Tra setacciare lo spam, elaborare le risposte giuste e tenere sotto controllo i messaggi che richiedono un follow-up, rimanere in cima alla posta in arrivo può sembrare un lavoro in sé. Ecco perché abbiamo scelto il cervello di professionisti che hanno scoperto il segreto per ricevere caselle di posta efficienti e organizzate, nonostante ricevessero centinaia di e-mail al giorno. Perché avere un sistema in atto può aiutarti a conquistare anche la casella di posta più indisciplinata.
1. Conserva solo le e-mail che richiedono un'azione immediata nella posta in arrivo
Inbox zero potrebbe essere un obiettivo troppo elevato, ma essendo spietato su quali messaggi occupano spazio nella tua casella di posta, puoi avvicinarti molto.
"La maggior parte dei giorni, la mia casella di posta elettronica contiene meno di 25 messaggi. Questo è intenzionale. Voglio essere in grado di aprire la mia casella di posta e vedere immediatamente ciò che è più urgente e che richiede una risposta ", afferma Leigh Ann Newman, senior program manager di una società di consulenza del governo internazionale. "Questa abitudine mi spinge ad agire sugli oggetti in modo estremamente tempestivo."
Non è raro che Newman riceva, nel giro di poche ore, ben oltre 100 e-mail, molte delle quali sono urgenti e coinvolgono manager di alto livello. Nel 2008, ha avuto l'opportunità di ricominciare da capo quando la sua azienda è passata a un nuovo sistema di posta elettronica durante un'acquisizione. "Era come la pulizia di primavera per la mia casella di posta. E, da allora, semplicemente non riesco a funzionare con una casella di posta inondata di e-mail senza risposta ", afferma.
2. Creare una "cartella in attesa" per le e-mail in attesa di azione
Quindi dove vanno le email se non la tua casella di posta? Crea una "cartella di attesa" per le e-mail che richiedono l'intervento di qualcun altro prima di poter rispondere. "Questo è un enorme risparmio di tempo", afferma Darcy Miller, esperto sul posto di lavoro e fondatore di Pin e Pivot, che per molti anni è stato sbarrato con oltre 150 e-mail al giorno. "In questo modo quelle e-mail non stanno riempiendo la posta in arrivo, ed è un ottimo posto dove cercare ogni giorno o settimana per ricordare quali progetti sono ancora in sospeso."
Ha imparato questo trucco nel modo più duro quando, durante il primo anno del suo primo lavoro, non è riuscita a trovare un allegato e-mail di cui aveva bisogno. "Ho trascorso mezza giornata a cercare quell'e-mail, tra le migliaia di e-mail che all'epoca erano nella mia casella di posta", afferma. "Ho promesso da quel momento in poi, prenderei il controllo della mia casella di posta!"
3. Crea sottocartelle o etichette il tuo nuovo migliore amico
Su tutta la linea, i manutentori della posta in arrivo raccomandano di creare una sottocartella o un sistema di etichette facile da decodificare. Nate Masterson, CEO di Maple Holistics, stima che alcuni giorni riceverà 250 email in più, quindi l'organizzazione è fondamentale. "Le etichette e-mail sono i tuoi amici", consiglia. "Usali per raggruppare importanti catene di e-mail, quindi quando devi cercare qualcosa di riferimento, puoi farlo facilmente."
Newman afferma che le sue etichette includono argomenti su cui altri potrebbero porre domande, supporto per le decisioni che ha preso e materiali di riferimento per le future esigenze aziendali. "Ho dozzine di sottocartelle e centinaia di e-mail archiviate al loro interno per riferimento", afferma. "Sono in grado di trovare ciò di cui ho bisogno in pochi secondi da una richiesta perché so dove è memorizzato e come trovarlo rapidamente."
4. Impostare le regole oi filtri della posta in arrivo
Molti provider di posta elettronica ti consentono di impostare regole o filtri di posta in arrivo che agiranno per te e ti aiuteranno a classificare rapidamente le e-mail senza esaurire la potenza del cervello.
Per rimanere in cima al torrente di 150 e-mail che le arrivano ogni giorno, Rachel Neill, CEO, Carex Consulting Group, sfrutta le funzioni delle regole di Outlook. "Ho impostato delle regole che inseriscono e-mail in diverse cartelle, codice colore e priorità in base al mittente", afferma. Quindi, alla fine della giornata, cercherà rapidamente tutto ciò che potrebbe essersi persa. “Le regole aiutano a garantire che segua costantemente e blocchi il rumore. Questo mi aiuta a ridurre al minimo il disordine. "
5. Utilizzare il calendario per tenere traccia delle e-mail che richiedono un follow-up
Poiché alcune e-mail potrebbero richiedere più di una semplice risposta, Newman consiglia di aggiungerle al calendario. "Se ricevo un'email che richiede non solo una risposta immediata ma anche una sorta di azione di follow-up, sposto l'e-mail in una sottocartella designata e inserisco un promemoria sul mio calendario che include la posizione della cartella e la data in cui il follow-up è richiesto ", dice.
Usa Microsoft Outlook, che consente l'accesso al Calendario di Outlook, ma puoi farlo anche in Gmail. Basta fare clic sul pulsante "Altro" nella barra degli strumenti e selezionare "Crea evento".
6. Non lasciare che la posta indesiderata sia nella tua casella di posta
Ti senti come se stessi giocando a botte con le e-mail promozionali? Sii veloce con il pulsante di annullamento dell'iscrizione. Davis Siksnans, CEO e fondatore di Printful, utilizza una regola dei tre avvertimenti per e-mail e newsletter promozionali. La terza volta che elimina una newsletter o e-mail promozionale da un mittente specifico, annulla l'iscrizione dall'elenco.
7. Crea modelli per le tue risposte
La personalizzazione di una risposta diversa per ogni e-mail può essere un'enorme perdita di tempo. Se ti ritrovi a inviare lo stesso tipo di email più e più volte, potresti trarre vantaggio dal mantenere alcune risposte di riserva nelle tue bozze che puoi facilmente riutilizzare.
Betsy Fein, presidente della società di organizzazione professionale Clutterbusters, ha posto spesso domande che possono essere affrontate con risposte bloccate e caricate. "Ho e-mail pre-scritte che posso modificare e invio a e-mail che chiedono la stessa cosa, come" parlami dei tuoi servizi "o" come posso fissare un appuntamento? ""
Se non vuoi farlo manualmente, prova il plug-in MixMax Gmail o vai nelle tue impostazioni e abilita le risposte predefinite. (Fai clic sull'ingranaggio nella parte in alto a destra della posta in arrivo, seleziona "Impostazioni" dal menu a discesa, scegli la scheda "Avanzate" e premi "Abilita" accanto a "Risposte predefinite".) Ciò ti consentirà di salvare risposte basate su modelli.
8. Impostare a parte i periodi di tempo per il controllo della posta elettronica e attenersi a essi
Probabilmente non lasceresti il tuo programma aperto per le riunioni di orari e lunghezze non specificati tutto il giorno, quindi perché dare a email gratis per intromettersi nella tua giornata?
"Non lascio la mia e-mail aperta tutto il giorno; Ho impostato orari specifici durante il giorno per esaminare ogni e-mail e rispondere, archiviare o salvare in modo ponderato per dopo. In questo modo non eseguo il multitasking e riesco a esaminare più rapidamente tutte le mie e-mail perché in realtà sono concentrato sul compito da svolgere ”, afferma David Mitroff, un consulente aziendale. "Consiglio alle persone di iniziare con tre diversi blocchi di mezz'ora al giorno per leggere e rispondere alle loro e-mail e tenere chiusa la posta in arrivo per il resto della giornata e adattarsi, se necessario, da lì."
Oltre a utilizzare il time-blocking per rimanere aggiornato sulle e-mail quotidiane, Justin Lavelle, Chief Communications Officer di BeenVerified, consiglia di dedicare tempo una volta alla settimana per la manutenzione della posta in arrivo. "Scegli un orario ogni settimana per mantenere la tua casella di posta. Proteggi il tempo come faresti con qualsiasi altro incontro importante e organizzati ”, suggerisce. "Spazza via l'irrilevante, archivia il completo e dai la priorità all'elenco delle cose da fare."
9. Disattiva Notifiche e-mail
Anche se ti sei rassegnato a controllare le e-mail solo in blocchi predefiniti, il brano della sirena della notifica di posta in arrivo potrebbe essere una tentazione troppo grande per resistere. In tal caso, la soluzione è semplice: disattiva le notifiche. "Se lavori in periodi di tempo, non passerai mai più di un paio d'ore senza vedere le tue e-mail", afferma Miller. "Disattiva le notifiche, in quanto ti distrarranno dal fare ciò su cui stai attualmente lavorando alla tua scrivania."
Puoi essere ritenuto responsabile utilizzando la funzione Pausa posta in arrivo di Boomerang. Siksnans permette alle e-mail di arrivare due volte al giorno solo in momenti specifici in cui è in grado di dedicare la sua attenzione a loro.
10. Comprimere attività di posta elettronica insensate durante i periodi di inattività
Assicurati che gli account di posta elettronica siano sincronizzati in modo efficace con il telefono e utilizza i momenti di inattività per eseguire una rapida pulizia della posta in arrivo. "Molti dei messaggi che ricevo non richiedono un'azione diretta", afferma Ben Taylor, fondatore di HomeworkingClub.com. "Lo spam può essere eliminato, altre cose possono essere archiviate e puoi affrontarne molte solo mentre sei in una coda di supermercato di due minuti."
