Qualche anno fa, sono entrato in una posizione dirigenziale in cui, per la prima volta, ero responsabile della supervisione di una squadra di sei. Con il mio MBA in mano e un'analisi approfondita del mio tipo Myers-Briggs, ho pensato che sarebbe stato un gioco da ragazzi gestire e motivare le persone con cui ho lavorato.
Ma, sebbene quegli strumenti si siano rivelati utili, non mi hanno completamente preparato per una delle parti più difficili dell'essere un manager: dare revisioni annuali delle prestazioni. Si scopre che i manager li temono tanto quanto i dipendenti! Eppure, nonostante la nostra naturale avversione, le recensioni sono una parte inevitabile (e importante) del lavoro e una parte critica della crescita del tuo team. Quindi, se stai mirando a diventare un manager superstar, è ora di diventare il più bravo nelle recensioni che puoi.
In questo spirito, ecco come iniziare.
Le basi
Potresti essere tentato di mettere insieme il tuo feedback positivo per i tuoi dipendenti la settimana prima di una revisione, ma probabilmente sai già che non dovresti. Dovresti considerare il processo come un'attività che dura tutto l'anno e pensare in anticipo con largo anticipo. La pianificazione ti aiuterà a fornire un feedback più completo e, quando si ripete la stagione delle recensioni, non ci saranno sorprese per te o per i tuoi dipendenti, ed è questo ciò che dovresti cercare.
Inizia identificando il periodo migliore dell'anno per condurre le tue recensioni. Scopri se la tua organizzazione ha una pianificazione o un processo preferito (la maggior parte delle grandi aziende) e considera quando si svolge il processo di budget o quando hai la possibilità di distribuire bonus. Se hai flessibilità, vuoi evitare stagioni di lavoro ad alto volume, perché il processo di preparazione e feedback può essere impegnativo e intenso e nessuno vuole fare recensioni durante la stagione intensa.
Successivamente, costruisci la tua cronologia annuale di conseguenza e comunica i tempi ai tuoi dipendenti. Nulla di una recensione, dal contenuto alla tempistica, dovrebbe mai essere una sorpresa.
Ora, per motivi di semplicità, supponiamo che la stagione delle recensioni si concluda alla fine dell'anno, a dicembre. Ecco come dovrebbe essere il tuo programma annuale:
Gennaio (inizio dell'anno)
Imposta obiettivi e aspettative
All'inizio dell'anno, organizza un incontro con i tuoi dipendenti per condividere i tuoi obiettivi e le aspettative annuali per il team. Quindi, incontrali individualmente per stabilire i loro obiettivi di performance. Ciò non solo garantisce che tutti siano chiari sulle loro aspettative per l'anno, ma fornisce anche una chiara struttura da seguire ogni volta che si discute delle prestazioni nei prossimi mesi.
Il modo migliore per stabilire gli obiettivi è utilizzare il framework SMART ( S pecific, M easurable, A chievable, R esults, bound to T ime-bound). (Hai bisogno di un primer? Ottieni informazioni di base qui.) E ricorda che mentre gli obiettivi dovrebbero essere specifici per il ruolo di ogni persona, dovrebbero anche essere chiaramente allineati con gli obiettivi organizzativi in modo che i dipendenti possano vedere come le loro prestazioni influenzano l'intero team.
Dopo le riunioni, digitare gli obiettivi dell'azienda e quelli di ciascun dipendente e inserirli in un'e-mail. I tuoi dipendenti apprezzeranno sapere che stanno lavorando dalla stessa copia che sei e avranno una tabella di marcia chiara da seguire per tutto l'anno.
Marzo, giugno e settembre (ogni 3 mesi o mensilmente)
Tenere riunioni Touch-Base
I manager spesso si lasciano prendere dal panico per riassumere e commentare le prestazioni delle persone durante le recensioni, ma la verità è che nulla di ciò che si copre in quell'incontro annuale dovrebbe essere una nuova informazione. Piuttosto, dovresti tenere traccia degli obiettivi dei tuoi dipendenti e dare loro feedback durante tutto l'anno. Indipendentemente dal fatto che tu preferisca effettuare check-in mensili o trimestrali, pre-pianifica queste riunioni all'inizio dell'anno in modo che non vengano spinte al back burner.
Prima di ogni incontro, preparare un breve ordine del giorno. Dovresti rivedere gli obiettivi annuali del dipendente, discutere le aspettative che hai delineato e rispondere a qualsiasi domanda o incarico aggiuntivo che hai. Se ci sono metriche trimestrali o aggiornamenti di progetti a lungo termine da rivedere, ora è il momento di farlo.
Ti consigliamo inoltre di dedicare del tempo a dare a ogni persona un feedback informale sulla sua esibizione, tra cui offrire elogi nei casi previsti e affrontare eventuali problemi in corso o potenziali. (Sì, questa è la parte difficile.) Una cosa che ho trovato utile è inquadrare i commenti in termini di comportamenti che qualcuno dovrebbe iniziare , fermare o continuare : forse ti piacerebbe che un dipendente iniziasse a inviarti email su altri manager, smettono di fare lunghe pause pranzo o continuano a consegnare progetti prima della scadenza. Trasforma anche questa in una conversazione e chiedi a ciascun dipendente di condividere i propri pensieri e domande.
Dopo ciascuna di queste riunioni, prendi appunti su ciò che hai discusso. Fidati di me: quando la fine dell'anno si chiuderà, sarai felice di avere queste note per aiutarti a riassumere l'anno e ricordare ciò di cui hai discusso con le persone nei primi due trimestri.
Ottobre / novembre (due mesi prima della revisione)
Chiedi ai tuoi dipendenti di preparare
Un paio di mesi prima delle recensioni effettive, pianificare le date degli incontri ufficiali con ciascun membro del team. A questo punto, dovresti anche chiedere loro di iniziare a mettere insieme una raccolta dei loro risultati annuali. Inizia con qualsiasi modulo ufficiale che la tua azienda desidera che tu usi, o crearne uno tuo, chiedendo a ciascun dipendente di elaborare un riepilogo delle sue responsabilità lavorative chiave, il lavoro di progetto corrente e un riepilogo degli obiettivi e dei risultati.
Può anche essere utile che ogni dipendente completi un'autovalutazione scritta. Ciò non solo aiuta i dipendenti a sentirsi come se avessero voce in capitolo nel processo, ma li sfida a dare uno sguardo onesto al proprio comportamento sul lavoro, il che è utile quando si parla delle loro prestazioni. Le migliori autovalutazioni includono 6-10 domande a risposta aperta, quali: Quali risultati sei più orgoglioso di quest'anno? Dove sei stato all'altezza delle aspettative e degli obiettivi della squadra o di te stesso? Quali sono le tue aree di crescita e come le stai affrontando? Ci sono cose che il tuo manager può fare per supportare ulteriormente i tuoi progressi e il tuo successo?
Novembre (sei settimane prima della revisione)
Preparati come manager
Nel frattempo, dovresti passare i mesi prima delle recensioni a compilare le tue note e i tuoi risultati per ciascun dipendente. Inizia a raccogliere sia le misure quantitative delle prestazioni dei dipendenti, come i rapporti sulle vendite, i registri delle chiamate e i rapporti sulle scadenze, sia le misure qualitative, che potrebbero includere il feedback dei clienti e dei clienti o la tua osservazione personale. Estrai anche quelle note che hai preso durante l'anno nelle tue riunioni touch-base.
Uno strumento comune è la revisione a 360 gradi, che si basa su un'autovalutazione dei dipendenti e revisioni tra pari, nonché su feedback superiori e subordinati. Puoi trovare una versione molto semplice su HowsMyWork.com o una versione più estesa su Inc.com. Non esitate ad adattare questi modelli per soddisfare le vostre esigenze.
Mentre rivedi i risultati, chiediti quanto segue: questa persona sta raggiungendo i suoi obiettivi, le tue aspettative e gli indicatori di successo dell'azienda? In caso contrario, perché … e puoi cambiarlo? Se sì, ci sono premi, riconoscimenti o progetti più grandi che puoi assegnare per rafforzare i tuoi artisti di punta? È qui che arrivano i bonus!
Dicembre (1 mese prima della revisione)
Prepara la tua documentazione
Dopo aver svolto tutte le tue ricerche, è tempo di compilare l'autovalutazione di ogni dipendente, tutti i feedback esterni e tutti i dati pertinenti: utilizza queste informazioni per preparare moduli di valutazione, lettere scritte che spiegano il tuo feedback e punti di discussione per il tuo viso- discussione frontale.
Innanzitutto, cerca il formato o la struttura che desideri utilizzare. Qui hai una certa flessibilità, ma scegli una struttura che sia completa e che aiuti il tuo dipendente a seguirlo. Ad esempio, è possibile strutturare la revisione attorno agli obiettivi prefissati, parlarne uno alla volta o attorno ai principali progetti dell'impiegato, andare progetto per progetto e discutere obiettivi pertinenti mentre si procede.
Quindi, indipendentemente dal formato che decidi, vorrai identificare entrambe le aree di affermazione e incoraggiamento, nonché eventuali aree di preoccupazione (o aree in cui un dipendente può continuare a crescere). Per ogni categoria, seleziona 2-3 aree principali su cui concentrarti, in modo che la conversazione risulti sostanziale, ma focalizzata. Sviluppa punti di discussione supportati dai dati raccolti, quindi, per ogni punto, includi un riepilogo delle tue aspettative future e gli elementi di azione correlati a questo obiettivo. (I dipendenti, in particolare i dipendenti ben performanti, odiano uscire da una recensione sentendosi come se non ne avessero ottenuto nulla, o come se non fossero sicuri di cosa fare dopo. Quindi, anche nelle aree in cui qualcuno sta andando bene, dovresti pensare sui passi successivi e gli obiettivi futuri o "allungati".)
Con tutte queste risorse a portata di mano, sarai pronto per avere una conversazione significativa con ogni membro del tuo team.
Fine dicembre
Tenere la riunione di revisione di persona
Ora è il momento di sedersi con i dipendenti per la revisione ufficiale. Questa è la parte più difficile del processo, ma è anche la più importante. Quindi, rimanete sintonizzati per la prossima parte della nostra serie, in cui imparerete come condurre una recensione, tra cui approfondimenti su come gestire diversi tipi di personalità e sollecitare efficacemente il feedback.
