Ecco una situazione non del tutto irrealistica: immagina che la gestione della tua casella di posta ultimamente abbia richiesto così tanto tempo ed energia che stai iniziando a pensare che dovrebbe essere così. Quei trucchi e-mail che vedi online non si applicano davvero alla tua situazione poiché gli scrittori non possono assolutamente comprendere i dettagli intricati del tuo lavoro specifico o le responsabilità che ne derivano.
Se questo suona familiare, è possibile che tu stia sottostimando quanto è fuori controllo la tua email. In effetti, è possibile che la tua casella di posta sia in modalità capriccio e ti stai incolpando per la sua agilità quando potresti evitare del tutto il problema. Continua a leggere per alcuni segni che non sei solo nelle tue lotte, oltre a modi per risolverli!
Ricorda: puoi riprendere il controllo.
1. Ricevi più email di quante tu possa rispondere
Perché ogni volta che rispondi a un messaggio, ne compaiono altri 10? In passato, hai passato ore e ore a rispondere e rispondere, solo per restare indietro rispetto agli elementi di azione reali nella tua lista di cose da fare in attesa della tua attenzione. Non c'è un sano equilibrio tra rimanere aggiornati e, beh, tendersi a tutto il resto della tua vita. Forse il tuo rapporto con la tua casella di posta non è più quello di una volta.
Perché questo sta accadendo
Stai trattando le tue e-mail come se avessero tutti lo stesso peso. Forse hai una politica first-in, first-out, in cui rispondi a qualsiasi cosa abbia atteso più a lungo per la tua risposta, e vai avanti fino ad oggi. O forse hai una politica last-in, first-out, in cui inizi dall'alto e prosegui verso il basso.
Come sistemarlo
È tempo che inizi a dare la priorità ai messaggi per urgenza. Ponetevi queste domande ogni volta che ne ricevete una nuova:
- È urgente?
- Ci sono altre persone incluse che sono meglio equipaggiate per gestirlo?
- Richiede una risposta?
- È una risposta che dai spesso?
Se non è urgente, salvalo per dopo. Non un TBD più tardi, ma un'ora effettiva che imposti ogni giorno per passare attraverso la tua casella di posta. Se è urgente, ma ci sono molte persone incluse che sono meglio equipaggiate per rispondere, dagli qualche minuto e vedi se uno di loro lo fa. Se non è richiesta alcuna risposta: non rispondere. E, infine, se è una risposta che dai spesso, pensa a utilizzare una funzione come Risposte predefinite su Gmail o a creare un documento che abbia tutti i tuoi modelli in un unico posto.
2. Stai arrivando troppe newsletter
Ti svegli ogni mattina con tonnellate di messaggi non letti, tra cui non meno di 30 diverse newsletter (titoli di testa! Vendite! I migliori ristoranti della zona! Novità del settore!). Ti stendi sul letto, gli occhi a malapena aperti e fai scorrere tutti direttamente nel cestino. Questa è una parte necessaria dell'esperienza, ti dici. Mi sono registrato per questi e ora questo è il prezzo che devo pagare.
Perché questo sta accadendo
Capisco: le newsletter sono interessanti. Con così tanti fantastici là fuori, fai fatica a scegliere ciò che è realmente prezioso da ciò che è semplicemente interessante . Ogni volta che trovi un nuovo riassunto giornaliero o una lettera settimanale che ti sembrano davvero utili, ti chiedi se sei davvero sicuro prima di consegnare le chiavi d'oro alla tua casella di posta, e lo sei. Quindi iscriviti. Ma prima che tu lo sappia, e anche senza che tu lo voglia, quell'abbonamento diventa rapidamente un altro in una lunga serie di cancellazioni mattutine.
Come sistemarlo
Impedire che ciò accada annullando l'iscrizione più intenzionalmente. Ogni volta che ti iscrivi a una nuova newsletter, concediti una settimana di prova. Se alla fine di una settimana non sei entusiasta di aprirlo (o non l'hai ancora fatto), allora annulla l'iscrizione. Nessuna domanda chiesta. So cosa stai pensando: chi ha il tempo di fare tutto questo? Sì, con app come Unroll.Me (per le newsletter) e BoxBe (per le persone).
3. Spesso perdi le discussioni via e-mail o le dimentichi completamente
Stai lavorando con altri cinque colleghi a un progetto imminente e qualcuno ha iniziato un thread per capire gli orari delle riunioni per la prossima settimana. Considerando tutte le altre attività che hai nel tuo piatto, pensi che sia bene spingere questo piccolo dettaglio di pianificazione fino a dopo , ancora meglio, quando la conversazione è più sviluppata e hai più con cui lavorare. Un paio d'ore dopo, vai a cercare i messaggi e se ne sono andati. Non importa quali termini di ricerca provi.
Perché questo sta accadendo
Due possibilità: la posta in arrivo è troppo ingombra o troppo organizzata. Sto parlando delle persone che si sbarazzano di tutto sotto il sole o accumulano migliaia e migliaia di messaggi non letti. Ogni e-mail che ricevi, dal tuo capo, dal tuo vicino, dal tuo partner e da tua nonna, viene bandita dagli archivi o rimarrà per sempre nella tua casella di posta.
Come sistemarlo
È tempo di pulire la tua casella di posta. Metti da parte un'ora un giorno e dedicalo a non fare altro che ordinare i messaggi. Puoi: spostare i thread in cartelle, utilizzare tag, aggiungere a Speciali tutto ciò di cui hai bisogno per tornare in seguito, controllare Boomerang o provare uno di questi fantastici strumenti. Non scegliere un metodo solo per il gusto di sceglierne uno, piuttosto scegli uno che conosci ha senso per te. Potrebbe essere necessario testare alcuni sistemi prima di trovare l'opzione perfetta, ma fidati di me, alcune ore trascorse facendo questo ti farà risparmiare un sacco a lungo termine.
Se qualcuno di questi scenari ti sembra familiare, va bene. È normale sentire che la tua casella di posta governa la tua vita. Ma ciò non significa che devi arrenderti. Invece, inizia ad affrontare il problema, e-mail per e-mail, fino a quando non avrai di nuovo il controllo.
Hai dei trucchi per la gestione della posta elettronica che dovrei provare e che non sono stati inclusi? Tweet me @caroqliu e fammi sapere!
