Quando ho iniziato a lavorare, non ho mai capito perché la gente odiasse così tanto le riunioni. Amo le persone, adoro le conversazioni di brainstorming e adoro una scusa per non fissare il mio computer per diverse ore: come potrebbero non essere altro che fantastici?
Certo, nel corso del tempo, ho iniziato a capire perché ottengono un brutto rap. Elimina il fatto che la maggior parte delle riunioni sono inefficienti, se non improduttive e una perdita di tempo, ci vogliono circa 23 minuti e 15 secondi per concentrarti su ciò a cui stavi lavorando prima di una riunione (motivo per cui siamo grandi fan di trasformando quelli non necessari in e-mail).
Come qualcuno che (e conosce molte persone che hanno anche) avuto giorni di incontri consecutivi, so quanto possa essere difficile portare a termine tutto il tuo lavoro. Ecco alcuni suggerimenti su come affrontare al meglio la giornata, se la cancellazione non è un'opzione.
Preparati per l'incontro
È probabile che tu conosca un paio di giorni prima che tu abbia una giornata piena di incontri. Quindi, usa quel tempo di preparazione per organizzarti.
Assicurati di avere tutto il necessario per presentare o organizzare ogni incontro. Se sei un partecipante, consulta tutti i documenti o gli ordini del giorno che i tuoi colleghi hanno inviato per avere un'idea di ciò che devi portare e di ciò che sarà discusso (se non hai nulla di tutto ciò, chiedilo!).
Sapere cosa sta per succedervi ti salverà dalla frenetica giornata di ricerca di file, o rintracciare informazioni o sprecare qualsiasi energia mentale per essere scioccato da ciò che stai imparando
Ottieni lavoro fatto in anticipo
Guarda cosa hai pensato il giorno dopo l'incontro. C'è qualcosa che puoi fare in anticipo? Lavorando durante il pranzo o rimanendo solo 30 minuti più tardi del solito il giorno prima, puoi interrompere alcune attività e non terminare la giornata piena di riunioni sentendoti come se fossi molto indietro.
Pianifica il modo in cui trarrai vantaggio da quei pezzi di tempo intermedio
A volte le riunioni finiscono presto. A volte iniziano in ritardo. E a volte vengono cancellati. (E a volte il presentatore passa i primi 10 minuti a cercare di collegare il proprio computer.)
Preparati a usare saggiamente quei momenti liberi.
Fai un elenco di tutto ciò che può essere fatto in meno di cinque minuti. Quindi passa a quell'elenco (e non ai social media) quando ti ritrovi con pochi minuti di riserva.
Blocca qualsiasi tempo libero che hai
Un altro trucco semplicissimo è quello di bloccare fisicamente ogni volta che hai tra le riunioni dei tuoi calendari.
Lavora nella riunione (quando possibile)
OK, non ti sto dando il permesso di non ascoltare durante la riunione, ma mi rendo anche conto che tutti lo fanno ad un certo punto. E so anche che si generano incendi che devi affrontare, non importa quanto sia importante la discussione.
Quindi, se c'è una pausa nella conversazione, sei semplicemente un osservatore nella riunione, o sei sicuro di non essere necessario in quel momento, ti do il permesso di affrontare uno di quei frutti a volte bassi- sia che si tratti di una risposta a una risposta, di rispondere a un'importante email del cliente o di compilare un documento rapido.
Pranzare davvero
Se non è completamente tabù nel tuo ufficio, ti preghiamo di pranzare durante la riunione. E fai delle pause per il bagno, anche se significa partire nel mezzo o correre tardi a quello successivo. Oh, e, porta con te acqua e uno spuntino in modo da non sentirti affamato o disidratato.
Questo ti aiuterà a mantenere la tua energia in modo da poter affrontare le cose in seguito (più avanti su quello sotto).
Pianifica che sia una lunga giornata
Se la tua giornata sarà completamente piena, allora potrebbe valere la pena di pensare che probabilmente non te ne andrai quando lo vorrai idealmente. Fa schifo dover lavorare fuori dalle normali ore, ma sapere che sta arrivando lo renderà un po 'meno doloroso.
Annulla i tuoi piani quella notte
Detto questo, non allungare la giornata con piani di post-lavoro. Questo non solo fisserà una scadenza per quanto tempo puoi lavorare, ma significherà anche che finirai la giornata più esausta del necessario. Invece, rendilo una notte di cura di sé che è rilassante e senza stress.
Entra presto
Imposta la sveglia un po 'prima del solito e arriva in ufficio prima di tutti gli altri. Questo ti lascia con un sacco di tempo libero da distrazioni per concentrarti prima che inizi davvero la giornata. E questo vale anche per i nottambuli, anche se arrivi in anticipo e passi la prima ora a fare una lista di cose da fare per il giorno, ti sentirai meglio.
Evitatelo in futuro
Puoi provare a seguire questi suggerimenti per ridurre il numero di riunioni a cui dovrai partecipare in futuro.
Oppure, tornando all'intero "blocco dell'idea del calendario", puoi assicurarti di bloccare due o tre ore al giorno per il tuo lavoro. Questo aiuta a garantire che avrai quasi sempre il tempo di lavorare. Ovviamente dovrai spostare quei blocchi per accogliere altre persone e scadenze, è un ottimo inizio.
Non c'è dubbio che puzza avere un'intera giornata intera. Tuttavia, non è impossibile sopravvivere in un giorno come questo e continuare a fare il tuo lavoro (dopo tutto, se posso farlo, puoi farlo anche tu).
