È una bellissima estate venerdì mattina e sei pronto per una fuga dall'ufficio. Quindi controlli la posta in arrivo e il limite. Forse giuro. Eccolo: il titolo del messaggio in rosso, il punto esclamativo che lo segna urgente. Il tuo sogno di un happy hour venerdì soleggiato in spiaggia si dissolve mentre leggi la richiesta che è necessaria entro le 16:00 di oggi.
Siamo stati tutti lì. La temuta esercitazione antincendio - gergo dell'ufficio per l'intrusione imprevista, inaspettata e ad alta energia nel tuo pacifico venerdì. Perché diciamocelo, le esercitazioni antincendio non accadono mai in un buon momento, giusto?
Queste situazioni urgenti non si limitano a alimentare i tuoi piani di partire presto il venerdì pomeriggio, ma spesso anche a brandelli il resto della tua lista di cose da fare. All'improvviso, hai trascorso l'intera giornata in un'esercitazione antincendio, mentre il resto delle tue responsabilità è caduto a margine. Come si fa a tenerlo insieme e rimanere in pista quando queste bombe calano sulla tua produttività?
Indipendentemente da dove lavori, queste emergenze faranno senza dubbio parte della vita lavorativa. Usa questi suggerimenti per affrontarli con una nuova prospettiva, in modo da poterli attraversare in modo più efficiente e recuperare più rapidamente e, idealmente, evitarli in futuro.
Chiarire l'assegnazione
Non c'è niente di peggio che strappare un incarico di esercitazione antincendio e poi mi viene detto: "Non è esattamente quello che volevo".
Quando ti muovi rapidamente, spesso ti dimentichi di porre le domande che forniranno una chiara intenzione per ciò che dovresti consegnare. E, quando il tuo manager è nel panico, potrebbe anche non essere chiaro al 100%. Fare buone domande, come le seguenti, può farti risparmiare un sacco di tempo:
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Qual è il problema che stiamo cercando di risolvere? Questo ti aiuterà a chiarire quale dovrebbe essere il risultato finale. Prima di immergerti, vuoi essere sicuro che il tuo lavoro affronterà il problema in questione.
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Qual è l'esatta consegna che dobbiamo fornire? Dovresti produrre diapositive, un foglio di calcolo, una narrativa o qualcos'altro?
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Cosa sta guidando la necessità di completarlo entro le 16:00? Il tuo capo potrebbe voler vederlo entro le 16:00, anche se non è dovuto fino alla metà della prossima settimana, in modo che abbia il tempo di rimuginare. In tal caso, potrebbe aprire una finestra per rinegoziare la sequenza temporale.
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Quali altre opzioni abbiamo? Forse è già stato fatto un lavoro che può essere riproposto e aggiornato, invece di creare qualcosa da zero.
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Di quali informazioni aggiuntive abbiamo bisogno per farlo? Una volta che hai il testa a testa su un incarico urgente, pensa a chi altro dovrai prendere, quindi mettili in standby. Chiama Megan in contabilità con un avviso di cui avrai bisogno di numeri o chiama Dorinda nel servizio clienti per farle sapere che deve prendere gli ultimi dati del sondaggio.
- Qual è il costo opportunità di spostare tutti a questa esercitazione antincendio? Fai sapere a qualcuno cosa cadrà dal tuo piatto oggi a causa di questo sviluppo. Questo ti aiuterà a determinare se l'esercitazione antincendio dovrebbe davvero essere la tua priorità o se un altro dei tuoi progetti dovrebbe mantenere la tua attenzione.
Rinegoziare la linea temporale
Una volta ho lavorato per un manager che era determinato a consegnare eccessivamente ai dirigenti. Se avesse avuto tre giorni per consegnare qualcosa, avrebbe chiesto che lasciassimo cadere tutto e lo faremmo in poche ore. Mentre quella rapida inversione di tendenza ha semplicemente lo scopo di impressionare gli alti, sfortunatamente significa esercitazioni antincendio per tutti gli altri.
Se ritieni che ciò possa accadere, fai una conversazione con il tuo capo. Scopri se riesci a rinegoziare la linea temporale in modo che non si verifichi un completo crollo della produttività, ma che sia ancora fatto in un modo che lo faccia sembrare una rockstar. Se riesci a comprarti anche solo altre 24 ore, questo rende il trapano più sopportabile, dandoti comunque il tempo di occuparti del lavoro originariamente pianificato.
Non sparare alla perfezione se "First Pass" farà
All'inizio della mia carriera, le esercitazioni antincendio erano un assassino perché ero ossessionato dal lavoro per assicurarmi che fosse assolutamente perfetto. Quindi, dopo aver passato alcuni round a rifarlo, mi sono reso conto che le esercitazioni antincendio spesso necessitano solo di un "primo passaggio" o di una prima bozza iniziale.
Prima di iniziare a lavorare su un'esercitazione antincendio, controlla dove finirà il lavoro quando hai finito. Se non è per un dirigente o un cliente (ancora), non ossessionarti cercando di renderlo perfetto. Le esercitazioni antincendio spesso consentono un primo passaggio a qualcosa che può essere rivisto e perfezionato in un secondo momento.
Recupera rapidamente
Le esercitazioni antincendio possono allontanarti da ciò a cui stavi lavorando, anche dopo che hai finito di affrontare l'emergenza. Per tornare rapidamente in pista, tieni sempre a portata di mano un elenco di cose da vedere e in tempo reale. A seconda di come lavori meglio e di quale tipo di tablet o smartphone utilizzi, controlla app come todoist, Google Keep, Any.do, Wunderlist o HabitRPG per tenere traccia delle tue attività eccezionali.
Mentre ti occupi delle esercitazioni antincendio, sposta gli oggetti in alto o in basso nell'elenco a seconda di ciò che hai ancora tempo per realizzare. Questo ti aiuterà a sentirti produttivo nonostante tu abbia perso del tempo.
È anche utile avere un paio di veri e propri hack di produttività nella tasca posteriore per aiutarti a recuperare rapidamente il tuo slancio. Ad esempio, potresti utilizzare il metodo Pomodoro per impostare un timer per 25 minuti, quindi raggruppare tutte le attività (essenziali) relative alla posta elettronica. Quindi fai lo stesso per le telefonate, poi lo stesso per prepararti agli incontri della prossima settimana. Raccogliendo e svolgendo attività simili, riacquisterai il tuo senso di fare le cose nonostante le esercitazioni antincendio.
Effettuare una revisione post-azione
Dopo che il fumo figurativo si è esaurito, mentre la memoria di tutti è fresca, chiacchiera con il tuo team su cosa è successo e perché. La squadra ha un punto cieco? È stata una cattiva pianificazione che si è trasformata nell'emergenza di tutti? Era qualcosa che avrebbe potuto essere evitato?
Per evitare esercitazioni antincendio in futuro, la tua squadra deve capire cosa è successo e capire cosa puoi fare per evitare che accada in futuro.
Avere una conversazione con il tuo capo
Se c'è un modello coerente di esercitazioni antincendio nel tuo ufficio, è tempo di una conversazione di diverso tipo. Considera di incoraggiare il tuo capo ad esaminare il modello e vedere cosa può fare per ridurre la frequenza.
Siate concreti e diretti: “Carmen, nelle ultime tre settimane abbiamo avuto sette esercitazioni antincendio che hanno allontanato la squadra dalle priorità chiave. Di conseguenza, i nostri risultati finali sul progetto ABC sono scivolati, e questo non sembra buono per noi o per te. Cosa possiamo fare per ridurre questa dipendenza da inversioni di emergenza e integrare parte di questo lavoro nel nostro piano regolare? "
Indicando la frequenza e il costo di questi esercizi, potresti essere in grado di creare un nuovo livello di consapevolezza. E avendo una strategia di recupero, non ti sentirai come se avessi passato l'intera giornata a stressarti per quello che non stavi facendo.
