Adoro scrivere e adoro tutte le "regole" che ne derivano. E mentre ottengo che copiare i miei tweet e i post di Facebook prima di condividerli con il mondo sia un po 'troppo per la maggior parte delle persone, penso che ci siano alcune regole di scrittura che dovremmo seguire tutti, specialmente al lavoro.
Ma molti di noi (me compreso) li rompono ogni giorno, spesso senza nemmeno rendersene conto. E mentre la prosa perfetta potrebbe non essere della massima importanza in ogni ufficio o settore, c'è probabilmente qualcuno - un collega, un cliente o il tuo capo - che sta notando la tua scrittura e, peggio ancora, giudicando la tua professionalità basata su di essa .
Quindi, prima di scrivere un'altra e-mail, prendere nota degli errori di scrittura sul posto di lavoro più comuni e seguire questa guida per evitarli.
1. Scrivere troppo casualmente
Esempio: Grazie per il tuo feedback, Joe! Domani?
Ho la fortuna di lavorare in un ambiente piuttosto informale, in cui possiamo (e fare) indossare le infradito per lavorare e inviare email di massa in modo ridicolo Istantanee fotografate dei volti degli altri.
Ma quella casualità non è la norma per ogni ufficio, il che significa che è meglio essere più formali che frivoli nella tua scrittura professionale. Sebbene ciò significhi ovviamente aggirare le abbreviazioni e il gergo, significa anche scrivere in frasi complete, usare l'ortografia corretta ed evitare i soprannomi. Potrebbe venire un momento in cui ti senti abbastanza a tuo agio da parlare più casualmente con il destinatario del tuo messaggio, ma negli affari, è sempre meglio giocarlo in modo sicuro (e professionale) che dispiaciuto.
2. Utilizzo della voce passiva anziché attiva
Esempio: il documento allegato è stato ricevuto dal team.
Togliiamolo prima di tutto: la voce passiva - cioè quando il destinatario di un'azione è l'oggetto della frase (in questo caso, il documento) - non è grammaticalmente errato. Ma le frasi che sono formulate passivamente spesso sembrano imbarazzanti o inutilmente vaghe. La voce attiva - quando chi agisce è l'oggetto della frase - è in genere più diretta e chiara. Sembra anche più autorevole e può essere un modo migliore per mostrare la proprietà o la responsabilità di ciò che hai fatto. ("Ho salvato il client $ 5.000" mostra il tuo risultato molto meglio di "$ 5.000 sono stati salvati.")
3. Utilizzo eccessivo dei punti esclamativi
Esempio: Ciao Bob! Spero che tu abbia trascorso un magnifico weekend! Voglio dare seguito al rapporto Q1 e spero che tu possa essere in grado di inviarmi l'ultima bozza, non c'è fretta però! :-)
Sicuramente capisco i motivi per cui la gente diventa felice esclamativa nella scrittura professionale. Può essere facile fraintendere il tono o l'emozione dietro un'e-mail se non per evidenti dimostrazioni di temperamento, e le persone spesso pepano la loro scrittura con punti esclamativi nel tentativo di dimostrare che sono amichevoli. Ma la verità è che non è semplicemente professionale e, peggio ancora, può sembrare giovanile. (Lo stesso vale per le emoticon: una faccina sorridente non riuscirà mai a comunicare in modo intelligente.)
Ricorda che i punti esclamativi hanno lo scopo di mostrare enfasi e tendono a perdere il loro significato se abusati. Usali con parsimonia e, in caso di dubbio, per niente.
4. Scrivere linee di soggetto vaghe
Esempio: Oggetto: martedì; Corpo: ho bisogno del rapporto Q1 consegnato entro martedì prossimo.
L'oggetto della tua e-mail dovrebbe essere un breve riepilogo di ciò che è nel corpo. Questo è un concetto molto semplice che, sorprendentemente, non è stato ancora compreso dalla grande maggioranza del mondo del lavoro. Ma quando la maggior parte di noi riceve fino a 200 e-mail al giorno e spesso ha bisogno di scansionare una casella di posta inceppata per gli argomenti che stiamo cercando, può essere un errore di scrittura aziendale particolarmente esasperante lasciare vaghi i tuoi argomenti.
Con tutte le comunicazioni professionali, il tuo obiettivo è quello di fornire chiarezza il più rapidamente possibile e, tramite e-mail, a partire dall'oggetto. Nell'esempio sopra, "Rapporto Q1: in scadenza martedì prossimo" sarebbe molto più chiaro di un semplice "martedì".
5. Ottenere Jargon-Happy
Esempio: puoi estrarre i numeri FS e verificare che siano paralleli al nostro conteggio STH?
Mentre potresti pensare che l'uso delle parole d'ordine del settore o dell'azienda ti faccia sembrare professionale e consapevole, sconfigge il tuo scopo se nessuno può capire quello che stai dicendo. Ricorda, anche se pensi che il destinatario diretto saprà di cosa stai parlando, il tuo messaggio potrebbe essere passato ad altri, sia all'interno che all'esterno della tua organizzazione.
La migliore e-mail o avviso è quella che rende prontamente evidente il tuo punto (o la tua richiesta o la tua risposta) e il gergo oscura inutilmente tale scopo.
Sì, di tanto in tanto rompiamo queste regole (ehi, ho inviato molte faccine via e-mail alla mia giornata). E in una breve e-mail in un ufficio occasionale a un collega vicino, di tanto in tanto? Belle. Ma, in generale, la cosa migliore da fare è giocare in sicurezza, rimanere professionali e rivedere il tuo lavoro per evitare questi errori comuni dalle comunicazioni scritte.
Vuoi continuare a migliorare la tua scrittura? Ecco come puoi diventare uno scrittore migliore in 10 minuti.
