Ammettiamolo: i boss non sono perfetti. E a volte, hanno bisogno di saperlo. Sia che le lunghe riunioni di squadra del tuo manager piene di storie personali impediscano a tutti di svolgere il lavoro o che le sue partite urlanti quotidiane mettano a rischio le tue relazioni con altri dipartimenti, a volte devi condividere un feedback costruttivo con il tuo capo.
E quando lo fai, può essere piuttosto scoraggiante. Prendi l'ovvia paura di ritorsioni per averle detto qualcosa che non voleva sentire e aggiungi le conseguenze indesiderate di essere percepito come un lamento, e hai un cocktail difficile da ingoiare.
Per quanto possa essere spaventoso, ci sono alcuni passi che puoi fare per essere sicuro che qualsiasi conversazione di feedback sia sia diplomatica che produttiva.
Considera il rapporto costi-benefici
Ho notato nel corso degli anni che le persone sembrano molto più a loro agio nel condividere le proprie opinioni rispetto a quando ho iniziato, il che può essere una buona cosa. Ma, di conseguenza, a volte le persone dicono che le cose che avrebbero potuto essere meglio non dette, o almeno, avrebbero dovuto essere dette in modo più diplomatico.
Quando ho iniziato come manager, avevo un dipendente del genere. Era brillante e un grande lavoratore, quindi ho spesso apprezzato il suo candore in relazione alla risoluzione quotidiana dei problemi. Ma quando mi ha messo alle strette davanti a tutta la squadra e mi ha detto che stavo svolgendo un compito in modo errato, sono rimasto sbalordito. In un istante, aveva distrutto la mia credibilità con la squadra (per non parlare della mia fiducia).
Peggio ancora, quando l'ho preso da parte per discutere, si è rivelato che non stavo facendo nulla di male, ma diverso da come aveva fatto il loro vecchio manager. Nel tempo, entrambi abbiamo riconosciuto che il mio approccio ha funzionato altrettanto bene, ma ci sono voluti mesi per riparare il danno alla mia fiducia e alla mia autorità. Il prezzo di quel commento era piuttosto alto, con poco o nessun beneficio.
Sebbene il feedback sia importante per entrambi, prenditi il tempo per valutare se i tuoi input devono davvero essere consegnati, in che modo la loro condivisione avrà un impatto sul tuo manager e se tali informazioni finiranno per aiutarti o ferirti nel lungo periodo. Come si suol dire, scegli le tue battaglie. Fornisci il feedback che pensi davvero che il tuo capo debba ascoltare, e fallo nel modo giusto.
Scrivilo
Dire che il tuo capo non sta soddisfacendo le tue aspettative è spaventoso, quindi non fare affidamento sulle tue abilità di improvvisazione per condurti in questo tipo di discussione. Invece, prenditi del tempo per raccogliere e scrivere i tuoi pensieri.
La prima volta che ho contattato un manager per un problema che stavo riscontrando con la sua esibizione, ho pensato che avrei potuto semplicemente spiegarlo e non mi sono preso la briga di annotare qualsiasi nota. Dopo circa 30 secondi dall'inizio della conversazione, mi sono pentito profondamente di questa svista. Prima di tutto, il mio capo non si aspettava di ricevere feedback da un dipendente al di fuori della stagione delle revisioni annuali, quindi sono stato immediatamente preso dal tentativo di spiegare me stesso e perché eravamo lì. Quando mi sono imbattuto in una spiegazione, ero così legato alla lingua e nervoso che ho finito per sfocare tutto ciò che mi ha infastidito. Inutile dire che quella conversazione non è andata bene.
Annota alcune aree di interesse generale, concentrandoti su questioni che ritieni siano veramente cruciali da affrontare e su tutti i dettagli di supporto che aiuteranno a scatenare una discussione produttiva: le frenetiche telefonate che ricevi dal suo capo quando è in ritardo di 10 minuti a una riunione, per esempio. Quindi, attenersi alla sceneggiatura. Mentre può essere allettante accatastarsi su ogni piccola pipì di animali domestici, se non è nei tuoi appunti, non tirarlo su. Mantieni la discussione focalizzata sugli argomenti che hai preparato per affrontare e salva le piccole cose per un'altra volta. Se non è stato abbastanza importante da inserirlo nelle tue note, può aspettare.
Inoltre, non inviare mai queste note a nessuno via e-mail, basta scriverle alla vecchia maniera e distruggerle quando hai finito. A meno che non ci sia un problema serio, nessuno deve saperlo tranne te e il tuo capo, e il rispetto della sua privacy sulla questione assicurerà che entrambi potrete affrontare il problema senza alcun input indesiderato dai vostri colleghi.
Resta di classe e specifico
Importante quanto preparare ciò che dirai è passare del tempo a pensare a come lo dirai. Il modo in cui inizi questa interazione stabilirà il tono dell'intera discussione e può significare la differenza tra una conversazione produttiva e una, beh, terribile.
In conclusione: mantenilo di classe, professionale e gentile. Quando hai a che fare con i tuoi capi, può essere facile dimenticare anche che sono umani e supporre che la loro pelle sia impermeabile alle critiche, ma fidati di me, non lo è.
Anziché limitarti a dire al tuo capo a vuoto, pensi che stia facendo qualcosa di sbagliato, avvicinati a lei privatamente e chiedi se potresti programmare un po 'di tempo per chattare. Quindi, falle sapere di cosa vorresti discutere in termini generali, ad esempio, se è abitualmente in ritardo per le riunioni del mattino, dille che ti piacerebbe avere i suoi pensieri sulle riunioni del mattino. Dandole il giusto contesto, le darai la possibilità di iniziare a riflettere su come migliorare la situazione e potresti persino ispirarla ad affrontare il suo ritardo prima che tu debba. Ma, anche se devi farlo direttamente, mantenendo la tua professionalità, contribuirai a far sì che il tuo feedback sia ascoltato in un ambiente costruttivo.
Ricorda, questo non è un pass gratuito da scaricare sul tuo capo, piuttosto, è un'opportunità per te per mostrare come gestisci una particolare situazione o come in modo specifico puoi lavorare meglio insieme. Dopo tutto, è quello che stai cercando di ottenere.
Diffidare di feedback sollecitati
Infine, un avvertimento sulle richieste di feedback da parte del tuo capo: questo può sembrare controintuitivo: se ti chiede effettivamente un feedback, significa che vuole ascoltare tutti i tuoi pensieri, giusto? Bene, questo è solo parzialmente vero. Se chiedi al tuo altro significativo come appari quei jeans che hai appena comprato, una parte di te vuole una risposta onesta, ma l'altro spera in una brillante recensione. Non è così diverso con il tuo capo.
La prima volta che un capo mi ha chiesto un feedback, non mi ero reso conto che stesse cercando di ottenere risposte ad alcune domande specifiche, piuttosto che il mio contributo generale su come stava facendo. Aveva appena avuto una revisione con il senior management e sentivano che il suo team aveva bisogno di maggiori indicazioni su una particolare offerta di prodotti, quindi stava parlando con l'intero team per avere un'idea di quanto si sentissero a proprio agio con le informazioni che aveva fornito. A quanto pare, non voleva sapere che trovavo demoralizzante la sua abitudine al ritardo e i lunghi pranzi.
Se un manager viene da te per un feedback, assicurati che le stai dando entrambi quello che vuole e che tu abbia la discussione alle tue condizioni. Ad esempio, se il tuo capo si avvicina alla tua scrivania e ti chiede come pensi che stia facendo, dille che apprezzi l'opportunità di condividere i tuoi pensieri e chiedile di entrare in maggiori dettagli su ciò che spera di imparare.
Quindi, quando hai un'idea migliore di ciò che sta cercando, prova a programmare un orario specifico per parlare, così avrai il tempo di riflettere sulle risposte. Fidati di me, sarà una conversazione migliore e più produttiva per entrambi. Inoltre, riconosci che se stai pianificando di sollevare critiche, dovresti seguire i passaggi da 1 a 3 sopra. Solo perché il tuo capo ha chiesto il feedback non significa che dovresti evitare la preparazione, e solo perché ha chiesto come sta gestendo il progetto non significa che vuole sentire che sta rovinando tutto.
La condivisione del feedback con il tuo capo richiede molta riflessione, preparazione ed empatia: non è qualcosa che ti avvicini alla leggera. Ma, con un'attenta pianificazione, puoi ancora dare al tuo manager il feedback di cui ha bisogno per aiutare entrambi a riuscire.
