Le riunioni sono costose. Non perché stai accusando le persone di partecipare (ovviamente), ma perché usano il tempo delle persone; il tempo che potrebbe essere speso facendo molte altre cose che generano entrate. In effetti, uno studio ha scoperto che una riunione ricorrente di manager di medio livello costava a un'azienda 15 milioni di dollari all'anno.
$ 15 milioni all'anno!
Per non parlare, è necessario tenere conto anche del tempo di preparazione e del tempo di cambio di contesto. La professoressa Gloria Mark dell'Università della California, Irvine, ha scoperto che un lavoratore impiega in media 25 minuti a tornare al lavoro originale dopo un'interruzione.
Conoscere queste statistiche significa che quando sto discutendo se devo convocare una riunione, mi chiedo quanto valga (letteralmente). È questo il miglior uso del tempo di tutti, incluso il mio? E non di rado, la risposta è "no".
Quindi, cosa fare allora? Facile! Invia un'e-mail semplice ma essenziale per tenere tutti informati e in pista.
Cosa includere
Ci sono tre cose chiave che devi affrontare:
- Logistica : perché la riunione è stata annullata e, se si tratta di una riunione ricorrente, cosa aspettarsi per la prossima volta
- Azione : eventuali elementi di azione critica completati o in sospeso
- Informazioni : eventuali aggiornamenti o FYI generali per il gruppo
Nota: non cadere nella trappola di mettere gli oggetti d'azione e la logistica all'ultimo. Avere le informazioni più importanti in alto garantisce che vengano visualizzate quando i tuoi colleghi sfogliano la loro e-mail. Oh, e un suggerimento bonus per te: metti in grassetto i nomi delle persone se hanno bisogno di fare qualsiasi cosa per assicurarti che triplicino.
Esempio di e-mail Come trasformare una riunione in e-mail
- Contatta cinque clienti per un feedback sui progetti: Maria
- Invia i tempi del piano di marketing finale per l'approvazione- Jason
- Copia di marketing bloccata
- Elenco clienti finalizzato
- Richiesta di budget inviata al team finanziario
- Data di lancio confermata (14 nov!)
Può sembrare semplice, ma aggiungere l'e-mail di riunione trasformata alla tua borsa di trucchi professionale è un ottimo modo per aumentare l'attenzione e la produttività sulla tua squadra. Quando rispetti il tempo degli altri e assicuri sempre che i passi successivi siano chiari, è più probabile che gli altri intorno a te facciano lo stesso. E chi non ama un'ora indietro per lavorare in una giornata intensa?
