Non sono un matematico, ma stimerei che ricevo tra 100 e quattro miliardi di e-mail al giorno. E per quanto mi piacerebbe rispondere a tutti, non è possibile. Non se voglio fare altre cose con la mia vita, come passare attraverso la mia lista di cose da fare e stabilire un contatto visivo con altri esseri umani.
Quindi, come faccio a decidere chi riceve una risposta e chi si perde nella mia casella di posta per sempre? Bene, mi metto il costume di Dio, chiudo gli occhi e vedo cosa succede.
Scherzando, quell'hack di produttività si è rivelato essere un busto totale. Invece, lavoro attraverso i miei messaggi con le migliori intenzioni. Enfasi sulle migliori intenzioni perché gli oggetti scivolano attraverso le fessure. E se lo fanno, di solito è per i seguenti motivi:
1. Non hai considerato la mia disponibilità
Vedo questo pop-up e penso "Sicuro!" Tuttavia, apro l'allegato e vedo che sono 65 pagine. E sono circa 64 le pagine in più di quelle che posso leggere nei 10 minuti di riserva che ho oggi.
In un mondo ideale, svuotare il mio programma, sviluppare l'abilità per raddoppiare la mia velocità di lettura e darti il mio feedback più brillante. Ma è molto più probabile che supporrò che sarò in grado di "trovare il tempo" ad un certo punto, quindi non essere in grado di farlo, e quindi non ricordare di aver ricevuto la nota fino alla fine della riunione.
Non appena sai che vorrai i "pensieri" di qualcuno, invia questo: mi piacerebbe ricevere il tuo feedback sulla mia presentazione di 65 pagine prima di venerdì prossimo. So che è molto da leggere, quindi fammi sapere quando sarebbe un buon momento per me inviarlo.
2. Non hai chiesto nulla
Hai detto che la tua presentazione per la prossima settimana è qui. E infatti, è proprio qui, allegato a questo messaggio come promesso.
Ma non sono davvero sicuro di cosa hai bisogno da me adesso. Desideri un feedback generale? Conferma che l'ho visto? Forse un'emoji faccia da occhiolino?
Ogni singola e-mail dovrebbe includere un passaggio successivo (anche se "non è necessaria alcuna risposta"). Non vuoi mai lasciare il destinatario pensando: "Uhm, ok, grazie?"
Prova questo per dimensioni: ecco la mia presentazione per venerdì prossimo. Mi piacerebbe la tua esperienza nella scelta del meme SFW appropriato. Fammi sapere se hai qualche idea!
3. Non hai chiarito perché sono stato invitato al Partito CC
Ciao, ciao, perché sono qui? Mentre è sempre un onore essere incluso in ciò che presumibilmente si trasformerà in una catena di e-mail senza fine che tormenta i miei sogni, lo vedo e sono immediatamente confuso. Questa è la prima volta che sento parlare di questo progetto e, senza alcun contesto, non riesco a concludere praticamente nulla sul motivo per cui vengo coinvolto.
Invece di "fare un giro tra le persone" e sperando che lo capiscano, sillaba cosa vorresti da tutti: Jenni: La sequenza temporale di seguito funziona per il tuo team per creare meme SFW? Tom: Puoi ricontrollare se sono effettivamente sicuri per il lavoro?
4. Non hai utilizzato una data di scadenza
Mentre avrò tutte le intenzioni di rispondere a questo, probabilmente non lo farò. E non è perché hai chiesto di prendere in prestito un gatto senza alcun contesto. Ma piuttosto perché prima ancora di pensare di rispondere, devo tornare a tutti quelli che sono entrati nella mia casella di posta con una scadenza chiara. Quindi questo continuerà a essere cancellato nella mia lista fino a quando non dimenticherò cosa significhi "inviare i dettagli del gatto Dave".
Fatti un favore e lancia l'ora o la data in cui hai bisogno di una risposta entro. È facile come puoi farmi sapere entro giovedì pomeriggio se hai un gatto che posso prendere in prestito per la mia presentazione venerdì?
5. Non hai usato abbastanza parole che conosco
Non risponderò a questo perché non posso rispondere a questo.
In parte perché non saprei nemmeno da dove cominciare nella mia risposta e in parte perché non sono sicuro che farlo provocherà un virus da qualunque robot abbia violato la tua casella di posta.
Dai una rapida occhiata alla tua email e assicurati che ogni parola abbia almeno una vocale. OK, bene, sei occupato: assicurati che la maggior parte delle parole lo faccia.
Con l'eccezione molto rara, i tuoi colleghi non sono lettori di mente. Né sono perfetti. Sono solo persone come te che stanno cercando di rimanere in cima alla loro casella di posta, mentre fanno il loro lavoro, mentre discutono di cosa mangeranno per cena perché il pranzo era un'ora fa e hanno già fame di nuovo (oh, solo io?).
Anche se non posso garantire che ricevere tutti i miei consigli ti dia un tasso di risposta del 100%, ti sta dando un colpo molto migliore. E se riesci a ottenerlo digitando qualche parola in più, perché non prenderlo?
Ho lasciato qualcosa fuori? Dimmelo su Twitter!
