Se sei stato nella forza lavoro per un certo periodo di tempo, probabilmente sei stato sul punto di ricevere un'esperienza di feedback disastrosa.
Per me, era seduto all'aeroporto di Chicago, nel cuore della notte, su un volo notturno per l'Europa. Ho ricevuto un'e-mail fiammeggiante dal mio manager su una riunione all'inizio di quel giorno, in cui non era d'accordo con la mia strategia. È stato uno di quei momenti "Ho bisogno di trovare un altro lavoro". Ed è stata una buona lezione sull'importanza di dare un feedback che sia significativo per il destinatario e che raggiunga il tuo scopo di dare. (Il suo era nessuno dei due.)
Quindi quando è il tuo turno di dare un feedback, non essere quella persona. Invece, tieni a mente questi suggerimenti.
Ottieni chiarimenti sullo scopo del feedback
Nel loro libro, Grazie per il feedback: la scienza e l'arte di ricevere feedback Bene , i ricercatori Stone e Heen affermano che il feedback di solito entra in gioco quando si desidera fare una delle tre cose: apprezzare il lavoro svolto da qualcuno e riconoscerlo; istruire qualcuno per migliorare le prestazioni in un'area specifica; oppure, valutare qualcuno, valutarlo con un punteggio discreto o confrontare la sua performance con quella degli altri.
Quando fornisci feedback, sii chiaro sulle tue intenzioni. Stai cercando di riconoscere il buon lavoro di qualcuno? Identificare comportamenti che vorresti che la persona cambiasse? O condividi come si classifica rispetto al resto della squadra? Quando conosci il "perché" dietro il tuo feedback, sarai in grado di organizzare meglio i tuoi pensieri, il tuo messaggio e la conversazione.
Chiedi come la persona vorrebbe ricevere feedback
Stone e Heen affermano inoltre che, affinché il feedback sia efficace, deve essere inviato in modo da consentire al destinatario di ascoltarlo. Come lo scopri? Perché, chiedi alla persona, ovviamente!
In particolare, puoi chiedere ai membri del team o ai colleghi: "Quando ho un feedback per te, qual è il modo migliore per condividerlo?" Per alcune persone potrebbe essere una conversazione diretta, faccia a faccia, proprio quando accadono le cose. Altri potrebbero preferire riflettere su una situazione prima di sedersi per parlarne. Altri ancora potrebbero voler scrivere qualcosa che possono leggere.
Chiedendo come a qualcuno piace ricevere feedback, riconosci che la sua relazione con te è importante e che ti interessa fornire feedback rispettosamente.
Identifica l'azione specifica che stai riconoscendo
Il feedback oscuro non è utile, anche quando è buono. Ad esempio, quando i clienti mi dicono che il loro capo ha detto di aver fatto “un ottimo lavoro”, chiedo: “Quale parte del lavoro hanno pensato fosse eccezionale?” Spesso la risposta è silenzio. Anche se è bello pensare che stai facendo un ottimo lavoro, è un vago feedback. Come fai a sapere cosa, nello specifico, hai fatto bene? Se non lo sai, non potrai continuare a farlo, guadagnando quelle stelle d'oro.
Immagina quanto deve essere terribile, quindi, ricevere un vago feedback negativo! "Jillian, non è stato un grande incontro." Questo commento non dà al destinatario nulla su cui lavorare in modo specifico. Invece, prova i tuoi commenti chiedendoti: "La persona saprà esattamente di quale comportamento sto parlando?" Jillian era impreparato alla riunione? Non ha gestito bene la sequenza temporale? Non ha facilitato la conversazione in modo appropriato?
Se il tuo feedback non è abbastanza chiaro per te, sicuramente non lo sarà per il destinatario.
Chiarire l'impatto che l'azione specifica ha avuto sulla persona, sul gruppo o sull'organizzazione
Oltre all'istanza specifica su cui stai dando un feedback, vorrai aiutare il destinatario a capire perché lo stai dando. Qual è l'impatto del comportamento? Qual è l'impatto in futuro se continua? Fatto bene, questo non è spaventoso o duro, ma fornisce invece un contesto importante che può ispirare il destinatario a fare un cambiamento.
Ad esempio, Jillian potrebbe non pensare che sia un grosso problema lasciare che una riunione duri nel tempo assegnato. Ma in realtà, è stata percepita come una cattiva facilitatrice da quelli nella stanza, e ciò potrebbe influenzare le sue opportunità in futuro.
Una dichiarazione di impatto potrebbe suonare così: “Jillian, nella tua presentazione di oggi ho notato che hai passato il tempo assegnato. Anche se 10 minuti potrebbero non sembrare molti, nella stanza c'erano dei dirigenti che non potevano essere ritardati per le riunioni. Non prestare attenzione a cose del genere può influire sul fatto che tu sia invitato a presentare nuovamente al team esecutivo. "
Fornire passaggi specifici per migliorare l'azione in futuro
Ora che sei chiaro sull'azione specifica e sull'impatto, fai dei passi concreti su ciò che la persona può fare la prossima volta per migliorare le prestazioni. Nel caso di Jillian: “La prossima volta facciamo un paio di tiri asciutti, quindi siamo sicuri che tu abbia il contenuto giusto per adattarlo alla cronologia, e ti istruirò su tecniche specifiche per gestire la conversazione in modo da coinvolgere i dirigenti tempo."
Ora la tua ricevente ha un'azione specifica, l'impatto di quell'azione e i passi concreti che può intraprendere per migliorare la prossima uscita. E hai fatto tutto questo senza essere offensivo o dare il tuo feedback sul giudicare l'altra persona.
Aiutando a connettere azione e impatto, insieme a suggerimenti per il miglioramento, hai creato un ambiente di apprendimento che consente alle persone di crescere nella propria carriera. E forse la prossima volta ti chiederanno anche un feedback proattivo perché hai dato loro un'esperienza così positiva!
