Ricordo il tempo in cui dovevo entrare nell'ufficio del mio capo e dirle che avevo dato fuoco alla stampante e che stava lampeggiando un messaggio che diceva: "Ink Burning".
Per fortuna, era solo uno stratagemma in modo che lo staff potesse cantare il suo "Happy Birthday", ma la parte piuttosto sorprendente della storia è stata la sua reazione. Non fece nulla, tranne che chiedermi di lasciare l'incontro. Non è stato fino a quando sono tornato una seconda volta in modalità panico (falso) full-on che è finalmente scesa nella sala delle pause per vedere l'intero staff in piedi intorno a un piatto di cupcakes.
Quando le chiesi perché all'inizio non era venuta giù - voglio dire, un incendio è piuttosto grave, giusto? - disse, "Ho pensato che sarebbe potuta succedere una di queste due cose: o l'avresti risolto, o il fumo l'allarme suonerebbe e tutti dovremmo evacuare. Ma fino a quando non è successo, intendevo finire il mio incontro. ”Significa, è venuta giù la seconda volta perché avevo trovato qualcosa che meritava davvero la sua attenzione: il pensiero di me che mi lanciavo in una zona comune.
Impara dalla mia esperienza: se hai cattive notizie e hai davvero bisogno dell'attenzione del tuo capo, ci sono tre cose che dovresti sempre prendere in considerazione.
1. Scegli il tuo momento
Abbiamo pianificato la sorpresa del mio capo durante una riunione, perché tutti erano coinvolti ed è stato il momento perfetto per noi. Ma avevamo giudicato male la fedeltà del mio capo ai suoi impegni. Quindi, in primo luogo, è fondamentale trovare il tempo che avrà più senso per il tuo supervisore (perché, sì, può variare da quando funzionerebbe per te) e considerare la questione dell'urgenza non dal tuo punto di vista, ma dal suo .
Ad esempio, supponiamo che si blocchi il server. Potresti pensare di dover dire al tuo capo proprio in questo secondo, ma potrebbe essere meglio chiamare prima il supporto tecnico e vedere se c'è una soluzione semplice? O forse hai un brutto incontro con un cliente importante. Potresti volere un po 'di tempo per elaborarlo e riformularlo con un collega, ma se c'è la possibilità che il cliente chiamerà il tuo supervisore APPENA POSSIBILE, probabilmente dovresti dare la notizia prima che ci siano sorprese non così piacevoli.
Se hai bisogno di parlare immediatamente con il tuo capo, specialmente per motivi personali, fai di tutto per esprimere che si tratta di circostanze speciali. Inizia la conversazione dicendo: "So che potrebbe non essere il momento migliore, ma ho qualcosa di serio che devo discutere."
2. Scegli le tue parole (e tono) con saggezza
Ora che hai trovato il momento giusto, devi creare il tuo messaggio. Racconta sempre prima la fine della storia: "Ho lottato per la presentazione che ho fatto questo pomeriggio e ho potuto dire che il nostro cliente non era contento". Quindi, scusati (se appropriato) e descrivi i problemi che pensi abbiano contribuito allo snafu. Termina suggerendo i passaggi di azione proposti o chiedendo consigli.
Ricorda che il modo in cui fornisci notizie difficili guiderà la reazione del tuo capo. Va bene se il tuo tono riflette la gravità della situazione attuale, perché le persone apprezzano la sincerità. Ma resisti alla tentazione di sovra-drammatizzare un problema che sei riuscito a tenere sotto controllo (non importa quanto sforzo ci sia voluto). Ad esempio, "Mi sono reso conto che c'era un problema tecnico nel database e abbiamo trascorso la mattinata a sistemarlo", è sufficiente. Più sei misurato nel modo in cui esprimi le tue notizie, più sarai capace di apparire.
Se la situazione è grave e di natura personale - ad esempio, stai abbandonando o devi andartene immediatamente per motivi personali - inizia l'incontro adottando un approccio meno-è-più. Puoi sempre fornire ulteriori informazioni man mano che la conversazione procede.
3. Disporre i passaggi successivi
Quando c'è un problema a portata di mano, le conversazioni possono andare in due modi: possono essere focalizzate sul problema o focalizzate sulla soluzione. E mentre non puoi controllare come il tuo capo dirige le sue domande, ad esempio "Come è potuto succedere?" Rispetto a "Cosa pensi che dovremmo fare al riguardo?", Puoi scegliere come strutturare le tue risposte.
Dopo aver analizzato ciò che è accaduto, cambia marcia dicendo: "Ecco cosa immagino per i prossimi passi". Se il tuo capo continua a riportarti al problema, usa frasi lungimiranti come "È esattamente per questo che penso dovremmo fare i seguenti passi in modo che non accada più. "
Le situazioni difficili possono (di solito) essere attenuate quando si ha un piano per quello che succederà dopo. Se non conosci i passaggi successivi, almeno essere in grado di identificare il supporto di cui hai bisogno ora o in futuro, perché, dopo tutto, entrambi desideri un risultato positivo.
Affrontare le cattive notizie è abbastanza difficile e condividerle con il tuo capo può essere decisamente doloroso. Ma usa questi suggerimenti per avere una conversazione produttiva e minimizzerai ulteriori danni.
