Stai lavorando a un grande progetto e hai bloccato alcune ore per metterlo davvero al tappeto. Ma proprio mentre stai entrando nella zona, il tuo capo si ferma per lasciare alcuni documenti. Quindi il tuo collega viene a parlare della riunione della prossima settimana. Il tuo telefono squilla. Il tuo indirizzo email. Devi affrontare un'interruzione dopo l'altra. E quando finalmente torni al tuo progetto, tutti i tuoi nuovi brillanti pensieri (per non parlare della motivazione) sono spariti da tempo.
Sfortunatamente, gestire queste interruzioni non è facile come chiudere la porta del tuo ufficio (chiedi semplicemente al collega di pensare "dovrei o non dovrei bussare?") O dire ai tuoi colleghi di andarsene. (Mi sono guadagnato un po 'di reputazione in un precedente lavoro per uno sguardo di morte che ho dato quando ero troppo occupato per chattare - diciamo solo, non l'approccio migliore.)
Ma, come ho appreso, ci sono alcuni modi semplici ed efficaci per rifocalizzare dopo le interruzioni o, ancora meglio, prevenirle. Usa le seguenti idee per impedire alle pause impreviste di buttarti fuori dal gioco.
Evitare interruzioni
Il modo migliore per ridurre al minimo le interruzioni è prendere alcune misure proattive per evitarle. Prima di iniziare un grande progetto, prova questi approcci per assicurarti di ottenere effettivamente il tempo produttivo che stavi pianificando.
1. Comunicare con i colleghi
Il pulsante Non disturbare sul telefono non è solo lì per la decorazione, proprio come il tuo messaggio Fuori sede non è lì solo per il tempo libero. Quindi, approfitta di questa tecnologia personalizzabile e imposta i messaggi per far sapere ai tuoi colleghi che non sarai disponibile. Cambia la tua risposta Fuori sede per dire che risponderai alle e-mail domani. Blocca il tempo sul tuo calendario di Outlook come "Non disponibile - Nome del progetto", così i colleghi ben intenzionati non sceglieranno quel momento in cui fermarsi per una chat. E non aver paura di DND il tuo telefono. I messaggi non urgenti possono rimanere nella segreteria telefonica per alcune ore e, se qualcuno ha bisogno di te, verranno a trovarti. (Nota: questo approccio non funziona quando lo fai ogni martedì. Utilizzalo solo per progetti grandi e sensibili al tempo.)
3. Avere una frase di riferimento
È possibile prevenire un'interruzione quando qualcuno sta letteralmente camminando verso la tua scrivania? Non vuoi ignorarla o interromperla per spiegare quanto sei occupato, quindi la chiave qui è di anticiparla: avere una frase che usi sempre per iniziare (e terminare) una conversazione quando sei troppo occupato a parlare. Quando vedi qualcuno venire verso di te, dì: "Sono nel mezzo di qualcosa in questo momento - posso controllare con te domani?" O "Sono sommerso in questo momento, puoi inviarmi una richiesta di riunione?" Questo A proposito, lei sa che il follow-up è nella tua lista di cose da fare, ma ora non è un buon momento.
Rifocalizzazione dopo un'interruzione
Naturalmente, sebbene sia possibile ridurre al minimo le interruzioni, non è sempre possibile evitarle del tutto, in particolare quando si presenta un problema sensibile al tempo. Quando si verifica l'inevitabile, ecco come tornare rapidamente in pista.
1. Se stai facendo brainstorming
Diciamo che stai pensando attraverso una campagna imminente o un modo per avvicinarti a una potenziale organizzazione partner quando arriva un'e-mail urgente. E adesso? Anche se il tuo primo istinto potrebbe essere quello di abbandonare tutto e rispondere, prova a mettere in pausa per 20 secondi e annota una manciata di parole chiave in modo da non perdere del tutto le tue idee. Se è utile, includi le frecce su come si collegano o qualsiasi altro simbolo per fare jogging nella tua memoria. Non deve essere bello o sensato per nessun altro, l'importante è che tu possa mettere insieme i tuoi pensieri quando ti siedi di nuovo al lavoro.
2. Se stai scrivendo
Una delle cose più frustranti dell'essere disturbato quando scrivi è sentirti come se avessi un ritmo e ora lo hai perso. Invece di aspettarti di riprendere da dove eri rimasto, metti da parte qualche minuto per tornare indietro e rileggere gli ultimi paragrafi che hai scritto. Usa questo tempo per prendere appunti mentali su ciò che stavi pensando o su dove stavi andando e lasciarti guidare in pista.
3. Se non riesci a rifocalizzare
A volte la rifocalizzazione non è possibile. Forse sei sul punto di essere disturbato (un allarme antincendio, oggi - davvero?) O ti senti come se avessi perso il tuo mojo. In questo caso, non forzarlo. Concediti un po 'di tempo per decomprimere e alzarti, passeggiare o andare a prendere una tazza di caffè. È spazio per te tornare a pensare di nuovo al progetto (o lasciarti distrarre totalmente se necessario), così sarai in grado di ricominciare da capo quando torni alla tua scrivania.
Sfortunatamente, si verificano interruzioni, quindi è importante il modo in cui le affronti. Sii proattivo e disponi di alcune strategie intelligenti per rimetterti in carreggiata e sarai più produttivo (per non dire meno intimidatorio per i tuoi colleghi).
