Probabilmente ti dispiace per il lavoro un bel po '. E questo perché probabilmente fai errori che comportano scuse. Fa parte del lavoro.
Ma la maggior parte di noi non pensa a come fare per scusarsi. Soprattutto quando non riteniamo di essere responsabili al 100% per quello che è successo. Invece li facciamo fuori e non ci pensiamo più - cosa che, come chiunque direbbe di meritare le più sincere scuse, potrebbe dirti che le persone non amano o non ti sfidano.
Ecco i cinque passaggi per scusarsi sincero, professionale e rispettabile se si vuole evitare questo.
1. Dì in realtà le parole "Mi dispiace"
Sembra ovvio, ma rimarrai sorpreso da quante persone si scusano senza effettivamente dire queste due parole.
"Mi rendo conto di aver fatto un errore", "Capisco che sei stato ferito", "Mi sento male", sono tutte ottime prefazioni, ma in realtà non significano la stessa cosa di "Mi dispiace".
Indipendentemente da ciò che è accaduto, da chi era nel torto o da quanto drastica fosse la situazione, se ciò che è accaduto ha ferito qualcun altro in qualche modo, dì che ti dispiace . Lo intendi davvero solo quando lo dici ad alta voce.
2. Ottieni specifici
Dì per cosa ti dispiace, così la persona che riceve la ricezione sa che non ti dispiace di essere in questa situazione, ma ti dispiace per ciò che ti ha messo lì. Metti in chiaro che hai compreso le conseguenze del tuo errore, grave o no.
Dichiarando semplicemente l'impatto, stai chiarendo alla persona che sai perché stai avendo questa conversazione.
La parte bonus di questo passaggio è che ti consente di assumerti la responsabilità della tua parte in quello che è successo, senza assumerti la responsabilità collettiva per un disastro di squadra su larga scala.
3. Concentrati sui tuoi segnali non verbali
Naturalmente, le parole compromettono solo il 7% del messaggio che invii. Il linguaggio del corpo, il tono e il contatto visivo riflettono tutti ciò che provi per qualcosa, quindi assicurati che siano sotto controllo.
Pensaci: se qualcuno ti stesse chiedendo scusa mentre incrociano le braccia e guarda il pavimento, crederesti davvero che lo intendessero?
Invece, guarda la persona con cui stai parlando. Mantieni il tuo corpo aperto e accogliente (braccia ai lati e spalle indietro). Non sorridere, ma non guardare neanche.
Quando sono nervoso per scusarmi, sia perché ho commesso un grosso errore sia perché il destinatario è intimidatorio, pratico sempre quello che sto per dire con un amico: questo può essere un ottimo esercizio anche per te.
4. Evita le scuse
È incredibilmente istintivo tornare indietro su qualcosa una volta che lo abbiamo pubblicato. Abbiamo paura di sembrare cattivi, così tante volte seguiremo le nostre scuse con un "ma" o "bene" spiegando perché forse, non è stata colpa nostra.
Ma chiedere scusa sinceramente significa ammettere che hai torto e possederlo. Quindi, quando sei propenso a taggare una scusa, resisti all'impulso. Certo, le tue scuse a volte potrebbero essere seguite da un silenzio imbarazzante, ma devi accettare che tutto non si aggiusterà immediatamente da solo.
Dopo questo, puoi …
5. Offrire di risolverlo (o prevenirlo in futuro)
Dopo averlo detto, mostra che sei disposto a correggere l'errore. Se non puoi questa volta (perché ciò che è stato fatto è fatto), spiega come evitare che ciò accada di nuovo in futuro.
Metterli tutti insieme
Supponiamo che tu abbia dimenticato di inviare un'e-mail a un cliente che dovevi inviare per conto del tuo manager.
In passato potresti dire:
Mi dispiace per quello.
Ma ora dirai:
Mi dispiace di aver dimenticato di inviare quel rapporto sullo stato al cliente venerdì. So che si aspettavano che fosse lì e che ti è sembrato male. Ho scritto un appunto nel mio calendario per ogni venerdì per inviarlo in modo che non accada più.
Intendiamoci, è del tutto possibile che anche seguendo questi passaggi non allenterai la tensione. Quindi è qui che suonerò come un disco rotto e dirò: tutti commettono errori. Fa schifo farli, scusarsi e avere a che fare con il contraccolpo che li accompagna.
Ma mentre le tue autentiche scuse potrebbero non andare bene nel momento, nel tempo, mentre lavori coscientemente per sistemare le cose, la persona vedrà le tue buone intenzioni. E sarai felice di aver fatto lo sforzo di dire "scusa" nel modo giusto.
