Le chiamate in audioconferenza offrono molti vantaggi per gli incontri di lavoro e sociali, ma hanno una serie di problemi comuni. La mancata risposta ad esse può significare la differenza tra un incontro professionale, efficiente, efficace e una conferenza telefonica di un povero appena compreso che non raggiunge i suoi obiettivi. Ecco sette problemi comuni e come risolverli.
1. Rumore di fondo
Questo è qualsiasi rumore che proviene da un partecipante a prescindere dalla voce, come le sedie che scuotono, le chiacchiere sullo sfondo, i rumori dei macchinari, il fruscio della carta, ecc. Si ottengono questi rumori principalmente con i partecipanti che usano il VoIP (voice over internet protocol) perché il telefono tradizionale il portatile ha microfoni dedicati ea corto raggio, mentre il VoIP funziona con un microfono trasmesso sul dispositivo che è più sensato. Un esempio è il sistema di array di microfoni nei computer portatili. Alcune persone partecipano a conferenze usando i loro dispositivi a mani libere.
L'unico modo per porre rimedio a questa situazione è rendere i partecipanti consapevoli dei disturbi che causano, il che è meglio farlo attraverso la comunicazione prima della teleconferenza. Ad esempio, come organizzatore, potresti voler far circolare un'e-mail sull'etichetta di una conferenza telefonica prima della sessione.
2. Echo
L'eco può essere parte del rumore di fondo, ma è più tecnico di quello. Qualcuno che partecipa alla teleconferenza potrebbe avere problemi con il proprio telefono, forse manca la cancellazione dell'eco, ad esempio. (Leggi ulteriori informazioni su come interrompere la produzione di eco.)
Di solito, a chi ha l'eco viene chiesto di riagganciare. Quindi, di nuovo, la consapevolezza proattiva di eventuali problemi tecnici con i telefoni e le altre apparecchiature utilizzate in una chiamata in conferenza è importante.
3. Mancanza di gestione della presenza
In una chiamata in audioconferenza, si utilizza solo uno dei sensi: l'udito. Non vedrai le persone con cui stai parlando o ascoltando. A meno che non si tenga traccia di ogni voce e di uscita durante la chiamata in conferenza, è possibile che non si sia a conoscenza della presenza nel pubblico una volta immerso nella conferenza.
Questo problema rimane senza una soluzione definitiva finora. Il primo strumento che offre qualsiasi tipo di gestione delle presenze è UberConference, che consente di vedere chi sta parlando, chi è qui, chi non lo è e così via. Ultimamente sono spuntati alcuni di questi strumenti, alcuni con interfacce visive interessanti che rappresentano i partecipanti con icone. Il modo migliore per gestire la presenza dei partecipanti può essere ancora una semplice etichetta: chiedere ad ogni persona di annunciare il proprio andare e venire come una questione di cortesia.
4. Musica di attesa
Le persone normalmente gestiscono l'interfaccia dei loro telefoni per il loro uso personale, ma mai per le chiamate in conferenza. Mentre potrebbe essere bello per qualcuno che è stato messo in attesa per ascoltare la musica, sarà una seccatura in una chiamata in conferenza. Alcuni partecipanti potrebbero mettere in attesa la conferenza mentre partecipano ad altre chiamate o attività, ad esempio, aggiungendo così inavvertitamente un ambiente ritmato alla conferenza. Anche in questo caso, vale la pena una campagna preliminare di sensibilizzazione sull'etica della conferenza.
5. Mancanza di leadership
In alcuni casi, se un gruppo non ha un leader, il chaos porterà invece. Questo è particolarmente probabile in un'impostazione di conferenza. Una persona dovrebbe dirigere la discussione assicurandosi che a tutti sia dato ampio spazio per parlare e l'attenzione necessaria, e rimettere le cose in carreggiata in caso di conflitto o di conflitto.
6. Cattiva gestione di materiali e documenti
Molte conferenze fanno riferimento a documenti, materiali e strumenti. La diffusione errata di tali informazioni fa sì che alcuni partecipanti si trovino al buio su determinati punti, causando così disinteresse. Presta quindi attenzione a diffondere le informazioni e i documenti pertinenti a tutti i partecipanti prima dell'inizio della conferenza.
Un altro modo migliore è utilizzare gli strumenti di collaborazione online, che consentono l'interazione con tali materiali.
7. Scarsa qualità delle chiamate
Ciò accade spesso con il servizio VoIP, che dipende da una serie di fattori che includono larghezza di banda, codec, telefoni e altri dispositivi. Non c'è molto che puoi fare a riguardo se sei il leader della conferenza o l'organizzatore. Il partecipante che soffre di scarsa qualità della voce deve affrontare problemi tecnici dalla sua parte.
