I miei giorni meno preferiti al lavoro sono quelli che chiamo "pile viola". La mia azienda utilizza Google Calendar e il colore per il mio programma personale è viola, quindi in quei giorni terribili vedo solo blocchi di tempo bloccati dalle 9:30 del mattino. alle 18:30. Mi viene sempre da chiedermi: "Come diavolo è successo?"
Oltre a sentirmi come se non avessi spazio per respirare o fare un vero lavoro in quei giorni, temo di essere "quel ragazzo" che deve andare in punta di piedi da una riunione in anticipo, quindi passare più tempo in seguito per scoprire cosa mi sono perso o chi mostra fino a tardi al mio prossimo incontro perché quello precedente ha funzionato troppo a lungo. (Dato che ho scritto di non essere mai in ritardo o impreparato alle riunioni, i miei colleghi mi tengono sotto controllo!)
"Occupazione" è un tale trucco. Ci fa sentire che più lunghe sono le nostre liste di cose da fare, più successo abbiamo. Ci fa sentire che più abbiamo nei nostri piatti, più successo abbiamo. Ma da quando avere un piatto da pranzo imbottito ti dà altro che crampi o coma? Non deve essere così, e sto prendendo una risoluzione aperta per combatterlo.
Le riunioni finiscono sui nostri calendari in due modi: perché le accettiamo e perché le creiamo. È a questi punti decisionali che possiamo fare le cose in modo leggermente diverso per riprendere i nostri calendari e dare a noi stessi (e ai nostri collaboratori) il tempo di essere preparati e produttivi. Ecco tre modi per farlo:
1. Parla
Prima di inviare o accettare un invito a una riunione, assicurarsi di aver compreso cosa deve realizzare e come prepararsi. In caso contrario, parla con l'organizzatore e ascolta se esiste un'agenda specifica. Se non ce n'è uno, chiedigli di crearne uno (o meglio ancora, di offrirti volontario per aiutarti). Le migliori agende sono specifiche con assegnazioni temporali per garantire che tutti gli elementi pertinenti siano coperti. Se non c'è abbastanza tempo per creare un'agenda, fare volontariato per aiutare l'organizzatore a tenere d'occhio l'orologio.
Se stai organizzando la riunione, utilizza un ordine del giorno per pianificare la durata della riunione. Gli inviti del calendario di Google sono impostati su un'ora per impostazione predefinita ed è facile fare clic su "Invia" senza pensare di accorciarli, ma è possibile modificare tale impostazione! Sarai sorpreso di quanto puoi coprire in 15, 30 o 22 minuti. A seconda della relazione con l'organizzatore, se vedi che una riunione è programmata per un'ora e non credi che dovrebbe essere (perché capisci lo scopo e i risultati previsti), chiedi che il tempo venga ridotto.
Infine, se hai accettato un invito per una riunione che termina nello stesso momento in cui è programmata un'altra riunione (seriamente, come possiamo convincerci che possiamo essere in due posti contemporaneamente?), Avvisa l'organizzatore in anticipo che dovrai lasciare quell'incontro presto. Idealmente, ciò incoraggerà l'organizzatore a terminare l'incontro nel momento in cui è necessario partire. Per lo meno, ti sentirai a tuo agio a uscire senza interrompere e l'organizzatore non sarà sorpreso quando lo fai. Per un'assicurazione aggiuntiva, vai avanti e fai sapere all'organizzatore della prossima riunione che potresti arrivare in ritardo.
2. Rilassati
Non appena viene confermato l'orario di una riunione e se il tuo calendario ha spazio attorno, proteggilo! Aggiungi 15-30 minuti prima e dopo l'incontro chiamato "Tempo di transizione". Prima dell'incontro, usa il tempo per rivedere qualsiasi materiale, fare una pausa bagno e arrivare al luogo prima che inizi. Dopo l'incontro, è un buon periodo per riflettere sul materiale mentre è ancora fresco. È ragionevole aspettarsi che i colleghi rispettino tutto ciò che è nel tuo calendario; stanno programmando ovunque ci sia tempo libero comune. Quindi, se una riunione termina alle 15:00 e blocchi il tempo di ricapitolare in seguito, probabilmente (si spera?) Non si sporcano all'avvio di una nuova riunione alle 15:15 o alle 3:30.
3. Blocca il tuo tempo
Questo è il santo graal della produttività: avere pezzi di tempo - persino giorni! - senza incontri. BuzzFeed ha dichiarato che martedì e giovedì non si incontrano. Puoi? Anche se può essere necessario uno sforzo deliberato da parte del senior management della tua azienda per completare un'intera giornata, vale la pena dare un'occhiata alle tue abitudini di lavoro per vedere quando ottieni il miglior lavoro. Sei una persona mattiniera o inizi davvero a girare dopo le 14? Esamina il tuo programma e vedi dove puoi bloccare dalle due alle quattro ore una volta alla settimana per concentrarti sul fare o sul fare. Potresti impostare una tendenza nella tua azienda da zero!
Quindi, questo è il mio impegno per riprendere il calendario! Chi è con me?
