Quando si tratta di e-mail di follow-up, penso che rientrino in uno di due gruppi distinti: fare il check-in perché si sta disperatamente sperando in una risposta o tornare indietro perché si ha un bisogno disperato di una risposta.
Se hai mai cercato lavoro in precedenza, probabilmente hai familiarità con quel primo scenario. Probabilmente sei tornato innocentemente alcune volte nella casella di posta del gestore assumente con la debole speranza che finalmente sentirai qualcosa sui prossimi passi nel processo di assunzione. Sì, quel silenzio radio può essere scoraggiante.
Ma, onestamente, è il secondo gruppo di follow-up - quelli in cui si richiede assolutamente, freneticamente, senza dubbio una risposta - che può essere decisamente esasperante.
Sia che tu stia aspettando un pezzo scaduto di un progetto da un collega o che stai ancora tenendo gli occhi aperti per la risposta necessaria dal tuo capo, non ottenere ciò di cui hai bisogno quando ne hai bisogno può essere frustrante nella migliore delle ipotesi . E, la maggior parte delle volte, questo richiede un tipo di approccio diverso rispetto a quei messaggi amichevoli "Basta fare il check-in!" Che sei abituato a inviare a potenziali datori di lavoro o potenziali clienti.
Quindi, ecco quattro suggerimenti chiave per aiutarti a seguire efficacemente quando non vuoi solo una risposta, ma ne hai assolutamente bisogno .
1. Resistere alla tentazione di scusarsi
Suona familiare? Probabilmente sono tutte le righe che hai usato per dare il via a un messaggio di follow-up. E, quando invii un'e-mail educata a qualcuno come un responsabile delle assunzioni, possono essere un modo abbastanza efficace per seguire la tua richiesta.
Ma quando aspetti con impazienza una risposta che qualcuno ti deve legittimamente? Bene, non c'è davvero bisogno di scusarsi per quello. Ti meriti una risposta per continuare ad andare avanti con il tuo lavoro, e non è qualcosa di cui devi essere dispiaciuto. Non hai fatto niente di male.
Quindi, resisti alla schiacciante urgenza di iniziare la tua e-mail con un sacco di scuse di cuore e scuse. Non sono davvero necessari.
2. Rendilo facile
Se stai seguendo, probabilmente hai già inviato a questa persona almeno una (va bene, alcune ) e-mail correlate prima di questa. E, probabilmente, i tuoi messaggi iniziali contenevano molte informazioni di base: ciò di cui hai bisogno, perché ne hai bisogno, per chi ne hai bisogno, e così via.
Ovviamente, fornire un po 'di contesto è importante: il destinatario dovrebbe essere in grado di raccogliere le basi da una sola e-mail (senza bisogno di scorrere quel thread apparentemente infinito). Tuttavia, ricorda che la parola chiave ci sono le basi .
Quando hai bisogno di una risposta, la tua scommessa migliore è quella di rendere il più semplice possibile per quella persona effettivamente tornare da te, il che significa che devi saltare la lanugine e arrivare direttamente al grintoso nocciolo.
Non fare affidamento sull'argomento standard di "Seguito" e modifica invece la riga dell'oggetto per descrivere chiaramente ciò che è necessario. Usa frasi e paragrafi brevi e utilizza anche i punti elenco se semplifica la lettura del messaggio.
Vuoi punti bonus? Includi una scadenza per quando hai bisogno di una risposta, in grassetto, se ti senti particolarmente coraggioso. Più è facile leggere e rispondere al tuo messaggio, maggiori saranno le probabilità di ottenere effettivamente ciò di cui hai bisogno.
Ecco un esempio di come potrebbe apparire questo tipo di email:
- Grafico di crescita del cliente
- Grafico delle industrie clienti
3. Prova altri metodi
Siamo tutti giunti a fare molto affidamento sull'e-mail e per buoni motivi. È un modo comodo e semplice per comunicare.
Tuttavia, considerando che stiamo annegando tutti perpetuamente nelle nostre caselle di posta, è facile che quei messaggi si perdano completamente nella confusione. Le persone leggono la tua e-mail e giurano di rispondere in un secondo momento, solo per farla seppellire sempre più in basso, il che significa che "dopo" non arriva mai.
In una situazione in cui speri solo di ricevere una risposta, in genere non consiglierei questo approccio (onestamente, i responsabili delle assunzioni non amano essere perseguitati). Ma, se sei a un punto morto in attesa delle informazioni di cui hai bisogno, potrebbe essere il momento di avventurarsi da dietro lo schermo del computer nell'interesse di ottenere quella risposta.
Solleva il telefono, fermati alla scrivania di quella persona o menzionalo mentre ti raduni intorno alla caffettiera al mattino. Sì, questo potrebbe spingerti oltre la linea dal persistente al parassita. Ma a volte i tempi disperati richiedono misure disperate.
4. Descrivi i passi successivi
Quando tutto il resto fallisce, è il momento di descrivere come andrai avanti se non ottieni mai la risposta di cui hai bisogno. Non importa quanti diversi suggerimenti e tattiche provi, ci sono alcune persone che non ti risponderanno. E, sfortunatamente, ciò non significa che puoi semplicemente asciugarti le mani per tutto. È necessario regolare e andare avanti.
Di solito sai quando stai inviando il tuo messaggio di follow-up finale: l'ultimo tentativo di disperazione per convincere quella persona a premere finalmente quel pulsante "rispondi". Quindi, quando invii questo avviso finale, termina il tuo messaggio specificando cosa accadrà dopo se non ottieni ciò di cui hai bisogno.
Lo so, probabilmente suona un po 'minaccioso. Ma è importante che tu lo chiarisca al tuo destinatario. Usando il nostro esempio di prima, potresti aggiungere una riga come questa in fondo a quell'email:
Un po 'più duro di quanto sei abituato? Sì. Efficace? Decisamente.
Sentire i grilli in risposta alle tue e-mail è sempre frustrante, ma diventa particolarmente irritante quando in realtà hai bisogno di una risposta. E, quello scenario richiede spesso un approccio diverso da quello educato a cui sei abituato.
Implementa questi suggerimenti e aumenterai le tue possibilità di ottenere finalmente la risposta che stavi aspettando. Altrimenti? Beh, almeno saprai di aver provato di tutto, a parte l'invio di un piccione viaggiatore (che, per la cronaca, non consiglierei).
