"Scrivi questo - sarà all'esame finale", ha detto nessun capo mai.
Prendere appunti è una sfida non richiesta per passare dalla scuola al posto di lavoro: siamo in un ambiente completamente nuovo, con ragioni totalmente diverse per prendere appunti e esigenze diverse per come utilizzeremo le note in un secondo momento, eppure la maggior parte di noi fanno affidamento sui metodi che abbiamo usato nella nostra lezione di storia del liceo.
E mentre è raro che qualcuno perda un posto di lavoro per non prendere appunti su qualcosa, il piccolo, effetto continuo di cattive note (o di saltare completamente le note) può davvero danneggiare la tua carriera. Quante volte hai dovuto mandare un'e-mail al tuo capo, a un collega o a un cliente per fare una domanda su qualcosa di cui ha parlato in una riunione dell'altro giorno perché te ne sei dimenticato? Ciò danneggia la relazione, per non parlare della produttività di tutti. (Nota a margine: ecco alcune altre cose che ai capi non piacciono davvero.)
Il rovescio della medaglia, prendere appunti è un modo incredibile per mostrare rispetto per le persone. Mostra che stai ascoltando e che pensi che ciò che stanno dicendo sia importante. Le tue note servono anche come guida per fare meglio il tuo lavoro; puoi facilmente consultare le informazioni importanti di cui hai bisogno per avere successo ogni volta che ne hai bisogno, senza indugio.
E un bonus segreto, prendere appunti in realtà ti rende più intelligente. Quando hai una raccolta di note approfondite e ponderate tutte in un unico posto (che in realtà rivedi di tanto in tanto), inizi a vedere connessioni tra cose che altrimenti non avresti visto e hai informazioni che altre persone non conservano. È così che otterrai grandi idee, formerai nuove connessioni e diventerai il tipo di innovatore e leader che fa sì che le cose accadano davvero nella tua squadra.
Tutto sommato, prendere appunti è un modo davvero sottile, ma potente, per avere più successo, ma pochissimi di noi hanno una guida su come trasferire il nostro stile di prendere appunti per lavorare al lavoro. Ecco perché oggi voglio condividere con te una guida rapida per prendere appunti sorprendenti nella tua vita professionale.
1. Sapere quando prendere appunti sul lavoro
Non tutte le situazioni di lavoro richiedono appunti, ma ci sono sicuramente momenti in cui consiglio vivamente di estrarre carta e penna. In generale, il mio consiglio è sempre di sbagliare a prendere appunti e decidere in seguito se tenerli o meno, ma ecco alcuni dei momenti chiave in cui vorrai annotare alcune cose:
Incontri one-to-one
Che tu sia il capo o il dipendente, prendere appunti dimostra che stai prendendo sul serio il tempo. È anche un buon momento per prendere nota di dettagli personali come il nome del coniuge del tuo manager, che è una buona cosa da ricordare per aiutarti a formare una relazione più significativa con le persone al lavoro.
Grandi conversazioni
È facile rimanere così coinvolti in ciò che sta accadendo durante una grande sessione di brainstorming o di risoluzione dei problemi che in realtà non trattieni nulla quando esci dalla stanza. Prendi nota per prendere appunti, anche se stai partecipando molto, per assicurarti di conservare le informazioni importanti.
Incontri con i clienti
Portare un notebook è sempre una buona idea in modo da poter registrare ogni dettaglio di cui un cliente o il cliente ha bisogno. Meglio avere troppe informazioni e ridurle più tardi che perdere qualcosa di veramente importante.
Incontri con i tuoi mentori o contatti
Anche una semplice riunione di caffè dovrebbe essere registrata. Mostra alla persona che apprezzi il suo tempo e la sua esperienza scrivendola; inoltre, se si tratta di un incontro raro, ti consigliamo di ricordare tutto poiché potresti non avere presto tempo con questa persona. Puoi anche utilizzare le tue note per dare seguito in modo più significativo, come inviare un link o un articolo di valore relativo a qualcosa di cui hai discusso durante la riunione.
2. Trova uno stile per prendere appunti che ami
Non ci sono regole quando si tratta di prendere appunti. Non vi è alcuna prova che uno stile funzioni meglio di un altro stile: il tipo migliore di note è quello che avrà senso per te in seguito, qualunque sia il loro aspetto.
Ecco alcuni degli stili di appunti più popolari che puoi provare per trovare ciò che funziona per te.
elenchi
Questo è il tipo più tradizionale di prendere appunti. Si inizia nella parte superiore della pagina con l'argomento principale della riunione, quindi si continua l'elenco verso il basso con i sottotitoli man mano che emergono altri argomenti.
Lascia spazio tra i sottotitoli mentre procedi, poiché la riunione potrebbe tornare a un argomento (oppure potresti avere domande o nuove idee che desideri registrare) e vorrai avere spazio per aggiungere informazioni senza rendere il tuo elenco sciatto o confusione.
Puoi anche creare intestazioni per elementi come azioni, cose da fare, decisioni prese e qualsiasi risorsa o strumento importante a cui devi aggrapparti, in modo da poter avere un elenco realmente utilizzabile a cui fare riferimento in seguito.
Mappe mentali
Se sei un pensatore visivo, prova una mappa mentale. Inizia scrivendo l'argomento della riunione al centro della pagina. Da lì, disegna i rami su ogni argomento chiave discusso.
Ad esempio, potresti scrivere "Lancio di Kickstarter" al centro della tua pagina, quindi tracciare i rami per argomenti come "premi sensibilizzazione" e "cronologia del giorno di lancio". Continua a disegnare i rami per gli argomenti secondari (sempre più dettagliati) e su alla fine avrai una rappresentazione visiva dei punti più importanti della riunione.
Una scia di pangrattato
Questa è la forma più intensa di prendere appunti, ma è incredibilmente efficace. Quando usi questa strategia, prendi appunti come se stessi per consegnarli a qualcuno che non era presente alla riunione.
Annota ogni argomento man mano che si presenta, quindi registra tutti i punti sollevati relativi a quell'argomento. Non devi scrivere ogni parola detta; usa frasi brevi e presta particolare attenzione a strumenti o risorse specifici.
Questa è un'ottima strategia per le persone che diventano ansiose durante le riunioni, dal momento che tiene occupate le mani. Fintanto che contatti di tanto in tanto gli occhi, a nessuno ti dispiacerà prendere appunti così approfonditi.
3. Organizza le tue note in modo da poterle rivisitare in seguito (e diventare incredibili)
Una delle più grandi lotte che le persone incontrano nel prendere appunti è quella di tenere gli appunti organizzati in modo da poterli rivisitare in modo prezioso in seguito. Prendere appunti da solo non è sufficiente per migliorare la conservazione o la comprensione: è necessario rivisitare le note e cementare le informazioni nella mente per renderle preziose.
Ciò significa che se le tue note sono ovunque o completamente disorganizzate, potresti non prenderle affatto. Ecco alcuni dei modi migliori per organizzare i tuoi appunti e rendere il tempo che passi con loro davvero prezioso per far avanzare la tua carriera.
Conserva sempre le tue note nello stesso posto
Il modo più semplice per organizzare le note è tenerle in un unico posto. Non dovrai più digitare alcune cose in un documento di Google e tenere una pila casuale di bigliettini sulla scrivania. Mentre ci sono molte opzioni per questo, la carta è l'ideale in modo da non mantenere uno schermo tra te e la persona con cui stai incontrando. Inoltre, in realtà scrivere le cose con la mano aiuta con la conservazione.
Quindi, investi in un notebook, uno che ami, che porterai con te ovunque e che abbia la versatilità di cui hai bisogno per le molte situazioni in cui dovrai prendere appunti.
Mantieni lo stesso formato
Sopra, abbiamo esaminato tre dei migliori stili per prendere appunti che funzionano bene per le impostazioni professionali. Trova lo stile che funziona per te e mantienilo; questo renderà molto più semplice scorrere le note in seguito.
Qualunque stile scegliate, scrivete informazioni critiche nella parte superiore di ogni pagina - la data, i partecipanti alla riunione e l'argomento della riunione su ogni pagina delle note relative a quella riunione - quindi è facile da tenere traccia.
Prendi un appuntamento settimanale per esaminare le tue note
È difficile trovare il tempo per rivisitare le tue note, anche se vuoi, con il flusso costante di cose che richiedono la tua attenzione e hanno una priorità più alta ogni settimana. Quindi imposta una riunione ricorrente sul tuo calendario per ripassare gli appunti una volta alla settimana. Anche 15 minuti sono sufficienti per vedere cosa hai registrato.
Quando rileggi le note, annota tutte le domande che hai o eventuali problemi aperti che devono ancora essere risolti. Questo è anche un buon momento per prepararsi per eventuali incontri imminenti. Scrivi le domande a cui vuoi assicurarti di ricevere una risposta o qualsiasi informazione importante che pensi di dover avere a portata di mano.
Quanto potresti fare di più se avessi sempre la risposta giusta a portata di mano? La coerenza è la chiave del successo; più piccole, buone abitudini (come una grande presa di appunti) che puoi sviluppare, più sarai in grado di crescere ogni singolo giorno. Questa settimana, prova a prendere appunti in ogni riunione e vedi se è più facile avere buone idee velocemente o fare di più.
