Eseguire una stampa unione di Microsoft Word da Excel

Utilizzando MicrosoftStampa unione funzione, è possibile inviare lo stesso documento con lievi modifiche a un gran numero di destinatari. Il termine unione deriva dal fatto che un documento (ad esempio una lettera) viene unito a un documento di origine dati, ad esempio un foglio di calcolo.

I dati per questo tutorial possono essere compilati con la maggior parte delle versioni di Microsoft Excel, tra cui 2007, 2010, 2013, 2016 e Office 365.

La funzionalità Stampa unione di Microsoft Word è compatibile con Word 2010, 2013, 2016 e Office 365.

Parole Stampa unione funzionalità funziona perfettamente con i dati da Excel. Mentre Word consente anche di creare un'origine dati, le opzioni per l'utilizzo di questi dati sono limitate. Se hai già i tuoi dati in un foglio di calcolo, non ha senso ridigitare tutte le informazioni nell'origine dati di Word.

Preparazione dei dati per la stampa unione

In teoria, è possibile utilizzare qualsiasi foglio di lavoro Excel in una funzione di stampa unione di Word senza alcuna preparazione speciale. Tuttavia, è necessario dedicare del tempo per preparare il foglio di lavoro per ottimizzare il processo di stampa unione.

Organizza i dati del foglio di calcolo

I tuoi dati Excel dovrebbero essere organizzati ordinatamente in righe e colonne. Pensa a ciascuna riga come a un singolo record ea ogni colonna come a un campo che inserirai nel tuo documento. Se hai bisogno di un ripasso, dai un'occhiata a un tutorial di immissione dei dati di Excel.

Crea una riga di intestazione

Creare una riga di intestazione per il foglio che si intende utilizzare per la stampa unione. UNriga di intestazione è una riga contenente etichette che identificano i dati nelle celle sottostanti. Excel può essere pignolo a volte a distinguere tra dati e etichette, quindi rendili chiari utilizzando il testo in grassetto, i bordi delle celle e l'ombreggiatura delle celle che sono univoci per la riga dell'intestazione - questo assicura che Excel lo distingua dal resto dei tuoi dati.

Successivamente, quando si uniscono i dati con il documento principale, le etichette vengono visualizzate come nomi dei campi unione, quindi non vi è confusione sui dati che si stanno inserendo nel documento.

È buona norma etichettare le colonne nel foglio di calcolo di Excel, in quanto aiuta a prevenire gli errori degli utenti in futuro.

Metti tutti i dati su un foglio singolo

I dati che si intende utilizzare per la stampa unione devono essere su un foglio; se è distribuito su più fogli, è necessario combinare i fogli o eseguire più fusioni di posta. Inoltre, assicurati che i fogli siano chiaramente indicati, poiché devi selezionare il foglio che intendi utilizzare senza visualizzarlo.

Associazione di un'origine dati in una stampa unione

Per associare il foglio di calcolo Excel preparato con il documento Word:

1. Clicca sul Lettere linguetta del nastro.

2. Seleziona il Inizia stampa unione pulsante per accedere a cadere in picchiata.

   Come scriveremo i nostri dati in una lettera per questo esempio, selezioneremo il Lettera opzione dal cadere in picchiata.

3. Seleziona il Seleziona i destinatari pulsante per accedere a cadere in picchiata.

   Vogliamo importare i nostri dati da un foglio di lavoro Excel salvato, quindi selezionare Usa un elenco esistente … opzione.

4. Dalla finestra di dialogo, trova e seleziona il tuo file Excel.

   Clic ok procedere.

5. Dal Seleziona tabella la finestra di dialogo, seleziona il foglio con il tuo tavolo, e clicca il ok pulsante.

   Se Excel ha intestazioni di colonna, assicurati di La prima riga di dati contiene le intestazioni di colonna l'opzione è selezionata.

6. Clicok.

Ora che l'origine dati è stata associata al documento principale, puoi iniziare a inserire il testo o modificare il documento di Word. Tuttavia, non è possibile apportare modifiche all'origine dati in Excel. Se è necessario apportare modifiche ai dati, è necessario chiudere il documento in Word prima di poter aprire l'origine dati in Excel.

Inserimento di campi unione nel documento

1. Clicca ilInserisci campo unione pulsante sulla barra di strumenti Stampa unione per aprire ilInserisci campo unione cadere in picchiata.

2. Evidenzia il nome del campo che vuoi inserire dalla lista e cliccaInserire.

Visualizzazione dei documenti di stampa unione

Quando si inseriscono campi unione in un documento, Word non trasferisce la formattazione dei dati dall'origine dati. Se si desidera applicare la formattazione come corsivo, grassetto o sottolineato, è necessario farlo in Word.

Se stai visualizzando il documento con i campi, selezioni le doppie frecce su entrambi i lati del campo a cui vuoi applicare la formattazione. Se stai visualizzando i dati uniti nel documento, evidenzia il testo che desideri modificare.

Qualsiasi modifica alla formattazione viene eseguita in tutti i documenti uniti, non solo in quello individuale.

Anteprima dei documenti uniti

Per visualizzare l'anteprima dei documenti uniti, fare clic suVisualizza dati uniti pulsante sulla barra di strumenti Stampa unione. Questo pulsante funziona come un interruttore, quindi se vuoi tornare a visualizzare solo i campi e non i dati in essi contenuti, fai di nuovo clic.

Navigare tra i documenti uniti usando il pulsanti di navigazione sul Stampa unione nastro. Sono, da sinistra a destra:Primo record, Record precedente, Vai a registrare, Next Record, e Ultimo record.

Prima di unire i documenti, visualizzali in anteprima tutti o il più possibile per verificare che tutto si sia fuso correttamente. Presta particolare attenzione alla punteggiatura e alla spaziatura attorno ai dati uniti.

Completare il documento Stampa unione

Quando sei pronto per unire i documenti, hai due scelte.

• Unisci alla stampante: Il primo è quello di unirli alla stampante.Se si sceglie questa opzione, i documenti vengono inviati alla stampante senza alcuna modifica. È possibile unire alla stampante facendo clic suUnisci alla stampante bottone a nastro.
• Unisci in un nuovo documento: Se è necessario personalizzare alcuni o tutti i documenti (sebbene sia consigliabile aggiungere un campo di nota nell'origine dati per le note personalizzate) o apportare altre modifiche prima della stampa, è possibile unirle a un nuovo documento. Quando si fondono in un nuovo documento, il documento principale e l'origine dati rimangono intatti, ma si dispone di un secondo file contenente i documenti uniti. Per fare ciò, fare clic suUnisci al nuovo documento pulsante della barra degli strumenti.

Indipendentemente dal metodo scelto, viene visualizzata una finestra di dialogo in cui è possibile indicare a Word di unire tutti i record, il record corrente o un intervallo di record. Fai clic sul pulsante di opzione accanto alla tua scelta e quindi fai clic suok.

Se si desidera unire un intervallo, inserire il numero iniziale e il numero finale per i record che si desidera includere nell'unione prima di fare clicok.

Se si sceglie di stampare i documenti, dopo che la finestra di dialogo è stata visualizzata, viene visualizzato il messaggio Stampare la finestra di dialogo. Puoi interagire con esso come faresti per qualsiasi altro documento.