Hai mai provato quella sensazione di terrore nel tardo pomeriggio quando guardi il lavoro che hai completato finora e pensi: "Perché mi sta prendendo così tanto più tempo di quanto dovrebbe?" Poi, quando la giornata è finita un'ora o due dopo, sei sconvolto e non l'hai speso in modo più produttivo. Ci sono stato. Alcuni giorni mi sentivo come se avessi lavorato così duramente, ma avevo fatto ben poco.
Poi, un giorno mi ha colpito: c'è una grande differenza tra essere occupato ed essere produttivo. Sì, sì, lo abbiamo già sentito prima. Ma ci hai davvero pensato e pensato a quelle volte in cui sei seduto al computer tutto il giorno, ma non hai molto da mostrare?
Sì? Ecco i motivi più comuni che ti accadono (ancora e ancora):
Problema 1: hai impostato troppe priorità
Chi non ha risposto a "Come stai?" Con "Occupato!" Non è tanto una mancanza di priorità (che più spesso porta all'ozio), ma ne ha troppe. Quando poni la stessa enfasi sul lavoro, la vita familiare, il pranzo, l'esercizio fisico, il ritrovo con gli amici, il volontariato, l'aggiornamento dei profili dei social media, la lettura di tre giornali ogni mattina, finisci per iniziare molti progetti e finirne pochissimi.
Soluzione: taglia la tua lista
La stessa parola "priorità" implica che hai deciso che qualcosa è più importante di tutto il resto. Traduzione: non puoi avere 20 "priorità". Avere solo tre o quattro elementi importanti nella tua lista ti aiuterà a realizzare molto di più. Inizierai a vedere che la produttività è misurata da quanto lavoro reale fai su un paio di progetti piuttosto che da quanti progressi superficiali vengono fatti su molti. Hai problemi a identificare ciò che dovresti mettere per primo? Questo articolo è un ottimo punto di partenza.
Problema 2: si tenta di adattarsi a tutte le riunioni
Sei sempre in ritardo e cambi l'orario delle riunioni (o le annulli del tutto!) All'ultimo minuto? Probabilmente è perché stai impegnando troppo e stai cercando di bilanciarlo stringendo gli impegni in fasce orarie realistiche. Sai cosa intendo: prenotare tre riunioni di stato back-to-back con solo cinque minuti tra una e l'altra, anche se le conversazioni possono passare e si passa da un capo all'altro dell'ufficio. Sembra che tu stia sfruttando al massimo il tuo tempo, ma alla fine, sei così impegnato ad essere impegnato che stai perdendo preziose opportunità per far avanzare effettivamente un progetto.
Soluzione: dì di più "No"
Il primo passo qui è riconoscere che "no" non è la cosa peggiore che puoi dire. In effetti, "Sì, ci sarò" seguito da "Scusa, sto correndo con 20 minuti di ritardo!" In realtà fa un'impressione peggiore. Se trascorri l'intera giornata trascinandoti da un incontro all'altro, e poi perdendo tempo scusandoti e spiegandoti, finirai il pomeriggio esausto e sentirai come se non avessi realizzato tutto ciò che avevi deciso di fare.
Sii onesto con te stesso riguardo alle scadenze, all'impegno di tempo richiesto, al modo in cui si inseriscono le tue competenze e a dettagli simili per determinare a cosa dovresti dedicare il tuo tempo. Imparerai a dire sì strategicamente piuttosto che dire sì a tutto.
Problema 3: sei costantemente distratto da Internet
Quanto tempo è passato da quando hai controllato la tua e-mail o Facebook? Sii onesto: quei siti sono aperti in un'altra scheda proprio in questo secondo? In effetti, la persona media ha cinque account di social media e trascorre quasi due ore su queste reti ogni giorno. Considerando il fatto che la maggior parte delle persone lavora per otto ore al giorno, è quasi un quarto della tua giornata!
Soluzione: pratica l'autocontrollo (o, installa più realisticamente le app per frenare l'utilizzo)
Il modo migliore per proteggerti dalle distrazioni online è praticare l'autocontrollo. Se il tuo lavoro non richiede che tu sia costantemente accessibile via e-mail, imposta un orario designato per controllarli, preferibilmente non durante le tue "ore d'oro". Per me, è il pomeriggio in cui comincio a sentirmi stanco di scrivere e faccio fatica a rimanere motivati. È allora che passo circa 30 minuti a rispondere a e-mail non essenziali che ho ignorato in precedenza, rispolverando le mie notizie sui social e leggendo un paio di post sul blog.
Certo, alcuni giorni voglio solo sedermi su e-mail e controllare Facebook e fare nient'altro. A quel punto, userò un sistema di blocco che mi impedisce di accedere a determinati siti Web durante le ore designate della giornata. Mi piace il plugin per browser Focus, ma ci sono innumerevoli altri sistemi di blocco, sia gratuiti che a pagamento, che faranno il trucco.
Problema 4: sei multitasking
Saltare tra le attività, fissare lunghe liste di cose da fare e cercare di svolgere più attività alla volta portano a una vita frenetica. È difficile fare qualsiasi cosa quando provi a fare tutto in una volta. Quando ti succedono così tante cose intorno a te, non c'è da meravigliarsi che ti senti affogare.
Soluzione: prova un'altra strategia
Mentre ci vogliono alcuni minuti in più sul front-end, affrontare ogni attività con attenzione e chiarezza si tradurrà in un prodotto finale migliore. Ogni volta che ti senti tentato di passare a un altro compito, chiediti: è una buona idea cambiare modalità in questo momento? Devo fare una pausa? Oppure, sono nella zona in questo momento e mi sto solo lasciando distrarre dalla mia lista di cose da fare in continua crescita?
Considerando ciò che sappiamo sulla perdita di tempo multi-tasking, probabilmente è meglio testare un metodo di produttività come la tecnica Pomodoro o The Action Method se ritieni di dover realizzare molte cose diverse in poche ore.
Problema 5: ti aspetti che la produttività accada
Scusa, ma non è così semplice. Andare al lavoro ed essere produttivi sembrano essere erroneamente identificati come sinonimi. La gente presume che quando varcano la porta, si sentiranno magicamente motivati a fare le cose.
Soluzione: trova un sistema adatto a te
Esiste più di un modo per organizzare un elenco di cose da fare. Anche diverse app di pianificazione hanno scopi diversi (ad esempio, non usare semplicemente Wunderlist per scrivere ogni singola cosa nella tua mente non è il modo più efficiente per gestire tutti i progetti).
Per capire se un nuovo sistema funziona, tieni un diario della produttività in cui tieni traccia dell'ora del giorno in cui hai lavorato meglio, cosa ti ha aiutato a svolgere i vari compiti e come ti sentivi quando hai lasciato l'ufficio. Col passare del tempo, puoi guardare indietro, trovare schemi e identificare dove sono necessari miglioramenti. Ci sono così tanti sistemi e app là fuori, che deve essercene solo uno per te. Che sia semplice come riprodurre il rumore ambientale con le cuffie antirumore o complesso come i componenti aggiuntivi del browser.
La produttività è buona tanto quanto lo sforzo che sei disposto a fare. Ma come dice l'allenatore di pallacanestro John Wooden, "Non confondere le attività con i risultati". Mentre lavori per diventare un individuo più produttivo, tieni a mente l'obiettivo finale: devi dedicare tempo e fatica a fare tutto suggerimenti e trucchi che senti lavorare per te.
