Dare feedback ai dipendenti non deve essere l'esperienza dispendiosa in termini di tempo, energia e disagio emotivo che i manager temono. In effetti, gli studi dimostrano che un maggiore feedback in dosi più piccole funziona meglio per tutti rispetto alle tradizionali riunioni di check-in a cui molti capi di default sono inadempienti.
Ora, ci sono due chiavi - insieme alla pratica - che sono necessarie da tenere a mente ogni volta che si danno critiche costruttive. Il miglior feedback è breve e puntuale, e include qualcosa che il dipendente può usare per fare meglio il proprio lavoro, ora.
Ti chiedi come essere breve e utile? Basta ricordare questa formula di tre parole: Job-Extra-Annoying.
Lavoro
Inizia la sessione con il tuo punto di vista su come sta facendo il dipendente nel completare le attività associate alla sua descrizione del lavoro. Tocca le cose che dovrebbero fare, giorno dopo giorno. (Nota: questa è l'unica parte del processo di feedback che è obbligatoria, le due categorie successive sono opzionali, a seconda di ciò che è più rilevante.)
Extra
Questo significa sforzo extra. Prendi nota di tutte le cose speciali che hanno fatto al di sopra e al di là delle loro responsabilità lavorative quotidiane (supponendo che si applichi).
Fastidioso
Se necessario, termina prendendo nota di eventuali comportamenti fastidiosi o problematici associati al loro lavoro che hai notato. Naturalmente, non userai la parola "fastidioso".
Ecco un esempio per mostrarti questa formula in azione.
Megan era un team leader per un team di prodotti di vendita e assistenza. Il suo lavoro le richiedeva di svolgere le stesse attività di tutti gli altri, gestendo al contempo i loro programmi e supervisionando la loro qualità ed efficienza e rivedendo il completamento quotidiano delle attività del gruppo. Al loro check-in settimanale il capo di Megan iniziò con il "feedback sul lavoro", dicendo:
“Megan, posso dire al tuo team che sta andando alla grande per quanto bene lavorano insieme e rivedendo i loro rapporti quotidiani. Una parte importante del tuo lavoro è rivedere e firmare i rapporti giornalieri. Ammiro quanto bene stia andando il tuo gruppo, ma questi rapporti non sono facoltativi, abbiamo bisogno che tu li riveda e li firmi, anche quando le cose vanno bene. "
Tramite un altro manager della compagnia, il capo di Megan venne a sapere che era rimasta in ritardo per aiutare un compagno di squadra che stava facendo fatica a mettere insieme un buon programma. Ha usato questo come suo "feedback extra:"
“Ho scoperto che hai aiutato Bill a sistemare il programma della sua squadra. È fantastico! Questo tipo di lavoro va ben oltre la descrizione del tuo lavoro e aiuta a migliorare tutti noi. Grazie!"
Nella categoria "fastidiosa", il capo di Megan l'aveva notata mentre usava il telefono durante le riunioni, anche se c'era una regola ben nota ma non scritta che era proibito.
“Ho notato che hai utilizzato il telefono più di una volta durante le riunioni. Quando lo fai, è perché è successo qualcosa di urgente o sei multitasking perché la parte della riunione che ti coinvolge è finita? Sai che non dovremmo, quindi sono curioso di sapere cosa sta succedendo. "
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Ma non devi alarlo.
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Usando la formula "Job-Extra-Annoying", il capo di Megan ha dato il suo feedback in sole otto frasi. Ora possono passare il resto del tempo a parlare di come aiutare Megan a migliorare i settori citati. (Per ribadire, la parte "lavoro" della discussione potrebbe essere l'unico elemento che deve essere discusso, il resto potrebbe non essere applicabile per ogni sessione di feedback.)
Se non sei sicuro di come iniziare a distillare i tuoi pensieri in una sessione di feedback riuscita e breve, ecco un semplice processo in cinque passaggi che ti renderà più semplice.
I manager più efficaci identificano regolarmente le aree di miglioramento in modo che i loro dipendenti possano crescere. Non lasciare che i vincoli di tempo ti trattengano! Per quanto possa sembrare difficile, è del tutto possibile avere delle ottime discussioni di feedback con i dipendenti in 5-10 minuti.
Provalo, e sono sicuro che noterai la differenza!
