"Non controllare sempre la tua e-mail!"
L'hai già sentito e lo sentirai di nuovo come un modo per migliorare la tua produttività e smettere di essere schiavo della tua casella di posta.
Ovviamente, però, è molto più facile a dirsi che a farsi. Molti di noi ricevono centinaia di e-mail al giorno (anche l'ora!), Rendendo sempre più difficile retrocedere rispondendo a un'ora specifica del giorno.
Tuttavia, la scienza sta ora supportando l'idea che devi davvero uscire dal tuo account e-mail per essere più produttivo in tutto ciò che fai. In un recente articolo per il New York Times , Daniel J. Levitin, professore alla McGill University, ha discusso del suo lavoro con il collaboratore Vinod Menon. I due hanno scoperto che, a causa dei circuiti del cervello, gli esseri umani passano costantemente da uno stato all'altro di consapevolezza: essere positivi nei compiti (concentrandosi attivamente su un compito a portata di mano) o negativi nei compiti (vagare o sognare ad occhi aperti). Il "movimento alternato" troppo rapido tra queste due reti può lasciare il cervello "vertigini" e incapace di impegnarsi in entrambi gli stati. E quando è più probabile che tu ti trovi in questo confuso nel mezzo? Quando sei sui social media o navighi sul web.
Ancora più interessante, i due hanno scoperto che la scienza supporta il vecchio consiglio: in realtà non si ottiene molto quando si controlla la posta elettronica tutto il tempo. Perché? Perché la distrazione sopprime la tua capacità di affinare davvero uno stato mentale o l'altro.
Levitin scrive: “Un'e-mail che sai che è seduta lì, non letta, può assorbire risorse attenzionali mentre il tuo cervello continua a pensarci, distraendoti da ciò che stai facendo. Cosa potrebbe esserci? Di chi è? Sono buone o cattive notizie? È meglio lasciare spento il programma di posta elettronica piuttosto che ascoltare quel ping costante e sapere che stai ignorando i messaggi. "
Qual è la soluzione di Levitin e Menon per rispondere alle e-mail ma non lasciare che prenda il controllo della tua vita? Trattalo come qualsiasi altro progetto o attività individuale e metti da parte il tempo specifico per le e-mail nella tua giornata. E se questo sembra difficile (i tossicodipendenti e-mail unitevi!), Ecco un paio di modi semplici per uscire dalla posta in arrivo e programmare il vero tempo di risposta via e-mail.
1. Disattiva le notifiche push
Come ha accennato Levitin nel suo articolo, le notifiche push sul telefono possono aumentare notevolmente la tua ansia nel lasciare e-mail senza risposta (dopo tutto, sentire che il ping ogni cinque secondi è fonte di distrazione). Quindi riprenditi il controllo. Disabilita le notifiche push e controlla la tua e-mail solo quando sei pronto a impegnarti un po 'di tempo.
2. Disattiva Email
Se stai ancora controllando costantemente la posta elettronica sul tuo telefono, togli completamente gli account di posta elettronica in modo da non essere tentato di dare una rapida occhiata tra le riunioni o durante i pranzi di lavoro.
3. Tempo di blocco
Come qualsiasi altro progetto o riunione regolare, blocca il tempo ogni giorno per passare a rispondere alle e-mail senza interruzioni. Inseriscilo nel tuo calendario e rispetta l'ora ogni giorno che hai dedicato alla risposta via email.
Inoltre, entra in una routine per il tuo tempo di posta elettronica e preparati come faresti per una riunione o un progetto. Chiudi schede e documenti per altri progetti. Attacca gli auricolari e ascolta una playlist di risposta e-mail specifica. Assicurati solo di ripetere i tuoi passaggi ogni volta.
4. Installa le app di gestione
Una volta programmato l'orario di posta elettronica regolare, assicurati che sia il più produttivo ed efficiente possibile. Installa app come Mailbox (che rende la tua casella di posta più intuitiva) o The Email Game (che ti sfida a superare le tue e-mail senza risposta il più rapidamente possibile). Più efficiente diventi, più sarai in grado di massimizzare il tuo tempo.
Sei preoccupato che le persone si arrabbino con te per non essere disponibili via email 24/7? Quando vedono quanto sei produttivo, probabilmente non avrà importanza. E se tutto il resto fallisce, dì loro che è scienza.
