All'inizio di quest'anno, ho deciso di lasciarmi alle spalle i miei giorni di Inbox Zero e ho deciso di rimanere calmo, freddo e raccolto mentre le email si accumulavano. Aspiravo a essere quella persona che poteva dire: “Oh, solo 433 messaggi da passare lunedì mattina? Questo sicuramente non rovinerà il mio fine settimana e mi farà perdere il sonno. "
A sei minuti dalla risoluzione, mi sono ritrovato a fissare intensamente la piccola "una" notifica sulla posta in arrivo del mio telefono e ho rapidamente deciso che in realtà sarebbe stato meglio per il mio benessere generale e livelli di stress se diventassi quella persona l'anno prossimo . Quindi, inutile dirlo, sono sempre nella mia casella di posta, cercando di trovare modi più efficienti per gestirlo.
Ho provato hack, app, filtri, cartelle, sedute, risposte predefinite - davvero, nessuna pietra è stata lasciata intatta. Ma quello che ho scoperto essere uno dei migliori trucchi di tutti è uno che chiunque può facilmente fare: creare linee dell'oggetto specifiche per ogni e-mail che si invia.
(Puoi leggere questa frase successiva con una voce informale.) Perché quante volte hai cercato nella tua casella di posta un'e-mail che sai che esiste, ma non sembra essere da nessuna parte? E poi, proprio a quel punto quando chiedi al tuo computer, "Sto impazzendo o stai cercando di rovinarmi?" - Lo trovi! E la riga dell'oggetto è qualcosa di selvaggiamente vago come "Ciao" o "Progetto imminente" o "Per domani".
Bene, buone notizie, puoi impedire che ciò accada di nuovo semplicemente creando linee tematiche piene di dettagli. Ad esempio, "Progetto imminente" diventa "Aggiornamento sul progetto di ricerca dei dati per agosto". E "Per domani" si trasforma in "Note per l'incontro di vendita il 25/07". E "Ciao" diventa "Molto tempo senza chiacchiere ex Co- lavoratore! Ragazzo, non ridevamo del nostro vecchio capo insieme: ehi, sarai la mia referenza per un lavoro? ”(Perché le e-mail“ ciao ”sono seconde solo alle e-mail“ solo per il check-in ”quando si tratta di persone che vogliono qualcosa da te .)
So che siamo tutti così impegnati e queste lettere extra possono sembrare molto faticose per le nostre dita e per i nostri programmi pieni, ma posso quasi garantire che ti impedirà di giocare a "nascondino e cerca in arrivo" proprio prima di un importante cliente di nuovo incontro.
Oh, e migliora! Puoi anche farlo per le e-mail che le persone ti inviano con argomenti insignificanti. Modifica l'oggetto prima di rispondere, e improvvisamente quel messaggio diventa molto più facile da trovare quando lo cerchi.
Alla ricerca di più bonus? OK, come va: trovando linee specifiche, stai rapidamente eliminando la necessità di ordinare 26 e-mail che hanno tutte lo stesso soggetto, ma messaggi selvaggiamente diversi. Perché, a quanto pare, non sei l'unica persona che invia "Aggiornamenti".
Ultima, ma non meno importante, la parte migliore di questo per me è che ora quando un'e-mail viene visualizzata sul mio telefono e non sono in ufficio, di solito posso vedere molto rapidamente se è urgente o se può aspettare. Lo controllo ancora? Ovviamente! Ma ora aspetto qualche minuto prima, perché sono calmo, freddo e raccolto così.
Lo proverai? Tweet me e fammi sapere!
