Tutti sanno che guidare un'azienda è uno dei concerti più difficili in circolazione. Che si tratti di una piccola impresa o di una multinazionale, i CEO devono gestire tempo, risorse e richieste multiple, trovando il tempo e lo spazio per prendere decisioni e elaborare strategie che determineranno il corso della loro attività.
Ciò significa che hanno sviluppato alcuni sistemi master e trucchi per massimizzare la loro produttività.
Quindi, perché non possiamo rubare qualche mossa dai loro playbook? Che tu aspiri a gestire la tua attività o desideri essere più produttivo nel tuo lavoro attuale, dai un'occhiata a questo elenco di suggerimenti comprovati dal CEO che puoi applicare a qualsiasi aspetto della tua vita.
1. Fai delle pause ogni 90 minuti
Tony Schwartz, presidente dell'Energy Project, suggerisce di fare delle pause ogni 90 minuti per massimizzare la produttività. La ragione? I corpi umani hanno un ciclo di energia che opera a intervalli di 90 minuti durante il giorno. Quando lavoriamo su qualcosa per un'ora e mezza o più, è naturale che i nostri livelli di allerta diminuiscano e la nostra attenzione vaghi o ci sentiamo assonnati (o inizieremo a controllare Twitter o Facebook).
Il segreto controintuitivo di grandi prestazioni sostenibili è vivere come uno sprinter. In pratica, ciò significa lavorare alla massima intensità al mattino, per non più di 90 minuti alla volta, e poi fare una pausa.
Quindi, la prossima volta che i tuoi occhi si spalancano, invece di prendere un'altra tazza di caffè, allontanati dal tuo lavoro invece per qualche minuto. Potresti essere sorpreso di quanto ti verrà fatto a lungo termine.
2. A volte renditi ininterrotto
Non c'è niente di più frustrante che finalmente entrare nella zona lavorando a un grande progetto e poi essere interrotto da un collega o un capo che passa vicino alla tua scrivania. Peggio ancora, la ricerca mostra che possono essere necessari fino a 25 minuti per tornare in pista dopo un'interruzione.
Ed è esattamente per questo che Andrew Marsh, CEO di Fifth Column Games, ha sviluppato un sistema per garantire che tutti nel suo ufficio possano lavorare senza essere interrotti. Posizionando un "cono di silenzio" sui loro banchi, i dipendenti hanno un simbolo tangibile che indica che non dovrebbero essere disturbati a meno che non si tratti di un'emergenza.
Uso il cono del silenzio quando sto lavorando a un progetto complesso su cui devo concentrarmi. Essere in grado di concentrarsi intensamente senza interruzioni è un prezioso strumento di produttività per tutti in Fifth Column Games.
Sia che tu debba rimanere concentrato su compiti intensi per un paio d'ore al giorno o che tu stia lavorando a un grande progetto, l'utilizzo di un sistema che informa le persone di questo porterà l'abitudine di inviarti un'e-mail per compiti non urgenti invece di lasciarti cadere dalla scrivania.
3. Gestisci la tua energia, non solo il tuo tempo
Sai che è importante pianificare saggiamente il tuo tempo, ma in realtà può essere più efficace gestire anche la tua energia. La nostra stessa CEO, la co-fondatrice di Muse Kathryn Minshew, è una fan dell'ottimizzazione della sua giornata di lavoro svolgendo i suoi compiti più intensi durante le ore di punta, quelle ore d'oro in cui i suoi livelli di energia sono ai massimi livelli. Le riunioni, d'altra parte, sono qualcosa che lei evita durante queste ore e salva per altre volte nel corso della giornata.
Trovo che sia stato immensamente utile per me prestare attenzione a quando durante il giorno sono più produttivo (quali ore, in quali condizioni) e custodire in modo aggressivo quel tempo per un lavoro mirato.
Se sei una persona mattiniera, fai i tuoi compiti più importanti per prima cosa e salva i compiti noiosi e insensati per più tardi nel giorno in cui la tua energia sta calando. Non sei sicuro di quali siano le tue ore di punta? Prova la mappatura energetica per scoprire e sfruttare al meglio la tua giornata lavorativa.
4. Non essere schiavo di e-mail
Gina Trapani, fondatrice di ThinkUp, è una fan del controllo della posta elettronica solo in determinati momenti della giornata. Perché? Invece di pensare di dover rispondere alle e-mail nel momento in cui colpiscono la tua casella di posta, puoi risparmiare tempo e rimanere concentrato impostando un programma per controllare e rispondere alle e-mail (ad esempio, una volta al mattino e una volta alla fine della giornata ).
Chiudi Outlook, disattiva le nuove notifiche e-mail sul tuo BlackBerry, fai tutto ciò che devi fare per smorzare l'interruzione della posta elettronica.
A seconda della tua posizione, questa potrebbe non sembrare un'opzione, specialmente se il tuo capo o i tuoi colleghi si affidano a te per risposte rapide. Ma potresti essere sorpreso di quanto saranno di supporto le persone sulla tua nuova strategia di produttività quando le spiegherai. Tim Ferriss, autore di The Four Hour Work Week , suggerisce di inviare un'e-mail ai colleghi per avvisarli del tuo nuovo programma di posta elettronica, spiegando che il motivo è aumentare la produttività e chiedere di chiamarti per questioni urgenti. Puoi anche impostare un autorisponditore con un messaggio che spiega quando controllerai di nuovo la posta elettronica e come le persone possono contattarti se è importante nel frattempo.
5. Mantieni le tue e-mail brevi e dolci
I CEO non hanno tempo per leggere e-mail di lunghezza romanzata o per scriverle. Andrew Torba, co-fondatore di Kuhcoon, arriva persino a scrivere e-mail con una sola parola e suggerisce di trattare le tue e-mail come se avessero lo stesso limite di 140 caratteri di Twitter.
Sfida te stesso a pensare in modo critico ed efficiente quando ti connetti via e-mail o qualsiasi altra forma di comunicazione.
Mantenendo le e-mail brevi e mirate, non solo risparmierai molto tempo di scrittura, ma risparmierai anche ai tuoi colleghi molto tempo di lettura. Se il problema è troppo complesso per una breve e-mail, programmare una breve telefonata (5-10 minuti) può essere molto più efficiente di un lungo scambio di e-mail avanti e indietro.
6. Delegato, Delegato, Delegato
È facile lasciarsi sopraffare dalla sensazione di dover fare tutto da soli. Delegare, tuttavia, è uno dei modi migliori per gestire il tuo tempo. Passare i progetti ad altri membri del team alleggerisce il tuo carico e ti consente di concentrarti sui progetti che fai meglio. L'imprenditore Daniel Tan Kh fa un ulteriore passo avanti e consiglia non solo di delegare i compiti, ma confidando davvero che il nuovo proprietario si assumerà la piena responsabilità per il loro completamento.
La delega è il carburante più importante per la produttività.
Delegare non significa cercare di smettere di fare il tuo lavoro, ma se hai troppo sul piatto, delegare uno dei tuoi compiti a un altro membro del tuo team può aiutarti a dedicare maggiore attenzione ai tuoi progetti più urgenti. Non hai un collega che può svolgere il tuo compito? Matt DeCelles, imprenditore seriale, suggerisce di esternalizzare le tue temute attività a un libero professionista su Fiverr.com.
Affrontare la tua lista di cose da fare a volte può sembrare impossibile, ma se provi a fare questi piccoli cambiamenti dai maestri, rimarrai stupito di quanto puoi realizzare durante la tua giornata lavorativa.
