Anche quando le tue e-mail non richiedono una risposta immediata, alcune persone pensano di si.
Quindi, quando restiamo fuori dalla rete per alcune ore, forse a causa di un appuntamento dal dottore o di una riunione senza laptop, le persone iniziano a chiedersi se siamo vivi e in salute (e soprattutto nella loro testa, perché non lo siamo tornare da loro).
Ecco perché è utile un messaggio OOO! Seriamente, non è solo per quando sei in vacanza. Possono aiutare a smorzare il colpo quando hai un cliente bisognoso o un dipendente assillante, e ti assicurano di tornare prontamente alle persone, anche se è solo per dire loro che risponderai più tardi.
Ecco sei casi sorprendenti che dovresti usare uno (e modelli per creare quel messaggio professionale perfetto):
1. Quando sei in viaggio (per lavoro)
Quindi, sei di guardia, ma non puoi alzare il telefono perché, beh, gli assistenti di volo ti hanno detto di non farlo. L'uso di un messaggio OOO può far sapere alle persone che hai ricevuto la loro e-mail, capire che è importante e ti ricontatteranno non appena atterri.
Ciao,
3. Quando sei in una portata Wi-Fi errata
Non c'è niente di più fastidioso di ottenere la ruota che gira mentre premi invia su un'e-mail cruciale. Indossando un OOO, mostri che stai cercando di rispondere, ma letteralmente non puoi.
Ciao,
4. Quando hai un appuntamento (lungo)
Nel caso in cui il tuo appuntamento dal dentista scada durante l'ora di pranzo, indossa un OOO in modo che la gente sappia che sei fuori servizio.
Ciao,
5. Quando lavori a testa in giù
Sappiamo tutti che l'e-mail può essere un serio killer della produttività, quindi se sembra appropriato nel tuo ufficio, sentiti libero di usare un OOO per dire agli altri che stai cercando di concentrarti e quindi non controllare i tuoi messaggi per alcune ore.
(Prima di farlo, tuttavia, verifica con il tuo capo per assicurarti che non influisca sui flussi di lavoro.)
Ciao,
6. Quando è fuori orario
E se scopri che i clienti non rispettano le tue serate o i fine settimana (ed è chiaro nella descrizione del tuo lavoro che non devi essere disponibile allora), prova ad usare questo per addestrarli a contattarti solo durante l'orario di lavoro. Ancora una volta, verificherei con il tuo capo per assicurarmi che questo sia permesso.
Ciao,
L'uso di un messaggio OOO per situazioni banali (ma dispendiose in termini di tempo) non solo metterà a proprio agio tutte le preoccupazioni dei tuoi contatti, ma ti assicurerà di mantenere la tua reputazione online stellare. Inoltre, ti aiuterà a creare abitudini di posta elettronica più sane, perché ti rendi conto che la maggior parte delle e-mail non sono davvero urgenti, non avrai bisogno di un OOO per sapere che è OK non rispondere immediatamente.
