La maggior parte di noi, in un punto o nell'altro, ha vissuto un momento, un giorno o persino un lungo periodo di tempo in cui ci siamo sentiti come se fossimo completamente terribili nel comunicare. Forse qualcuno non ha capito le tue intenzioni. O le conversazioni non sono risultate come desiderato. O i risultati richiesti non sono arrivati come previsto.
Puoi provare a puntare il dito su qualcos'altro, ma se hai notato un modello coerente di errori di comunicazione con persone diverse, è probabile che sia qualcosa che stai facendo. (E anche se sei abbastanza bravo a esprimerti, potresti sempre essere un po 'meglio.)
Ecco cinque errori comuni e tutti i modi in cui puoi iniziare a risolverli oggi:
1. Non prestate attenzione
Sai cosa vuoi trasmettere e, a dire il vero, questa è l'unica metà della conversazione su cui ti concentri davvero. Di conseguenza, stai solo ascoltando a metà ciò che le persone intorno a te stanno dicendo e non stai partecipando efficacemente alla conversazione.
La soluzione
Prestare attenzione agli altri e ascoltare veramente ciò che hanno da dire è fondamentale per raggiungere una comprensione reciproca e un flusso di conversazioni. Ora, ci sono molti consigli su come apparire fidanzati, come fare frequenti contatti con gli occhi o annuire con la testa d'accordo. Ma il mio consiglio preferito è di non preoccuparmi di sembrare interessato e di sintonizzarmi. Come ha detto Celeste Headlee in un recente discorso TED, “Non c'è motivo di imparare a mostrare che stai prestando attenzione se in realtà stai prestando attenzione. ”
Quindi, minimizza le distrazioni e metti via il telefono. Mettiti alla prova cercando di riaffermare il punto dell'altra persona con una frase del tipo "Se capisco cosa stai dicendo …"
2. Non si arriva al punto
O stai continuando a parlare di qualcosa di irrilevante o altrimenti condividi dettagli che non sono necessari. Di conseguenza, il tuo significato è distorto e l'altra persona perde interesse.
La soluzione
Cerca di comunicare nel modo più breve e conciso possibile. Questo è efficace per una serie di motivi. In primo luogo, ti costringe a capire cosa stai davvero cercando di ottenere: se non ti permetti alcuna stanza per vagare o deviare dall'argomento, ti atterrai alle informazioni più importanti. In secondo luogo, riduce la possibilità di errori di comunicazione. Se scrivi solo due frasi, è molto più difficile perdere il significato che se hai scritto sei paragrafi. Terzo, mostra rispetto per il tempo dell'altra persona. Infine, incoraggia la reciprocità. Essendo più conciso, incoraggerai gli altri nella tua organizzazione o gruppo a essere allo stesso modo conciso. Quindi, sia che tu stia scrivendo un'e-mail o che ti stia preparando per tenere un discorso, chiediti se puoi eliminare qualsiasi lanugine aggiuntiva.
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3. Non incoraggiare la comunicazione bidirezionale
Se sei un capo che dà solo comandi o un dipendente che non fa mai domande, chiudi la porta a dialoghi significativi. La maggior parte del lavoro richiede una qualche forma di scambio e non vuoi essere visto come inaccessibile.
La soluzione
Non sto suggerendo di rispondere a ogni singola e-mail o di dover imporre due domande per ogni compito assegnato. Concentrati invece sul far sentire le persone benvenute nel porre domande o fornire maggiori informazioni. Suggerimento: un modo per incoraggiare questo comportamento è modellarlo. Se fai il primo passo, altre persone si sentiranno più a loro agio nel fare lo stesso.
4. Non usi la piattaforma giusta
Ci sono dozzine di mezzi distinti per trasmettere un messaggio e la maggior parte di noi li usa tutti i giorni, sia che si tratti di una conversazione con i propri amici, persone care, collaboratori o conoscenti. E la maggior parte delle persone ha una preferenza ("Non ricevo Twitter!" "Non chiamo, ho solo messaggi." "Non controllo mai la mia e-mail personale.")
La soluzione
Invece di scegliere il tuo preferito personale, dovresti sempre cercare di scegliere il mezzo più appropriato per la situazione. Ad esempio, potrebbe non essere necessario convocare una riunione di persona per informare i dipendenti di una nuova modifica della politica quando sarebbe sufficiente un'e-mail. Puoi saltare la messaggistica istantanea ai tuoi colleghi a tarda notte quando non hai bisogno di una risposta fino alle ore lavorative. Prima di scegliere e-mail, telefonate, riunioni di persona, messaggi istantanei, tweet o messaggi di testo, considera se il tuo metodo di comunicazione avrà un impatto sulla reazione dell'altra persona.
5. Non chiedere feedback
Nessuno è perfetto. Potresti seguire tutti i consigli sulle "migliori pratiche" che puoi trovare su Internet, ma ci saranno sempre piccole aree personali da migliorare.
La soluzione
Fai di tutto per chiedere feedback ai tuoi colleghi e superiori (questo può essere formale o informale come desideri). Ad esempio, potresti chiedere suggerimenti durante una revisione annuale delle prestazioni, oppure puoi coinvolgere casualmente i tuoi clienti in una conversazione e chiedere loro se c'è qualcosa che puoi fare per rafforzare la partnership o parametri più chiari, oppure puoi persino chiedere ai tuoi colleghi direttamente come preferiscono ottenere informazioni. Non sarai mai perfetto, ma ogni passo che fai per migliorare è un passo nella giusta direzione.
Quando inizi ad applicare queste strategie, non scoraggiarti se non vedi un'inversione di tendenza immediata. Come qualsiasi altra abilità, la comunicazione richiede pratica per vedere il miglioramento; e anche quando migliorerai, i cambiamenti saranno piccoli e sottili per iniziare. Dopo sforzi coerenti e misurati ti ritroverai a fare prime impressioni migliori e sentirai di essere in grado di ottenere risultati. Non solo, ma anche quelli intorno a te lo noteranno, e questo renderà degno tutto il tuo duro lavoro.
