Non sono sicuro di cosa significhi parlare con più di una persona al telefono, ma le chiamate in conferenza possono diventare scomode in fretta. Le persone restano indietro e aspettano che gli altri parlino (o parlino l'uno sull'altro), e spesso non è chiaro dove dovrebbe andare la conversazione successiva. Abbondano silenzi dolorosi e tutti nel gruppo iniziano a chiedersi se hanno un brutto primo appuntamento.
Come scrittore di un team di marketing di una compagnia telefonica, sono sempre su questi tipi di chiamate e ho imparato alcuni trucchi su come farli funzionare più agevolmente. Se il pensiero di avere una chiamata con più di due persone ti fa litigare al tuo posto, continua a leggere e ripeti dopo di me: le teleconferenze non devono essere imbarazzanti.
Segui il leader
Certo, il punto della teleconferenza è di avere una conferenza, ma le cose funzioneranno come una petroliera ben ingrassata se scegli un leader prima dell'inizio della riunione. Questo non significa che gli altri non possano soppesare, ma un leader può dirigere la conversazione o saltare dove necessario (cioè, se c'è un silenzio imbarazzante dopo che un addetto alle vendite fa salire i punti di prezzo).
Se sei nominato leader, vieni con un elenco di domande a cui è necessario rispondere. È il punto della chiamata per scoprire ulteriori informazioni prima di effettuare un acquisto? È per risolvere i termini di una partnership? Dovresti anche creare una breve agenda, annotando i punti in cui gli altri membri del team dovrebbero condurre la conversazione e distribuirla prima della chiamata in modo che tutti sappiano cosa aspettarsi. Più aspettative significano meno silenzi imbarazzanti.
Ottieni il sistema giusto (e sai come usarlo)
Gran parte dell'imbarazzo in queste chiamate può derivare da problemi tecnici ("Mi dispiace a tutti, sto ancora cercando di impostare questa cosa!" "Amy non sa come chiamare: qualcuno può aiutare?" "Charlie è ancora lì o è caduto? ”)
Pertanto, è importante disporre di un sistema telefonico funzionante in grado di supportare le chiamate in conferenza e, cosa ancora più importante, testarlo prima della riunione in modo da essere sicuri che funzioni. E non devi lavorare in un'azienda Fortune 500 per avere una soluzione tecnologica avanzata e facile da usare per il tuo team: anche le piccole imprese e le startup possono trovare sistemi VoIP e PBX virtuali economici che supportano le conferenze.
Valuta il video
Ogni volta che ho una conferenza telefonica, vorrei poter vedere i volti degli altri. Non perché voglio verificarli (OK, forse lo faccio un po '), ma perché sembra più una riunione da persona a persona. Invece di indovinare se qualcuno sorride o no, puoi vederlo. Invece di chiederti se qualcuno è distratto o se sta solo pensando, puoi leggere la sua faccia. Di recente sono stato a una conferenza telefonica con qualcuno che sembrava essere a casa in mutande, circondato da una montagna di Cheez Doodles. Era? Non lo so, vorrei avere un video.
Esistono tonnellate di soluzioni video ampiamente utilizzate, tra cui Hangout di Google, Skype e Join.me. Supponendo che i partecipanti alla riunione non siano a casa in mutande, ciò può rendere le cose molto meno imbarazzanti.
Usa la tua voce da bambino grande
Non sono sicuro del perché, ma le persone spesso svaniscono in background durante questi tipi di chiamate, hanno paura di uscire e parlare. Ma non aver paura di parlare, sei invitato alle teleconferenze perché la tua opinione è apprezzata! In effetti, usa la tua voce da ragazzino, parlando a voce alta e con sicurezza in modo che tutti possano sentirti.
Meglio ancora, assicurati che anche tutti gli altri partecipanti alla chiamata partecipino. Se qualcuno non ha detto nulla da un po 'di tempo, chiedigli di soppesare. Farà in modo che tutti ricevano una voce (e prestino effettivamente attenzione alla riunione).
Se dici che è imbarazzante, è imbarazzante
Sono fermamente convinto che le situazioni siano imbarazzanti solo perché le lasciamo stare. Certo, a volte i silenzi sono scomodi, ma non devono farci smorfie. Partecipa a ogni teleconferenza con una mente aperta e impegnati in un'esperienza non imbarazzante! Se non sei disposto a far deviare la chiamata in un territorio scomodo, non lo farà, garantito.
C'è una ragione per cui esistono le teleconferenze: sono un modo produttivo di riunire un gruppo anche se un membro vive nel Wisconsin e un altro vive a Los Angeles. Non pensare solo alle teleconferenze come a un male necessario, considerale un modo divertente per portare i colleghi lontani in una stanza virtuale insieme. Se distruggi l'imbarazzo, le teleconferenze possono essere divertenti!
