Siamo reali. Il fatto che Gmail ti consenta di dividere la posta in arrivo in cinque sottocartelle può significare solo una cosa: la maggior parte delle e-mail che riceviamo sono merda totale. E quando stai inviando una nota a un collega, al tuo capo o a un responsabile delle assunzioni, è probabile che arrivi da qualche parte tra qualcosa di critico e lo spam del Viagra o le GIF di BuzzFeed.
Quindi, come fai ad assicurarti che il tuo messaggio venga notato e, cosa più importante, letto? Mettiti nei panni del destinatario e assicurati che qualsiasi e-mail che scrivi risponda a queste cinque domande.
1. Perché dovrei aprirlo?
La riga dell'oggetto è l'ID chiamante della tua e-mail: determinerà se viene data risposta o ignorata. Renderlo specifico e diretto in modo che il destinatario sappia esattamente cosa aspettarsi dal messaggio. Se hai bisogno che il tuo collega ti dia un feedback entro martedì, non seppellire una nota nell'ultima riga. Dai un titolo alla tua e-mail "Rispondi entro martedì: appunti della riunione di oggi" anziché "Ehi" (che è l'equivalente e-mail di ascoltare "Dobbiamo parlare").
Se stai candidando un lavoro, usa le parole chiave come il nome della posizione o la tua esperienza per distinguerti. Scrivere "Community Manager With 4 Years of Experience" è un modo breve e dolce per offrire le tue credenziali in anticipo.
2. Chi sei tu?
Se stai scrivendo a qualcuno per la prima volta, ad esempio un responsabile delle assunzioni o qualcuno che hai sentito parlare durante un evento ma che non hai incontrato, ti consigliamo di stabilire un rapporto il più rapidamente possibile. Ad esempio, prima di scrivere una fredda e-mail a un'azienda su posizioni aperte come freelance, ho appreso che sia il fondatore che io abbiamo frequentato lo stesso college. Ho inserito "Yale allume" sia nell'oggetto che nella prima frase della mia e-mail; Ho ricevuto una risposta e programmato un'intervista entro 48 ore.
Usa qualsiasi terreno comune che puoi trovare - scuole, amici o interessi comuni, associazioni professionali - per far sapere ai destinatari che vale la pena entrare in contatto. O se lavori in una grande azienda e stai contattando un dirigente che hai incontrato prima, un breve promemoria su quando e dove ti sei collegato l'ultima volta ti aiuterà a correre la sua memoria.
3. Di cosa hai bisogno?
Questo è il motivo per cui stai scrivendo in primo luogo! Ora è il momento della grande spiegazione, giusto? Non ancora. Cerca di essere chiaro e avvincente in una o due frasi. Al lavoro, pensa alla tua e-mail come a un breve contatto iniziale che può organizzare una conversazione dal vivo per telefono o di persona se sono necessarie ulteriori spiegazioni.
Ciò è particolarmente vero per le e-mail fredde quando il destinatario non sta anticipando il tuo messaggio. Se stai scrivendo per richiedere una riunione di caffè, sii specifico ma lascia spazio agli intrighi. Ad esempio, scrivi "Mi piacerebbe condividere ciò che ho appreso sul content marketing e imparare come posso contribuire ai tuoi progetti attuali." Ricorda: le persone impegnate non vogliono che il loro cervello sia "scelto", vogliono per diventare più intelligenti scambiando idee.
4. Cosa c'è dentro per me?
Pensa alla tua e-mail come a una transazione: ciò che desideri dal tuo destinatario dovrebbe trarne beneficio tanto quanto te. Sul lavoro, stiamo tutti cercando l'approvazione dei nostri colleghi, dirigenti e clienti. In che modo ciò che stai richiedendo può aiutare il destinatario a raggiungere questo obiettivo? Sii esplicito con frasi come "Posso essere una risorsa per il tuo team", "questo può aiutarti a presentare le tue idee in modo più chiaro" o persino "il feedback dei clienti mostra che stanno cercando soluzioni come queste".
5. Lo apprezzerai?
Con così tante e-mail impersonali che arrivano nelle nostre caselle di posta ogni giorno, fai risaltare il tuo mostrando un po 'di umanità. Indipendentemente dal fatto che tu stia indirizzando un collega o un contatto freddo, stai richiedendo il tempo di quella persona di seguire attentamente la tua email. Dimostra di apprezzare lo sforzo firmando con "grazie" o "sinceramente" (sul serio, "il migliore" è troppo confuso). Una piccola etichetta farà molto per ottenere la risposta che desideri.
Conserva queste domande su una nota di post-it e controlla i tuoi messaggi prima di inviarli. Non solo saprai padroneggiare la posta elettronica, ma sarai anche un ottimo comunicatore in qualsiasi ambiente professionale.
