Lascia che ti racconti una storia: una volta un dipendente aveva un appuntamento molto importante dopo il lavoro. Stavano per spegnere il monitor e mettersi il cappotto quando il loro collega si fermò chiedendo “due secondi” del loro tempo. Il dipendente disse con certezza, perché no, che potevano risparmiare due secondi. E quei "due secondi" si sono trasformati in una riunione di mezz'ora che ha comportato diversi passaggi e ha lasciato l'impiegato scusandosi freneticamente per la loro data per presentarsi in ritardo.
Certo, ho inventato questa storia specifica, ma non è lontano dalla realtà. In realtà, questo succede sempre nel mio ufficio e anche fuori dall'ufficio.
Il problema è il modo in cui parliamo di tempo. Ci piace pensare che le nostre richieste siano brevi, facili o richiedano poco sforzo, ma poiché non siamo mai specifici su quanto tempo abbiamo bisogno di fare qualcosa, di solito tutto finisce per richiedere più tempo del previsto.
Quindi, se vuoi iniziare a lasciare il lavoro in tempo (e gestire meglio il tuo programma in generale), devi smettere di permettere alle persone di cavartela dicendo quanto segue:
1. "Ho bisogno di questo entro la fine della giornata"
Chiedi a tre persone nel tuo ufficio cosa significa "fine giornata" per loro. Avevano la stessa risposta?
L'ho fatto con i miei colleghi e ho ottenuto le seguenti tre risposte:
- 17:00 (un'ora prima di lasciare il lavoro)
- 18:00 (quando effettivamente lasci il lavoro)
- 12:00 (quando la giornata termina fisicamente)
Il punto è che quando qualcuno ti dice di portargli qualcosa entro la fine della giornata, ciò potrebbe significare qualsiasi cosa.
Seguire con
È qui che una semplice istruzione sulla stessa pagina può fare miracoli: "Definisco la fine della giornata come alle 17:00 - funziona per te?"
2. "Me lo puoi procurare al più presto?"
Ancora una volta, APPENA POSSIBILE può significare cose diverse per persone diverse. Implica l'urgenza, e tuttavia la usiamo spesso quando qualcosa non è poi così urgente.
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Ricorda alla persona che non stai semplicemente seduto pigramente in attesa di incendi menzionando come questo si adatta alle tue priorità. Se è davvero una situazione al più presto, fidati che ti faranno sapere.
Prova: “In base al mio programma, posso ottenerlo entro le 10 di mercoledì. Se pensi di averne bisogno prima, posso farlo! Ma dovrò riadattare le mie priorità per farlo accadere. "
3. "Questo richiederà solo due secondi"
Ammettiamolo: niente richiede due secondi. Anche lo starnuto richiede più tempo di così.
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Qualcosa del genere: ", quindi se è davvero una conversazione veloce, posso averlo ora - ma se no, può aspettare?"
4. "Domanda veloce per te …"
Se leggi la mia storia sopra, sai che le domande veloci raramente sono veloci.
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Come sopra, chiedi loro esattamente quanto tempo potrebbe richiedere la loro domanda.
5. "Sono in ritardo di cinque minuti, scusa"
È probabile che questa persona non arriverà esattamente tra cinque minuti.
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Scopri dove sono e se vale la pena aspettare: "Vorremmo che questo incontro finisse entro le 16:00 - dove sei attualmente e dovremmo iniziare senza di te e ritrovarti più tardi?"
Questo va anche in entrambi i modi. Se ti sorprendi a usare questa lingua, sforzati di chiarire. Perché più iniziamo a parlare del tempo in termini realistici, meglio possiamo tutti lavorare insieme per gestire le aspettative reciproche.
