Per la maggior parte di noi, le nostre caselle di posta sono il nemico: un buco nero senza fondo di dolore, disperazione e coupon di vendita che non potremo mai strisciare fuori.
E mentre puoi provare a archiviare automaticamente e annullare l'iscrizione del tuo cuore, ci sono solo alcune e-mail che non puoi evitare. Non sarai in grado di impedire alla tua azienda di inviarti tutte quelle relazioni del team o di impedire a quel fastidioso pubblicista di lanciare un comunicato stampa dopo il tuo comunicato stampa.
Ma c'è un tipo di email che puoi fermare: email di follow-up.
Pensaci: più e-mail accumuli, più tempo impieghi a rispondere a tutte. Più tempo impieghi a rispondere, più email di follow-up le persone decidono di inviare solo per assicurarsi di aver ricevuto i loro messaggi. In poco tempo, sei bloccato in un circolo vizioso e perpetuo. Se un gran numero di persone ti inviano e-mail "Ehi, hai ricevuto il messaggio che ho inviato ieri?", Potresti immaginare quanto spazio e tempo si sta sprecando?
Fortunatamente, c'è un modo semplicissimo per ridurre il numero di messaggi di follow-up (e potenzialmente solo i messaggi in generale) che ricevi: Metti in atto un risponditore automatico via e-mail, non solo quando sei in vacanza, ma tutto il tempo.
La tua risposta automatica non deve essere lunga o dettagliata, ma un rapido messaggio "Ciao, ho ricevuto la tua email e ti ricontatterò quando posso!" Può tenere a bada i bramosi castori.
Hai bisogno di una piccola guida su come formattare la tua risposta automatica? Prova questo modello per iniziare:
Inoltre, tieni presente che è meglio essere più specifici con il tuo risponditore automatico. Fornisci alle persone una tempistica generale di quando tornerai da loro ("Proverò a rispondere alle domande commerciali entro tre giorni"), in modo che sappiano la differenza tra il fatto di essere occupato e l'utilizzo di un risponditore automatico come modo per evitare completamente la tua casella di posta (non è consigliabile farlo, ovviamente).
Inoltre, gli auto-responder sono un ottimo modo per indirizzare il lavoro ad altre persone che potrebbero essere più adatte ("Se mi stai contattando per un'opportunità di marketing, sentiti libero di inviare un'e-mail, il nostro associato di marketing, a").
Il tuo risponditore automatico può anche essere un'opportunità non convenzionale per coinvolgere le persone. Ti senti un po 'promozionale? Aggiungi un link a una delle tue pagine sui social media. Vuoi rispondere preventivamente ad alcune domande? Includi una divertente FAQ su come gestire alcune delle cose per cui le persone vengono spesso da te. Ti interessa essere creativo? Link a un recente articolo che hai trovato interessante.
Soprattutto, però, assicurati di utilizzare il tuo risponditore automatico come un modo per guadagnare tempo e non un'alternativa alla risposta alle e-mail (perché, sorpresa: i risponditori automatici non rispondono ai messaggi per te, non importa per quanto tempo aspetti).
Usando questo approccio, tieni a bada le email non necessarie. Manterrai felici i tuoi contatti. E, soprattutto, impedirai al terrore della posta in arrivo di insinuarsi nella tua giornata.
