Ecco una triste realtà: i manager trascorrono ovunque dal 35% al 50% del loro tempo nelle riunioni, eppure i dirigenti ritengono che più della metà di quelle riunioni siano fallimenti.
Questo non è così scioccante. Troppo spesso ci troviamo in una sessione di brainstorming che è solo un po 'troppo lunga, o non abbastanza lunga, o confusa o frustrante o assolutamente improduttiva.
Esistono diverse soluzioni, ovviamente. Potremmo annullare. Potremmo riprogrammare. Potremmo trasformare la riunione in una catena di posta elettronica o in una discussione lenta.
Questi sono tutti i passaggi appropriati in alcuni casi. Ma a volte dobbiamo effettivamente fare uno sforzo per capire dove i nostri incontri non sono all'altezza e lavorare attivamente per risolverli. Perché, dopotutto, non possiamo semplicemente rifiutarci di incontrare persone mai, nulla si farebbe.
Se stai cercando il colpevole, prova a farti queste domande e applica questi suggerimenti per organizzare riunioni più efficaci sul lavoro:
Domande 1-3 Prima della riunione
Sì, la riunione può non riuscire anche prima dell'inizio. Ecco a cosa dovresti pensare non appena invii quell'invito.
1. Ti senti preparato?
Tutti i tuoi materiali sono pronti? Esiste un piano per come andrà l'incontro? C'è una sala conferenze disponibile e prenotata?
Il tuo più grande amico sarà un programma: non puoi avere un grande incontro senza uno.
L'altra cosa importante da preparare in anticipo è il tuo obiettivo per l'incontro. Chiediti (e magari scrivilo): "Qual è una cosa che voglio realizzare?" Potrebbe essere qualcosa di piccolo, come aggiornare la tua squadra, o grande, come elaborare una strategia per aumentare il coinvolgimento degli utenti. Assicurati che tutti siano allineati su questo obiettivo, quindi non stai cercando di coprire idee contrastanti in una breve sessione.
"Devi avere una sezione sul risultato desiderato, che è diverso dall'agenda", afferma Devanté Lewis-Jackson, direttore delle vendite di fascia media presso The Muse. “Un'agenda discute su cosa accadrà durante l'incontro, ma il risultato desiderato crea consenso su ciò che deve essere fatto prima della fine dell'incontro. Questo aiuta soprattutto quando la conversazione viene deragliata attorno agli argomenti dell'agenda. "
2. Le altre persone si sentono preparate?
Non tutte le riunioni che organizzi o partecipi richiedono alle persone di rivedere, compilare o ottenere materiali in anticipo. Se lo fanno, consiglio vivamente di garantire a tutti il tempo e le risorse adeguate per farlo (di nuovo, usa quell'agenda!).
Ma spesso creiamo incontri prima di considerare il contesto e la trasparenza. Di conseguenza, le persone entrano nella conversazione nello spazio di testa sbagliato. Prendi ad esempio qualcuno che è nuovo e non ha precedenti nella storia della tua azienda. O qualcuno che partecipa a una riunione di sprint e non ha mai lavorato con un team di ingegneri prima. Probabilmente non otterranno molto dall'incontro o contribuiranno con preziose intuizioni, oppure potrebbero prendere la discussione fuori rotta con le loro interiezioni.
Quindi, prima di entrare, chiediti quanto segue:
- Tutti sanno perché abbiamo questo incontro?
- Tutti sanno perché sono stati specificamente invitati a questo incontro?
- Tutti sono aggiornati su ciò di cui discuteremo in questo incontro?
- Tutti conoscono tutti gli altri in questo incontro? In caso contrario, cosa devono sapere?
- C'è qualche tensione tra le persone che può ostacolare i progressi in questo incontro?
Se la risposta è no, puoi separare la persona (o le persone) o inviare loro una e-mail veloce per dare loro un po 'di background.
3. Le persone sono eccitate?
Ovviamente, nessuno salterà su e giù al pensiero del tuo incontro, a meno che tu non ne stia tenendo uno per cuccioli di animali domestici (nel qual caso devo chiedere dove si è perso il mio invito).
Ma la tua squadra dovrebbe sentirsi in qualche modo a riguardo e, si spera, più verso la fine positiva delle emozioni. Potrebbero non essere entusiasti di chattare sui guadagni trimestrali, ma possono essere sollevati dal fatto di ottenere finalmente una certa esposizione a informazioni importanti o di avere uno spazio per porre le loro domande ardenti.
Se stanno gemendo - e i loro gemiti non hanno nulla a che fare con l'odiare le riunioni e tutto ciò che ha a che fare con questo specifico tipo di riunione - scavano un po 'più a fondo. È possibile che ciò sarebbe una ripetizione di una precedente conversazione e quindi una perdita di tempo, o alcuni membri si sentono impreparati, o qualcuno viene escluso e tutti ne sono turbati. È anche possibile che la tua squadra sia inondata e non abbia la larghezza di banda e l'energia per sostenere una presentazione di un'ora. Indipendentemente da dove provenga l'energia negativa, devi affrontarla prima di entrare nella stanza.
Domande 4-7 Durante l'incontro
Solo perché ti sei preparato correttamente non significa che sei in chiaro. Ci sono molte cose di cui devi essere consapevole al momento per assicurarti che tutto vada per il meglio.
4. Stai colpendo tutti i punti più importanti?
Sei venuto con un lavoro da svolgere: rispondere a una domanda, fare brainstorming su un'idea, delineare un nuovo processo, qualunque cosa. Il segno di un buon incontro è quello che raggiunge questo nei limiti del tuo limite di tempo.
Per fare questo è abbastanza semplice. Segui la tua agenda fino a una T (o almeno il più vicino possibile). Ogni 10-15 minuti, fai un controllo con te stesso per vedere se sei ancora in argomento. In caso contrario, reindirizza la conversazione e accetta di mettere uno spillo in qualunque tangente ti trovassi per dopo. Accetta di rivisitare tutto ciò che hai perso offline o in un'altra riunione (e assegna tale compito a qualcuno nella stanza). Non investirti se gli altri non riescono ad accettare di incontrarsi più a lungo. Prendendo più tempo delle persone rendi più difficile per loro rispettare altre scadenze importanti che potresti aver fissato per loro.
"Il punto centrale di una riunione è prendere una decisione su qualcosa e su cosa / chi / come viene eseguita l'azione", afferma Heatherlyn Nelson, Office Operations Manager presso The Muse. "In parole povere, se non riesci a inventare oggetti praticabili o decisioni da prendere, non tenere una riunione."
5. Tutti (o almeno quasi tutti) prestano attenzione?
Ottenere il 100% del pubblico per avere tutti gli occhi su di te, i telefoni bassi, sul bordo dei loro posti è probabilmente un allungamento (dopotutto siamo esseri umani facilmente distratti), ma quasi tutti dovrebbero ascoltarti quasi tutti tempo.
Far ascoltare la gente richiede un piccolo sforzo da parte tua. Mantieni le cose brevi e dolci. Delinea i passaggi successivi chiari. Usa elementi visivi di facile lettura e comprensione. Escludi i laptop (se puoi).
Questa è un'ottima lettura del perché nessuno ascolta nelle tue riunioni e come risolverlo.
6. Le persone fanno domande e ricevono risposta?
Direi che è raro avere un incontro in cui nessuno fa una sola domanda. In tal caso, probabilmente le persone non prestano attenzione e probabilmente ti faranno un sacco di domande dopo che l'incontro si è concluso (e dovrai leggere il n. 5).
Ma per quanto sia importante avere un pubblico coinvolto, è anche importante affrontare effettivamente le loro preoccupazioni. Troppo spesso diciamo "Arrivo più tardi a quel punto" o "Prometto che alla fine risponderò" e non ci tornerò mai più. Quindi assicurati di coprire tutte le tue basi, anche se ciò significa scrivere la loro domanda o chiedere loro di ripeterla alla fine della presentazione.
Tieni presente che potrebbero esserci altri motivi per cui le persone non fanno domande. Forse hai creato un ambiente, forse involontariamente, in cui non si sentono a proprio agio nel farlo. Oppure, forse le persone sono così sconcertate dalla discussione che non sono sicure da dove cominciare a fare domande, nel qual caso probabilmente hai rallentato nel dare loro un contesto (vedi # 2 per consigli al riguardo).
7. Esiste un modello significativo di certe persone che parlano (o non parlano affatto)?
Molto probabilmente hai invitato tutti nella stanza perché volevi la loro opinione o il loro contributo su un progetto, e alla fine le idee e le azioni che escono dal tuo incontro saranno più forti e più allineate se tutti partecipano. Quindi vuoi assicurarti che tutti contribuiscano almeno una volta nel corso del tempo trascorso insieme.
Sembra grande in teoria, ma non è sempre la realtà. Alcune persone sono più rumorose e più sicure di altre, alcune hanno posizioni di potere più elevate rispetto ad altre e alcune persone non si sentono incluse o rispettate come altre nella stanza. Caso in questione: la ricerca mostra che le donne hanno maggiori probabilità di essere interrotte nelle conversazioni rispetto agli uomini.
Cerca di essere il giusto tipo di leader della discussione. Chiudi i colleghi sconclusionati. Non interrompere. Resta in piedi per le persone che sono interrotte. Chiama le persone che non hanno detto molto o che potrebbero essere più timide. Questo vale soprattutto per le persone remote che non sono fisicamente nella stanza.
Inoltre, ricorda di rientrare in questa categoria, anche come organizzatore della riunione! In alcuni casi ha senso essere la persona che parla di più, ma anche allora dovresti assicurarti che tutte le voci nella stanza vengano ascoltate e amplificate. (Ecco alcuni consigli per fermarti dal divagare e riconoscere quando parli troppo.)
Domande 8-10 Dopo l'incontro
Quasi lì! Se vuoi che le tue riunioni diventino sempre homerun, considera quanto segue.
8. Ognuno sta compiendo i prossimi passi giusti?
Puoi dire quando una riunione è andata male quando tutti lasciano la stanza e vanno a fare le cose esattamente come non volevi che lo facessero.
Evitatelo essendo diretto e chiaro sui prossimi passi. Prima di interrompere, rivolgersi a quanto segue:
- Cosa bisogna fare?
- Come deve essere fatto?
- Quando deve essere completato?
- Chi sarà responsabile per farlo?
- Chi supervisionerà / seguirà il successo di esso?
9. È stato raggiunto lo scopo più ampio dell'incontro?
Le persone sembrano più motivate a fare cose dopo? Sembrano funzionare più efficacemente? C'è meno confusione o meno domande? Hai raggiunto il tuo obiettivo originale? È probabile che se la risposta è sì, hai fatto bene (e se la risposta è no, leggi le sezioni precedenti per capire dove hai sbagliato).
10. Anche altre persone hanno pensato che l'incontro fosse produttivo?
Separo questa domanda da quanto sopra perché ciò richiede che tu chieda effettivamente alle persone come si sono sentite riguardo alla riunione, piuttosto che assumere.
Ottenere un feedback diretto (soprattutto come manager) è importante. È possibile che tu abbia sentito che l'incontro è andato avanti senza intoppi, ma tutti gli altri non sono d'accordo: sentire ciò ti aiuterà a capire perché non ha avuto successo e come puoi fare meglio la prossima volta. Certo, non puoi chiedere a tutti ogni volta che incontri come è andata, ma farlo ogni tanto ti assicurerà di essere sulla strada giusta.
Nessuno ama le riunioni, quindi perché farle puzzare? Rispondi a queste domande frontalmente e avrai molte meno probabilità di fallire le tue riunioni.
