Troppi clienti vengono da me in una fase della loro carriera "non ce la faccio più".
Prendi Tricia, ad esempio, che è venuta da me scoraggiata dal suo lavoro e dalla sua incapacità di gestirlo. Lavorava per lunghe ore - la maggior parte di loro passava a sedersi alle riunioni e a gestire centinaia di e-mail - quindi si precipitava all'ultimo minuto per finire le campagne di marketing, che sembravano sempre trasformarsi in esercitazioni antincendio.
La mentalità “sempre attiva” le stava arrivando. Ed era pronta a smettere.
Ho subito visto che a Tricia mancava l'abilità lavorativa più essenziale che credo che ogni dipendente debba avere: definizione delle priorità e gestione. Cioè, la capacità di identificare chiaramente le priorità più importanti e di focalizzare la maggior parte della tua energia e del tuo tempo su quelle cose.
Sfortunatamente, sebbene parliamo spesso di gestione del tempo e produttività in ufficio, l'arte della prioritizzazione viene spesso persa. Di conseguenza, molte persone finiscono come Tricia: sfinite, frustrate e bruciate.
Se ti senti sopraffatto da un numero eccessivo di ore e stai costantemente cambiando le cose da fare, ecco alcuni segnali rivelatori che potresti aver bisogno di gestire meglio le tue priorità e alcuni semplici modi per tornare in pista.
Segno n. 1: credi che tutto sia importante
Se guardi la tua lista di cose da fare e vedi che tutto è ugualmente importante, è facile essere sopraffatti dal tuo volume di attività, piuttosto che dalla qualità del tuo lavoro. Ma considera questo: il Principio di Pareto suggerisce che il 20% delle tue attività produce l'80% dei tuoi risultati e ciò significa che una piccola parte del tuo lavoro quotidiano merita la maggior parte della tua attenzione.
Nel caso di Tricia, accettava tutti gli inviti alle riunioni che riceveva. Ma ciò non significava che le riunioni valessero il suo tempo o che la aiutassero a raggiungere uno dei suoi obiettivi principali.
Soluzione: chiarire gli obiettivi e gli obiettivi
Collabora con il tuo manager per avere un'idea chiara di come verranno valutate le tue prestazioni (ad esempio, verrai rivisto in base all'importo del dollaro che hai portato o al livello di soddisfazione dei tuoi clienti?). Una volta che hai una migliore gestione dei risultati finali, puoi suddividerli in obiettivi settimanali.
Ad esempio, se il tuo obiettivo finale è generare nuove entrate, allora il tuo obiettivo principale dovrebbe essere quello di dare seguito ai contatti che hai ottenuto in una fiera e costruire relazioni con potenziali clienti, non passare ore ogni settimana a pianificare la prossima fiera.
Mentre prendi decisioni sul lavoro durante il giorno, chiediti: "In che modo questo mi avvicinerà ai miei obiettivi?" In caso contrario, mettilo giù e vai avanti.
Segno n. 2: sei consumato dall'attività piuttosto che dalle realizzazioni
Hai mai iniziato con un elenco all'inizio della giornata, sei stato occupato tutto il giorno, ma hai lasciato la sensazione di non aver fatto nulla? Frustrante, vero? Tricia era sicuramente impegnata, ma non stava ottenendo molto.
In realtà, probabilmente hai fatto molte cose a bassa priorità, come fare clic su e-mail non importanti, partecipare a riunioni inefficienti o fare piccoli compiti che non fanno avanzare il tuo lavoro importante. Forse hai passato la giornata a progetti per aiutare il tuo capo o i tuoi colleghi, ma non hai fatto il tuo lavoro.
Soluzione: elaborare un piano giornaliero e attenersi ad esso
Crea un piano giornaliero che inizia con la pianificazione del tuo lavoro più importante. Quelle attività prioritarie ottengono il primo crack nel tuo calendario, prima ancora di pensare di fare qualsiasi altra cosa.
È molto probabile che completi determinate attività quando ritagli un impegno specifico per data e ora. Se l'e-mail è una distrazione costante, disattivala e controllala solo due o tre volte specifiche ogni giorno. (Quando sei trincerato nel lavoro e sei distratto dalla lettura di un'e-mail, ci vogliono ben 64 secondi per recuperare la concentrazione. Pensaci: stai perdendo più di un minuto di tempo prezioso per ogni e-mail che leggi mentre nel mezzo di un lavoro importante!)
Segno n. 3: quando arrivi al lavoro importante, ti distraggono
Senti il continuo "ding" di e-mail, messaggi e messaggi istantanei in arrivo e ti senti costretto a sbirciare. Sei costantemente distratto dalla chiamata della sirena dei social media. La procrastinazione ti impedisce di iniziare e il perfezionismo ti impedisce di finire. E pensi erroneamente che con il multi-tasking, stai facendo di più nello stesso lasso di tempo. Suona familiare?
Il multitasking in una certa misura è inevitabile, ma ricorda: anche se sei in grado di restringere il tuo lavoro alle attività più importanti, non sarai in grado di fare alcun progresso se non riesci a concentrarti abbastanza a lungo per finirle.
Soluzione: sviluppa la tua capacità di concentrazione
Una volta chiarito il lavoro prioritario che deve essere svolto, impara come ottenere e rimanere focalizzato su tali compiti. Prova queste strategie go-to:
1. Blocca il tuo lavoro: usa la tecnica Pomodoro per programmare intervalli di 25 minuti per lavorare su compiti prioritari. Non alzare lo sguardo fino allo scadere del tempo, quindi fai una breve pausa. Ripeti quattro volte, quindi fai una pausa più lunga.
2. Metti insieme il tuo lavoro: raggruppa attività simili in blocchi di tempo nel tuo calendario, così puoi concentrarti su una cosa e farlo. Attività come l'elaborazione di e-mail, la restituzione di chiamate telefoniche o la revisione di documenti possono essere raggruppate ed eseguite in batch.
3. Interrompere il multitasking: alla fine, ogni attività richiederà più tempo e si comprometterà l'avvio della qualità del lavoro.
Durante la giornata, fai frequenti controlli di realtà: fermati ogni ora e chiediti rapidamente: l'ultima ora ha contribuito ai miei obiettivi più importanti? Altrimenti, prometti di migliorare i prossimi 60 minuti e ricominciare. Se fai un controllo della realtà ogni ora, non ti lascerai mai un giorno intero lontano da te.
Infine, segui il tuo successo. Termina ogni giorno con una recensione di ciò che hai realizzato e di come ti ha spinto verso i tuoi risultati più importanti. Questo rende più facile lasciare andare le altre cose, non essenziali.
Quando sei pronto a riprendere il controllo della tua vita lavorativa, ricorda che non si tratta di gestione del tempo o produttività. Il punto non è di fare tutto, ma di fare il lavoro più importante . Mi piace tenere a mente i consigli di Brian Tracy: "Non è il tempo che trascorri a lavorare in generale, ma la quantità di tempo che trascorri lavorando su compiti ad alta priorità".
