Quando penso alle pulizie di primavera, penso al mio armadio, e quanto devo davvero, davvero passare attraverso di esso: per ripulire le cose che non ho indossato per tutta la stagione, trovare un buon, fuori mano posto per cose che non indosso molto spesso e organizza tutto il resto in un sistema che abbia un senso.
Ma sarò onesto: se voglio affrontare l'area della mia vita che è il più grande casino, dovrei davvero pulire la mia e-mail.
Suona familiare? Sto indovinando così. Quindi, quest'anno, ho trovato alcuni suggerimenti per ripulire il tuo armadio e come applicarli alla tua casella di posta.
1. Cancella Cosa c'è dietro
Quando si tratta di e-mail, i più recenti ottengono sempre l'attenzione. Quindi, se hai intenzione di fare le pulizie di primavera, il posto migliore per iniziare è con i tuoi messaggi non letti più vecchi. Anche se rispondi solo alle tre e-mail più vecchie, ti sembrerà di aver fatto qualche passo avanti, perché quelli sono quelli che hanno raccolto polvere (e hanno davvero bisogno di essere risposto o archiviato).
2. Declutter e buttare via alcune cose
Proprio come con il tuo armadio, sarai più felice con la tua casella di posta se contiene solo ciò di cui hai bisogno. In effetti, gli studi dimostrano che la riduzione della quantità di posta elettronica giornaliera che si ottiene avrà un impatto reale sulla gestione del tempo e sui livelli di stress.
Quindi, prendi queste prime settimane di primavera come scusa per chiarire ciò che non ti serve più. Newsletter che in realtà non hai mai letto, notifiche da siti di social media che non guardi nemmeno, mailing list che non ti sono più utili: tutto questo è un gioco leale.
Non sai come iniziare a identificare questi disordinati? Prova questo:
- Cerca "annulla iscrizione" per visualizzare le newsletter dalle quali puoi annullare l'iscrizione.
- Guarda la tua spazzatura per eventuali e-mail ancora non lette. Se lo hai eliminato senza guardarlo, è probabile che non ti serva in primo luogo.
- Cerca "da: nessuna risposta" per scoprire le e-mail automatizzate delle aziende (preferisco le e-mail di persone reali).
Mentre esegui ogni passaggio, annulla l'iscrizione a tutto ciò che non leggi o di cui non hai realmente bisogno.
3. Non necessario quotidianamente? Mettilo altrove
Una volta che hai deciso quali newsletter e elenchi su cui vuoi assolutamente rimanere, prendi in considerazione la creazione di cartelle specifiche (o, quelle che chiamo "caselle di posta a tema") in cui le e-mail non essenziali vengono inviate automaticamente, anziché comparire nella tua casella di posta.
Filtrando quelle e-mail per tipo e rendendole facilmente accessibili senza essere sempre di fronte a te, riprenderai il controllo: guarderai le offerte su Fab.com e i nuovi stili su Banana Republic quando scegli di farlo, non quando decidi di entrare nella tua casella di posta. Dai un'occhiata ai nuovi follower di Twitter quando decidi che è il momento della tua pausa sui social media. Ti viene l'idea.
Prima di iniziare con i filtri, decidi i tuoi temi. Guardando la mia casella di posta per i trasgressori che perdono tempo, ho deciso che i tre grandi erano: liste, social media e newsletter. Crea nuove etichette per ognuna di queste.
Suggerimento professionale: avvia l'etichetta con un asterisco per portarla in cima alle etichette, assicurandoti di non dimenticare di controllarle (ad es. "* Social media" anziché "Social Media").
Quindi, imposta i filtri in modo che le e-mail pertinenti passino direttamente alle "caselle di posta a tema". I passaggi di Gmail per l'impostazione dei filtri sono:
- Fai clic sulla freccia giù nella casella di ricerca. Apparirà una finestra che ti permetterà di specificare i tuoi criteri di ricerca.
- Inserisci i tuoi criteri di ricerca. Se vuoi verificare che la tua ricerca abbia funzionato correttamente, fai clic sul pulsante di ricerca.
- Fai clic su "Crea filtro" nella parte inferiore della finestra di ricerca.
- Scegli l'azione o le azioni che desideri vengano eseguite dal filtro. In questo caso, assicurati di selezionare “Salta la Posta in arrivo (Archiviarlo)” e “Applica l'etichetta:” quando crei il filtro.
- Fai clic sul pulsante "Crea filtro".
Ora, tutte quelle e-mail da [email protected] vanno direttamente alla mia casella di posta a tema "* Newsletter" per controllare quando sono in modalità shopping online. Ti consiglio di impostare le impostazioni dell'etichetta della posta in arrivo su "Mostra se non letto" per trarre davvero vantaggio da questa strategia "fuori dagli occhi, lontano dal cuore". E mentre le istruzioni di cui sopra si applicano specificamente a Gmail, molti altri sistemi di posta elettronica offrono funzionalità simili di etichettatura e ordinamento.
Revisionare la tua casella di posta richiede del tempo, ma lo prometto, ne vale assolutamente la pena. Proprio come un armadio pulito ti aiuta a trovare le cose che stai effettivamente cercando, una casella di posta organizzata ti assicurerà che stai spendendo tempo ed energia sulle e-mail che devi davvero leggere.
Buona pulizia di primavera!
: Pulisci la primavera del tuo cubicolo!
