Ci sono stati tutti: ricevi un'e-mail che ti fa fare un doppio giro. Certo, l'altra persona è chiaramente frustrata o arrabbiata, ma ci si aspetta ancora di rispondere. Cosa dovresti fare Come rispondete
Mentre i servizi di messaggistica interna e gli sms stanno sicuramente crescendo in popolarità, l'e-mail è ancora lo strumento di comunicazione più importante e ampiamente utilizzato al lavoro, quindi la tua capacità di usarlo nel modo più professionale possibile è cruciale. Ciò significa che il modo in cui rispondi nella situazione sopra descritta ha il potenziale per influenzare positivamente, o negativamente, la tua carriera. Anche se pensi di rispondere con un tono simile.
Sì, so che rimanere sempre professionali è più facile a dirsi che a farsi. Rispondere alle e-mail sul lavoro è un'arte in sé e per sé e rispondere ai messaggi emotivi la porta ad un altro livello.
Questa guida ti guiderà attraverso la tua risposta in modo da evitare conflitti e portare a termine il tuo lavoro.
Passaggio 1: fai una pausa
Potresti voler rileggere l'e-mail che hai ricevuto al fine di assicurarti di averlo correttamente - puoi farlo - ma non iniziare a digitare la risposta in questo momento. Il tuo collega, capo o cliente lascia che le sue emozioni dettino ciò che ha scritto. Non ripetere questo errore. Fai una pausa e lascia raffreddare la calma.
Uno dei vantaggi dell'email è che non devi rispondere immediatamente. A volte è opportuno impiegare ore per comporre una risposta! Sfruttalo. Anche se senti tensione e l'altra parte sta aspettando la tua risposta, avrai sicuramente almeno un paio di minuti. Alzati dalla scrivania, raffredda la mente e fai uno spuntino o un bicchiere d'acqua. Ti aiuterà a evitare una reazione istintiva.
Passaggio 2: non saltare alle conclusioni
Sii onesto: stai reagendo come sei perché stai leggendo tra le righe? Quando hai a che fare con e-mail eccessivamente emotive, potresti pensare di sentire la rabbia o la frustrazione di una persona che si irradia attraverso lo schermo. E ti sentirai costretto a presumere che ci sia qualcosa di più di ciò che è lì.
Tuttavia, non dovresti indovinare cosa significasse davvero l'altra parte. Giudicare le intenzioni degli altri in base a poche frasi (e attraverso il filtro del proprio cervello e il modo in cui si comunica) è una cattiva idea.
Resistere alla tentazione di saltare a qualsiasi conclusione. Basta leggere le parole, ricevere le informazioni e prepararsi a fornire una risposta professionale.
Passaggio 3: mantienilo breve
Tenendo presente la possibilità di un'errata interpretazione, ricorda che il tuo compito è quello di fornire una risposta il più precisa possibile e niente di più. Rinuncia alle risposte velate a ciò che l'altra persona avrebbe potuto significare.
Struttura la tua e-mail in modo da contenere solo un messaggio principale. Non significa che dovrebbe consistere in una sola frase, ma significa che se qualcuno critica la tua presentazione e chiede una copia delle statistiche che stavi citando, basi la tua risposta fornendo le statistiche (e non difendendo le tue credenziali ).
In questo modo, puoi essere sicuro che l'altra parte leggerà la tua risposta e la capirà esattamente come la intendi. L'ultima cosa che vuoi è difenderti solo per sapere che il tuo collega non ti stava in realtà criticando; ma che ha appena espresso il suo feedback in modo imbarazzante.
Step 4: Sii semplice
In genere è una buona idea evitare il sarcasmo e l'ironia nelle e-mail di lavoro, specialmente se la situazione si sente già accesa. A volte potresti considerare di scherzare per alleviare la tensione, ma questo piano potrebbe facilmente ritorcersi contro.
Tieni presente che il lettore non sarà in grado di vedere le tue espressioni facciali o i tuoi gesti e potrebbe benissimo interpretarti male. Quindi, salva l'arguzia del tuo marchio per conversazioni faccia a faccia e per uno scambio meno rischioso.
Passaggio 5: chiedere aiuto
Se la tua email non è riservata, è opportuno chiedere aiuto. Forse il tuo collega sa meglio come trattare con il tuo capo infuriato, o il tuo manager può aiutarti a trovare il giusto approccio al tuo cliente confuso.
Una volta, il mio capo è stato in grado di interpretare un'e-mail che ho ricevuto da uno dei nostri clienti perché la conosceva molto bene. Mi ha assicurato che non avrei dovuto prendere la sua risposta sul personale, perché c'erano altri fattori coinvolti. Successivamente, sono stato in grado di calmarmi e scrivere una risposta perfettamente appropriata.
Quando ricevi un'email arrabbiata, non essere offeso. Le persone inviano messaggi emotivi quando non sono soddisfatte di qualcosa, o si sentono deluse o addirittura confuse. Dovresti operare supponendo che non abbia nulla a che fare con te personalmente, quindi ciò significa che non dovresti lasciare che il tono ti distragga dal fare il tuo lavoro e rispondere in modo professionale.
