Indovina quante e-mail riceve ogni giorno un impiegato medio? 121.
E quel numero dovrebbe salire a 140 entro il 2018.
Ti senti nervoso e in preda al panico solo a pensarci? Non sei solo. Quel flusso di e-mail incoraggia molti professionisti a cercare costantemente - quasi ossessivamente - le e-mail durante il giorno, sia che siano in viaggio per lavoro, nel mezzo di una riunione, sia che pranzino con un collega. L'abitudine di controllare e ricontrollare la posta in arrivo può essere come una dipendenza.
Ciò che peggiora le cose è che una nuova ricerca che ha monitorato la frequenza cardiaca degli utenti di posta elettronica dimostra che la posta elettronica è altamente stressante. Lo stress eleva i livelli di cortisolo, che interferiscono con la digestione e il sistema immunitario del tuo corpo, tra le altre cose. Ciò significa che quando sei stressato, la tua energia precipita, la tua attenzione si disperde e la tua produttività diminuisce.
Linea di fondo? Controllare ossessivamente la tua email è stressante. Lo stress fa male alla salute e alla produttività. È un ciclo preoccupante. E deve finire.
Ma come?
Inizia con le basi
Mentre è molto allettante dare alla tua casella di posta solo un altro aggiornamento (e poi un altro e un altro), è importante per la tua produttività e concentrazione concentrarti di nuovo per avere una relazione più sana con l'e-mail. (Alcuni psicologi potrebbero definire questo "rompere una dipendenza". Non andrei così lontano, nella maggior parte dei casi, quindi continuiamo a "cambiare un'abitudine").
Per iniziare, fai piccoli aggiustamenti nella tua routine quotidiana che ti aiuteranno a concentrarti costantemente sulla tua e-mail:
- Rimuovi le notifiche push dal telefono in modo da non ricevere notifiche ogni volta che ricevi un'email
- Non lasciare la tua e-mail aperta quando stai facendo qualcos'altro sul tuo computer. È utile, infatti, sforzarsi di tenere aperta una sola scheda.
- Prendi un accordo con te stesso per controllare la tua casella di posta solo un certo numero di volte all'ora o al giorno. Questo può differire per tutti: per alcuni può significare controllare la posta elettronica ogni 15 minuti; per altri, può significare controllare una, due o cinque volte al giorno. Il punto è impostare una routine di posta elettronica quotidiana che aumenti la produttività e il senso di realizzazione.
- Quando hai davvero bisogno di concentrarti e non vuoi essere disturbato, prova a bloccare temporaneamente la visualizzazione di nuovi messaggi nella posta in arrivo (Inbox Pause funziona per me!).
Apportare questo tipo di adeguamenti logistici può davvero aiutare a breve termine: sono piccoli passi che è possibile implementare immediatamente. Tuttavia, gli hack di produttività e le app non creeranno cambiamenti duraturi fino a quando non affronterai anche i fattori emotivi sottostanti che stanno alimentando la tua ossessione e-mail.
Arriva alla radice del problema
Se vuoi cambiare un'abitudine negativa in modo permanente, il primo - e più importante - passo è riconoscere perché e come si è formata quell'abitudine in primo luogo.
Per capirlo, la prossima volta che sentirai il bisogno di controllare la tua e-mail, poniti le seguenti quattro domande:
- Cosa sto provando in questo momento?
- Perché voglio controllare la mia e-mail in questo momento?
- Mi sento come se dovessi controllare la mia e-mail in questo momento?
- Devo davvero controllare la mia e-mail in questo momento?
Sulla base delle tue risposte, quali sono le tue reali motivazioni per voler controllare, controllare e ricontrollare?
Le motivazioni comuni che i miei clienti spesso descrivono includono:
- Paura di perdersi: "Ho bisogno di controllare costantemente la mia e-mail durante il giorno, o potrei non rispondere a qualcosa in tempo, il che potrebbe farmi perdere un'opportunità".
- Preoccupato per ciò che gli altri penseranno: “Se non rispondo subito, il mio capo potrebbe pensare che non sono coscienzioso, che non sono al top del mio lavoro o che sto solo scherzando tutto il giorno. ”
- Volere una distrazione dalla noia o dallo stress: “Sono annoiato, sopraffatto o saturo di quello che sto facendo. L'email mi dà un timeout da quello che dovrei fare. "
- Volere riempire un vuoto emotivo o cercare una connessione umana: “Mi sento un po 'solo. È bello sapere che qualcuno mi ha inviato un messaggio. "
Una volta scoperta la motivazione sottostante che ti spinge a controllare ossessivamente la tua casella di posta, hai alcune informazioni potenti che possono aiutarti a cambiare le tue abitudini.
Inizia a fare nuove scelte
Con queste informazioni, puoi iniziare a fare nuove scelte e soddisfare i tuoi bisogni emotivi in nuovi modi, senza fare affidamento sull'e-mail come stampella.
Ad esempio, stai bramando quella connessione umana? Alzati semplicemente durante la pausa pranzo, vai alla scrivania di un collega amichevole e dì: "Ciao, come va la tua giornata?"
Se ti senti stressato e hai bisogno di distrarti, fai una pausa di cinque minuti per leggere un articolo interessante e poi torna al lavoro.
Preoccupato di perdere? Ricordati: “Sono concentrato sul mio lavoro. Se qualcosa è veramente importante, sarà ancora lì, ad aspettarmi, tra una o due ore da ora. Non ho bisogno di interrompere il mio attuale progetto in questo momento. "
Se sei preoccupato che il tuo capo penserà che stai rilassando se non rispondi subito alle e-mail, rassicurati: “Il mio capo sa che sono coscienzioso e diligente. Se non rispondo subito a un'email, il mio capo supporrà che sono impegnato in altri lavori importanti, e questa è una buona cosa. "
L'email non è intrinsecamente buona o cattiva; è solo uno strumento. Investi un po 'di tempo nell'auto-riflessione e assicurati di utilizzare questo strumento in modo da supportare la tua salute, produttività e carriera, anziché sabotarlo.
Se controlli la posta in arrivo una, due o 60 volte oggi, fallo per le giuste ragioni.
