Ti senti mai come se stessi urlando in un buco nero quando invii un'email o lasci un messaggio vocale a qualcuno? Trasmetti la tua richiesta nell'universo e poi ti siedi alla scrivania con le dita incrociate, sperando in una risposta tempestiva.
Grazie al mio lavoro nel mondo delle pubbliche relazioni, ho visto tutto quando si tratta di messaggi senza risposta. Ho gestito la corrispondenza con i clienti CEO (aka quelli perennemente occupati), i dirigenti e i team legali dei clienti dei miei clienti (aka quelli che pensano che non sia importante), e i media (aka quelli che non lo fanno voglio trattare con le persone PR). E lungo la strada, ho imparato molto su come ottenere risposte quando ne hai bisogno.
Indipendentemente dalla causa del ritardo, ecco alcuni suggerimenti per far prestare attenzione a quei soccorritori lenti (e sì, fastidiosi).
Effettua la connessione
Innanzitutto, quando ti connetti con un'altra persona, devi dargli un motivo per voler aiutarti.
Inizia evitando errori che disconnettono istantaneamente il ricevitore. Scrivere in modo errato il suo nome è un buon esempio: so che è di base, ma non posso dirti quante e-mail ricevo per Ashely o Ashleigh - e quando lo faccio, mi trovo immediatamente infastidito e meno probabilità di rispondere rapidamente. Inoltre, cerca di non sembrare un tono di vendita (ad esempio, "Vorrei parlarti di …") - nessuno vuole occuparsene.
Invece, attira l'attenzione del tuo contatto rendendo tutto rilevante per lui o lei. Mi piace esprimere tutto il possibile con "te", ad esempio, invece di dire "Ho bisogno che tu guardi questi moduli", ad esempio "Il tuo cliente ha bisogno dell'approvazione su questi moduli". È un trucco semplice ma efficace.
Puoi anche fare appello alle persone giocando alla loro personalità o ai pulsanti di scelta rapida. Ad esempio, qualcuno che ha un po 'di un ego probabilmente risponderà meglio a un riconoscimento di quanto sia importante (ad es. “Capisco l'importanza del tuo tempo, quindi suggerisco di prendere una telefonata di 10 minuti per discutere il caso studio. ”).
Rendi facile rispondere rapidamente
Anche se il tuo contatto è interessato ad aiutare, qualcuno che è impegnato non avrà il tempo di estirpare attraverso un'e-mail contorta o di ascoltare un lungo messaggio incoerente. Quindi, assicurati di semplificare il tuo messaggio e rendere più semplice la risposta rapida usando le seguenti tattiche.
Avere un oggetto informativo
Usa la riga dell'oggetto per indicare subito le tue necessità e aiutare il destinatario a dare priorità alla tua richiesta. Iniziare con qualcosa come "Per la revisione", "Richiede feedback" o "Rispondi entro martedì" è un modo rapido per chiarire le tue aspettative fin dall'inizio.
Vai dritto al punto
Non perdere molto tempo nel tuo messaggio con informazioni o informazioni non pertinenti. Sii educato con un rapido, "Spero che questa mattina ti stia trattando bene", quindi tuffati nell'introduzione e nella ragione per accontentare il ricevitore. Mantieni anche questo semplice (ad esempio, "Il tuo cliente X e io lavoriamo insieme su Y, e sono stato informato che sei il miglior contatto per Z").
Date scadenze assegnazioni
Per evitare che la tua e-mail o la tua casella vocale vengano inserite nella pila di "ogni volta che ci arrivo", poni domande specifiche o fornisci elementi di azione e fornisci una sequenza temporale per quando preferisci una risposta. Con alcuni progetti e clienti, ho riscontrato successo affermando: "Per favore, fornisci feedback entro venerdì. In quel momento, aggiornerò e invierò questo documento al resto del team per la revisione. "È un bel modo di implicare, " Se non ci arrivi in tempo, hai perso la voce in merito. “.
Fornire una raccomandazione
Se stai cercando una risposta a una domanda o una soluzione a un problema, fornisci sempre alcune opzioni diverse e il tuo consiglio. In questo modo, la persona che stai contattando deve pensarci meno e può rispondere rapidamente "Sì, la tua raccomandazione va bene" o "Andiamo con l'opzione # 1".
Segui in modo intelligente
Quindi hai semplificato la risposta del destinatario e non ricevi ancora una risposta. E adesso? È tempo per il follow-up. Può essere difficile bilanciare l'essere utile e l'essere fastidioso in questa fase, ma è possibile seguire la corretta linea di comunicazione.
Dopo la tua e-mail iniziale, prendi un breve follow-up che ha senso in base alla tua scadenza. Questa e-mail dovrebbe includere la tua e-mail originale con una breve frase in alto che ricorda al tuo contatto la richiesta e la scadenza originali. Inoltre, assicurarsi di ricollegare tutti i materiali richiesti.
Una seconda email e non ricevi ancora risposta? Tempo per una telefonata. (Attendi almeno 24 ore dopo aver inviato l'e-mail di follow-up, a meno che tu non abbia assolutamente bisogno di qualcosa prima.) Sia che porti la persona al telefono o lasci un messaggio vocale, sii breve. Ricordagli l'email originale, chi sei e di cosa hai bisogno.
Indipendentemente da come seguirai, parti sempre con il prossimo passo nelle tue mani: "Ti seguirò di nuovo domani" o "Se non ti risponderò entro la fine della giornata, sarò incorporando il resto del feedback del team e inviandolo al cliente ".
E assicurati di tenere traccia di tutti i tentativi di contattare la persona: fare riferimento a loro può aiutare a indicare la tua urgenza e può rivelarsi utile se sei costretto a ricorrere al backup per aiutarti.
Estrarre le pistole grandi
In tale nota, se hai provato a contattare qualcuno più volte senza successo, prova a copiare altre parti sulle tue richieste. Rispondi alla tua e-mail originale (di nuovo), aggiungi un messaggio "Volevo solo effettuare il check-in nell'e-mail di seguito. Hai avuto la possibilità di …? ”E di copiare il tuo capo, il cliente o chiunque altro lo stimoli. Non è la mia cosa preferita da fare e potresti irritare un po 'il ricevitore, ma ti darà sicuramente una risposta in un pizzico.
L'ultima opzione è quella di trovare un altro contatto in grado di rispondere alla tua domanda o spingere il ricevitore originale a rispondere. Questo potrebbe essere un contatto interno con il quale hai una buona relazione o qualcuno con più potere. Avvertenza: quando si raggiunge questa situazione, non si deve mai incolpare il contatto originale. Invece, basta inquadrarlo come "Ho bisogno di muovermi al più presto - mi puoi aiutare?"
Chi sapeva che un'e-mail o un messaggio vocale potevano essere così complicati? Indipendentemente dal settore in cui ti trovi, la corrispondenza con gli altri è quasi sempre una necessità e, sfortunatamente, esisteranno sempre dei colpi lenti. Ma con questi suggerimenti, dovresti essere in grado di ottenere le risposte di cui hai bisogno in modo tempestivo (o, almeno, ad un certo punto). Ora esci e ottieni alcune risposte!
