Come te, sono un professionista impegnato. Quindi, sono sempre alla ricerca di nuove strategie di gestione del tempo per valutare e migliorare il modo in cui passo le mie giornate.
In una recente intervista con Slate , Dave Gilboa, il co-fondatore e co-CEO di Warby Parker, ha condiviso una grande tecnica che funge sia da strumento di riflessione che da slancio per le azioni future:
E alla fine di ogni settimana provo a guardare il mio calendario e rivedere tutti gli incontri che ho avuto quella settimana e valutarli zero, uno o due. Zero significa che è stato un pessimo uso del tempo e, se dovessi farlo di nuovo, non avrei partecipato a quell'incontro. Due è un grande uso del tempo: voglio passare più tempo in questi tipi di riunioni. E uno è da qualche parte nel mezzo. E poi mi collegherò con la mia assistente e mi assicurerò che capisca di quali incontri desidero più e quali potrebbero essere filtrati in modo che, con il passare del tempo, il mio programma diventi sempre più produttivo.
Ora non hai bisogno di un assistente per mettere in pratica questo suggerimento, invece, stampa il tuo programma della settimana passata e valuta le tue riunioni. (Oppure, se sei in un ufficio senza carta, basta buttarlo in un documento di Word.)
La cosa grandiosa di questa tecnica è che ti consente di tenere traccia del valore del tempo trascorso nelle riunioni. Stai ottenendo principalmente due o principalmente zero? Se hai risposto a quest'ultimo, poniti alcune domande per vedere se riesci a trovare uno (o due) schemi:
- Tendono ad essere grandi o piccoli?
- È stato inviato in anticipo un ordine del giorno?
- C'era un leader chiaro?
- Si è verificato al mattino, al pomeriggio o alla sera?
- Era di persona?
- È una riunione di aggiornamento settimanale?
- C'è stata un'e-mail che è uscita dopo che ha ottenuto di più?
Potrebbero apparire delle tendenze in cui noti che le riunioni con gruppi più grandi sono meno utili per te; o che ogni volta che ti sei incontrato prima delle 10, non hai trattenuto nulla; o che la tua sessione settimanale con un collega ha portato solo a discutere di gossip in ufficio.
Con questi approfondimenti, puoi adattare il tuo programma in futuro e sfruttare al massimo il tuo tempo in ufficio. In effetti, potresti anche avere la possibilità di annullare gli appuntamenti imminenti se decidi che non aggiungono mai alcun valore. Oppure, se ti senti davvero sperimentale, prova qualcosa di nuovo, come una riunione stand-up o semplicemente inviando un'e-mail al posto della riunione faccia a faccia.
Lo proverò per le prossime settimane per vedere come funziona, e anche tu dovresti! Inviami un Tweet su @acav con i tuoi risultati.
(Oh, e PS, se ti piace il suono di quello che ha detto Gilboa, l'assunzione di Warby Parker!)
