I viaggi di lavoro ti portano non solo lontano dall'ufficio, ma anche lontano dalla solita routine. Quando non dormi nello stesso letto, mangi lo stesso cibo o lavori alla stessa scrivania, può essere difficile entrare nella tua tipica mentalità laboriosa.
Eppure, nonostante il jet lag e le riunioni back-to-back che probabilmente avete pianificato, ci sono alcuni semplici passi che potete prendere per adeguarvi, rendendo ogni viaggio di lavoro produttivo. Per saperne di più, ho parlato con quattro guerrieri della strada di successo che hanno rivelato i loro segreti per mettersi subito in affari, rimanere concentrati e produrre un ottimo lavoro, anche quando si è in viaggio.
1. Lascia che la tecnologia sia il tuo assistente
Prima di partire, decidi quali dei tuoi gadget ti serviranno meglio durante il viaggio e fai i bagagli di conseguenza. Hai bisogno del tuo laptop per progetti di scrittura pesanti o lo smartphone e il tablet saranno sufficienti? A seconda del focus del tuo viaggio, potresti essere in grado di alleggerire il carico e lasciare alcuni dispositivi a casa.
Qualunque cosa tu decida di portare, avere accesso a una rete Wi-Fi affidabile è essenziale. La maggior parte delle principali compagnie aeree offre questo servizio di volo, ma ricontrolla la disponibilità e i prezzi prima di prenotare un volo. Per i frequent flyer, Amanda Augustine, esperta di ricerca di lavoro per TheLadders, consiglia di acquistare un piano da un servizio come Gogo, un servizio Internet a bordo che copre più compagnie aeree. Ovviamente, dovrai lavorare anche dopo il volo, quindi assicurati di verificare la disponibilità del Wi-Fi nel tuo hotel, centro conferenze e spazio per riunioni.
2. Pianifica tutto
Anche nell'era elettronica, si applicano ancora approcci commerciali di lunga data. "Prima di partire, metti insieme un elenco di ciò che devi portare", suggerisce Meryl Pearlstein, proprietario di MDP Publicity. Considera tutto ciò di cui potresti aver bisogno, dagli abiti da ufficio e per ufficio ai cosmetici e ai caricabatterie, in modo che tutti i tuoi must-have siano fedeli al tuo fianco, anche a miglia di distanza da casa. A molti guerrieri della strada piace anche portare alcuni comfort da casa (come un cuscino da casa o una felpa comoda preferita) per aiutarli ad adattarsi rapidamente ai loro ambienti di casa lontano da casa.
E poiché viaggiare non sembra mai andare esattamente come previsto, assicurati che il tuo elenco di clienti porti potenziali emergenze e ritardi. Se stai controllando una borsa, prepara un cambio di vestiti, uno spazzolino da denti, un po 'di trucco e tutto il necessario per il tuo primo giorno di lavoro all'interno del bagaglio a mano. (Oppure, impara come imballare in modo più efficiente e portare solo un bagaglio a mano!)
Oltre agli elementi essenziali, Dawn Wilcox, amministratore delegato della Social Impact Practice presso Allison + Partners, ama tenere una cartella con il suo programma di volo e i dettagli di viaggio nel suo bagaglio a mano per un facile accesso. In tale nota, suggerisce anche di prenotare sempre un volo diretto anziché uno di coincidenza. Per quanto siano divertenti altre sei ore nell'aereoporto di Las Vegas, i ritardi possono influire seriamente sul tuo umore, produttività e programma delle riunioni.
3. Comunicare al proprio ufficio prima di partire
Una delle parti più difficili dei viaggi di lavoro è tenere il passo con il normale carico di lavoro quando la routine quotidiana improvvisamente non è affatto normale. Quindi, la preparazione è la chiave per assicurarsi che tutto in ufficio rimanga in pista mentre sei via.
Prima di uscire, incontra i tuoi team di progetto per ottenere aggiornamenti sullo stato e rivedere le scadenze imminenti. Agostino sottolinea che è estremamente importante comunicare con il tuo team quando sarai disponibile per telefono o controllando la tua e-mail e quando sarai totalmente non disponibile. Fai anche sapere a tutti come faresti ti piacerebbe essere contattato in caso di emergenza (tramite SMS? Tramite e-mail contrassegnate come "Urgente?"), in modo da poter affrontare questioni urgenti tra le riunioni.
Quindi, imposta il tuo messaggio fuori sede per indicare una persona di riferimento per le domande e imposta le aspettative di comunicazione (ad esempio, "Se hai una domanda relativa alla conferenza di vendita del mese prossimo, contatta Amanda Johnston. Risponderò alle domande generali quando Torno in ufficio lunedì ”.)
4. Acquisire familiarità con la destinazione
Prima di arrivare effettivamente, scopri dove alloggerai e cosa c'è nelle vicinanze. Dov'è il negozio di alimentari più vicino dove puoi prendere degli spuntini? Il centro congressi è raggiungibile a piedi? Pearlstein suggerisce di capire quanto sarà difficile trovare un taxi, soprattutto di notte (se non sei in una zona ad alto traffico, potrebbe essere meglio organizzare un servizio di auto).
Conoscere queste informazioni prima del tuo arrivo ti farà risparmiare tempo prezioso quando ci arrivi, così puoi sistemarti e andare subito al lavoro. (Ma poiché probabilmente dovrai ancora prendere alcune decisioni al volo, carica il tuo telefono o tablet con app che rendono il viaggio molto più semplice, come OpenTable per le prenotazioni per la cena e Uber per il servizio auto.)
5. Impostare le cose da fare da fare durante il percorso
Approfitta del tuo tempo di viaggio per essere produttivo, invece di salvarlo per la tua destinazione. "Fai un elenco di obiettivi per quello che farai in transito", raccomanda Randi Brill, CEO di Quarasan e fondatore di Teacher Peach a Chicago. "Se dici" Lo farò quando arrivo in hotel ", aggiunge, probabilmente non ci riuscirai, dopo un'intera giornata di viaggio, ti stancherai. Ma non ti stancare: Wilcox preferisce lavorare durante i primi tre quarti del suo volo e quindi trascorrere l'ultima tappa in completo relax.
Per aumentare la produttività in transito, prendi in considerazione l'iscrizione a programmi fedeltà per hotel o compagnie aeree o carte di credito aziendali che offrono vantaggi di viaggio. Susan Baroncini-Moe, stratega aziendale di Indianapolis e autrice di Business in Blue Jeans, utilizza le lounge del club della sua compagnia aerea ogni volta che è possibile, ma "investe anche in cuffie di alta qualità con cancellazione del rumore", che la aiutano a lavorare bene in spazi affollati.
6. Trova la tua attenzione
Una volta atterrati e registrati, fai tutto il possibile per ottimizzare il tuo tempo e il tuo comfort, afferma Baroncini-Moe. Se disimballare immediatamente ti aiuta a sentirti più organizzato, o rifornire il tuo mini-frigo con caffè ghiacciato ti fa rivivere al lavoro, riconoscere ciò che ti aiuta a sentirti sistemato e farlo.
Quando lavori nella tua camera d'albergo, Pearlstein suggerisce di sederti a una scrivania o un tavolo e configurarlo per assomigliare al tuo normale spazio di lavoro: disimballa il tuo laptop, trova una presa per il tuo telefono e caricabatterie per computer, connettiti al Wi-Fi, organizza i tuoi file e organizza qualsiasi materiale per ufficio di cui hai bisogno. Con la tua scrivania pronta per andare, avrai un momento più facile per iniziare a lavorare quando fai un salto nella tua camera d'albergo tra una riunione e l'altra.
Ma non importa quanto tu sia produttivo, è anche importante capire come rilassarti alla fine di una lunga giornata. Baroncini-Moe preferisce ricaricarsi con un po 'di tempo da solo: una cena tranquilla, un buon libro, una telefonata con suo marito e la meditazione. Quando trovi il tempo di rilassarti di notte, il giorno successivo sarai più vigile, produttivo ed energico.
Infine, "Approfitta del fatto che stai viaggiando", suggerisce Pearlstein. Alla fine di un viaggio a Vancouver, durante una sosta in aeroporto di due ore, Pearlstein decise di fare un giro turistico della città, tornando appena in tempo per prendere il suo volo. Ovviamente, il motivo principale del tuo viaggio sono gli affari, ma ciò non significa che non puoi vedere anche i luoghi d'interesse.
