi alla pianificazione del viaggio: prima dei tuoi viaggi, escogita una contingenza per pianificare diversi scenari diversi. Ci sono un paio di cose da considerare: se perdi i tuoi documenti, se rimani bloccato nel paese, se un membro del team si ammala, se vieni derubato o sei minacciato, e se c'è un incidente o un disastro. Sembra un po 'intimidatorio, ma correre in anticipo attraverso questi scenari può aiutarti a rispondere in modo efficiente e rapido.
In particolare, assicurati di avere 2-3 copie a colori dei passaporti di tutti e scambiali con diversi membri del tuo team in modo che almeno una persona ne abbia una copia se qualcosa va storto. Dovresti sempre ottenere un'assicurazione di viaggio e sanitaria (le gamme di qualità, ma per un viaggio di lavoro ti consiglio le opzioni top di gamma, compresa l'assicurazione per l'evacuazione medica). Avere copie delle tessere di assicurazione originali e delle tessere di assicurazione di viaggio.
È anche importante sapere in anticipo dove andare in una situazione di emergenza. Se perdi i tuoi documenti, ad esempio, dovrai recarti all'ambasciata e al consolato più vicini per sostituirli, quindi sappi esattamente dove si trovano.
In caso di malattia o infortunio, sapere in quali ospedali sono più sicuri e affidabili. Spesso, la tua assicurazione di viaggio può esserti di aiuto (e puoi ottenere cure davvero straordinarie in molte parti del mondo: consulta l'elenco di Forbes dei migliori ospedali del mondo. Potrebbero sorprenderti!).
Consiglio anche di portare un portafoglio "fittizio" con una piccola quantità di denaro locale (forse $ 20 e alcune carte di credito scadute), in caso di furto o rapina. È probabile che le persone prendano prima tutto ciò a cui possono accedere, quindi tieni il tuo vero portafoglio in un posto sicuro e il portafoglio fittizio facilmente accessibile.
Queste piccole azioni fanno molto sul campo e pianificare in anticipo e sapere cosa aspettarsi può aiutarti a mantenere la calma in una situazione difficile.
Mantieni la calma, agisci rapidamente
Mentre guidavo un gruppo in India, una gita di un giorno in uno storico palazzo in montagna scendeva dal programma e il viaggio di sei ore di ritorno in città doveva essere completato di notte. (Pensa a strade di montagna con curve a gomito senza lampioni e guida nel traffico frontale per la maggior parte della corsa.) Se rimanessimo, dovremmo perdere il nostro incontro con potenziali finanziatori in città e se avessimo fatto il viaggio a notte, la sicurezza sarebbe a rischio. Le persone della mia squadra hanno iniziato ad andare fuori di testa e incolparsi a vicenda per rimanere troppo a lungo.
Quando le cose non vanno come previsto, è facile reagire troppo rapidamente e iniziare a puntare le dita. Ma cerca di assicurarti che la tua squadra eviti di giocare il gioco della colpa a tutti i costi --- non aiuta mai le cose e quasi sempre peggiora le cose. E non importa quale sia la situazione, non lasciare che le tue emozioni offuschino il tuo giudizio. A volte essere in un nuovo posto può far sembrare le cose più lavoro di quello che sono.
Non appena scopri un potenziale problema, ascolta e lavora per capire cosa è successo e le circostanze che lo circondano. Una volta che hai tutti i dettagli e una chiara immagine della situazione, mantieni la calma, consulta la tua squadra e poi inizia a prendere le tue decisioni. Se viene presentata una decisione difficile, ad esempio se un collega malato deve rimanere in campagna o tornare a casa, ricorda che non devi affrontarlo da solo. Ti consigliamo di parlare con i medici, l'individuo, la sua famiglia e tutte le compagnie di assicurazione sanitaria o di viaggio e lavorare per raccogliere quante più informazioni possibili.
Nel nostro caso, ho deciso che la sicurezza era la cosa più importante per il team, e abbiamo lavorato per organizzare una videoconferenza con i nostri finanziatori e abbiamo seguito una cena di persona più avanti nel viaggio. È stata sicuramente la decisione giusta, presa con calma e flessibilità.
Contatta le persone giuste
"Ciao mamma, sono in quarantena in Giappone." Queste parole sono ciò che nessun genitore vuole sentire, ma il protocollo per i viaggiatori malati mi ha costretto a rimanere nel paese per quattro giorni solidi fino a quando un medico ha firmato che stavo bene abbastanza per viaggiare. Mentre i miei rapporti a casa rendevano nervosi i miei genitori, il mio rappresentante dell'assicurazione viaggi comunicava con la mia famiglia che mi stavo prendendo cura di me e che tutto sarebbe andato bene.
Quando succede qualcosa, devi sapere chi informare a casa, come il tuo capo, i tuoi colleghi o i familiari dei tuoi compagni di viaggio. Queste sono decisioni difficili da prendere e diventa un ottimo equilibrio; usa la tua discrezione per informare e consigliare le persone a casa. In un piccolo serpente, come qualcuno che perde un telefono cellulare, probabilmente è meglio sostituirlo e aspettare fino a quando non arrivi a casa per far sapere alla gente. Se c'è un incidente (per quanto piccolo), una crisi nazionale o un crimine, dovresti chiamare e far sapere alle persone cosa è successo (e rassicurarli che la situazione è sotto controllo).
Quando porto gli studenti all'estero, usiamo spesso i social media per contattare amici e parenti ("La nostra macchina si è bloccata per un po ', ma siamo di nuovo in viaggio!"). O in momenti in cui eventi come proteste politiche o catastrofi naturali stavano accadendo in un paese che ha reso le notizie a casa, mantenendo gli amici pubblicati tramite e-mail e Facebook o dimostrati sufficienti.
E non limitarti a fare affidamento sul tuo smartphone per i numeri di telefono: dovresti comunque portare con te un piccolo libro nero quando viaggi con le informazioni di contatto di tutti. Prima di partire per qualsiasi viaggio, ho tutti compilare un elenco di genitori, coniugi e altri significativi, nonché un elenco di hotel, polizia, ambasciate e compagnie assicurative.
Dovresti anche sapere chi contattare a terra in caso di incidente. Soprattutto se hai subito reati o molestie, è importante sapere quando presentare una denuncia alle autorità locali e quando non farlo. Alcune linee guida: se vieni derubato o qualcuno cerca di farti del male, dovresti andare alla polizia. Se hai a che fare con molestie di strada di tutti i giorni o sei stato picchettato da pochi dollari, probabilmente non ne vale la pena. Sappi anche che a volte, specialmente nei paesi in zone di conflitto, la polizia può essere inefficiente e spesso chiedere un regalo per il proprio lavoro (leggi: bustarella). Se devi presentare una segnalazione, è sempre bene chiedere a un collega o amico locale di fiducia di venire con te in modo che le cose non vadano perse nella traduzione.
Offrire supporto e incoraggiamento
Non dimenticherò mai un viaggio in Birmania, durante un periodo particolarmente maldestro per me (dove ero stato scioccato da una corrente elettrica non messa a terra e avevo subito una commozione cerebrale in pochi giorni). I miei colleghi, intuendo che non era davvero la mia settimana, organizzarono una cena di gruppo e si misero tutti insieme per procurarmi un kit di pronto soccorso e alcuni piccoli regali. Anche se queste erano cose che potevamo ottenere così facilmente negli Stati Uniti, sul campo questi elementi e il loro supporto significavano il mondo. E abbiamo riso molto dei miei contrattempi.
Incoraggia i tuoi colleghi a coltivare attività che mantengono alto il morale durante una crisi, che faciliti una discussione di gruppo, una cena o la celebrazione di un successo che la tua squadra ha realizzato. È difficile essere quello che deve concentrare la tua squadra in un momento di crisi, specialmente se si sentono giù o arrabbiati per qualcosa che è successo. Assicurati di avere il tempo a disposizione per il debriefing con il tuo team e di parlare delle strategie per andare avanti e completare il lavoro che hai deciso di fare mentre tutto viene risolto.
Se si tratta di un'emergenza a breve termine, cerca di non soffermarti, assicurati di imparare da essa, quindi finisci il tuo lavoro sul campo. Cerca di mantenere alto il morale, consolandoti di sapere che sei tutto insieme.
È facile pensare a come rispondere in una situazione di emergenza, ma devi fidarti del tuo istinto e prendere la decisione migliore che puoi al momento. Essere preparati per una crisi non significa che devi vivere nella paura o pensare sempre che possa accadere il peggio, significa solo sapere cosa fare e come rispondere in base alle circostanze e alla cultura in cui ti trovi. Con la giusta preparazione e comprensione, puoi gestire qualsiasi sfida che ti si presenta sul campo.
