Rido sempre quando le persone veramente influenti menzionano qualcosa del tipo: "Oh, ricevo più di 600 e-mail al giorno", perché sembra davvero terribile, anche per un umile vantarsi. Ma cosa potrebbe essere ancora più triste? Le probabilità che le tue e-mail vengano visualizzate e risposte da una persona come questa non sono così buone.
Ma ci sono alcune semplici regole che puoi seguire per aumentare la probabilità non solo di leggere le tue e-mail, ma anche di ottenere una risposta. Sia che tu stia inviando un'email a un dirigente di alto livello presso la tua azienda o un importante contatto professionale, segui queste regole.
Prestare attenzione all'ora del giorno
L'e-mail è fantastica, perché sembra un modo non invadente per ottenere qualcuno. Il pensiero dice che "non importa quando si invia l'e-mail, lo riceveranno quando avranno un momento libero". Ma non funziona così. In effetti, tutti noi abbiamo modelli di utilizzo della posta elettronica, in cui guardiamo e rispondiamo alle e-mail durante determinate ore di punta. E portare il tuo messaggio nella posta in arrivo quando qualcuno sta attivamente inviando un'e-mail significa che hai una possibilità migliore di essere visto.
In genere, i leader tendono a controllare l'e-mail la mattina presto o la sera tardi poiché sono impegnati nelle riunioni durante la maggior parte della giornata, quindi è un buon punto di partenza. Se non ricevi una risposta da qualcuno dopo una settimana, prova di nuovo a inviare email, ma a un'ora del giorno completamente diversa.
Sii breve
Non iniziare l'e-mail con una lunga diatriba su chi sei, dove hai trovato l'indirizzo e-mail di qualcuno o la tua storia di vita. Basta andare dritto ad esso. Nel giornalismo, c'è il concetto di mettere tutti gli elementi essenziali della storia in secondo piano, non seppellendoli in profondità nel quinto paragrafo. Fai lo stesso qui.
E letteralmente, mantieni la tua email con il minor numero di parole possibile. Un'e-mail molto lunga verrà scansionata così rapidamente che non c'è praticamente alcuna possibilità che il tuo vero motivo per l'e-mail venga visto. Su quella nota:
Sii chiaro su cosa stai chiedendo
Ricevo e-mail per tutto il tempo che finisco di leggere e mi dico: "Non ho idea di cosa voglia questa persona". Avere un obiettivo o un'azione desiderata dal tuo lettore è essenziale, perché se qualcuno non sa cosa vuoi, lui o lei probabilmente non risponderanno. Quindi qual è l'obiettivo? Vuoi che una persona ti incontri? Vuoi che ti colleghi con qualcuno? O vuoi solo che lei faccia clic su un link per saperne di più su qualcosa? Assicurati di menzionare in modo specifico ciò che vorresti fosse l'azione. E assicurati di essere il più educato possibile.
Fallo di loro
Una persona impegnata non ha tempo di leggere cosa fa la tua azienda, come è la tua ricerca di lavoro o di cosa hai veramente bisogno in questo momento per la tua attività. Invece di dedicare molte parole a te stesso, fallo sull'altra persona. Cosa puoi fare per aiutarlo? Perché rispondere sarà benefico o facile per lei? Raramente rispondo a un'e-mail in cui una persona parla per due paragrafi di ciò che la sua azienda fa nei dettagli strazianti. Ma se una persona può dirmi rapidamente come mi semplificherà la vita, allora sono propenso a saperne di più.
Materia Righe
Dedichiamo così tanto tempo alle nostre e-mail che spesso dimentichiamo l'oggetto. Ma le righe dell'oggetto per le e-mail personali sono importanti tanto quanto lo sono per le e-mail di marketing (in cui ossessioniamo scrupolosamente ogni parola e testiamo febbrilmente diverse opzioni per vedere cosa funziona meglio).
È facile scorrere o ignorare le linee tematiche generiche, quindi ecco alcune che eviterei totalmente:
- introduzione
- Saluti da Elliott
- Seguito da
- Piacere di conoscerti
Perché? Perché sono generici e potrebbero venire da chiunque. Non ti distinguerai. Invece prova qualcosa del genere:
- Abbiamo stretto la mano all'evento Smith Charity ieri sera
- Introduzione per la persona 1 e la persona 2 da connettere
- Probabilmente non leggerai un'altra email come questa oggi
Potrebbero essere un po 'fuori dal comune, ma probabilmente sono diversi da qualsiasi altra cosa nella posta in arrivo della persona.
La cattiva notizia è che, quando si tratta di contattare un contatto importante, è possibile fare tutto nel modo giusto e non avere ancora una risposta. Ma hey, quando qualcuno legge alcune centinaia di e-mail al giorno, potrebbe non arrivare sempre alla tua. Non prendere il silenzio come rifiuto: leggi invece i nostri consigli su come essere piacevolmente persistente e mantenerlo. Nel tempo, seguire queste regole aumenterà le tue possibilità di ottenere una risposta a una percentuale maggiore delle tue e-mail.
