Lo ammetto: non ero un naturale quando si trattava di gestire stagisti. Erano i miei primi rapporti diretti e ho commesso tutti gli errori da principiante. Ho assegnato troppo lavoro e troppo poco lavoro; Ho spiegato troppo, ho spiegato meno; E così via e così via.
La buona notizia è che gestire i tirocinanti - chiunque, davvero - è un'abilità in cui puoi migliorare notevolmente con la pratica. Ma questo non è un motivo per iniziare dal basso. Impara dalla mia esperienza e continua a leggere per cinque modi per diventare un intern manager di successo.
1. Avere un orientamento
Indipendentemente dal fatto che ci sia un orientamento più ampio e più formale nel tuo ufficio, il tuo primo ordine di lavoro è quello di bloccare circa un'ora per parlare con il tuo stagista. A seconda di quanto sei stato coinvolto nel processo di assunzione, potresti voler iniziare con le presentazioni. Successivamente, analizza il lavoro svolto e gli obiettivi dipartimentali nei prossimi mesi. Rispondi a qualsiasi domanda su come tu e il tuo team influenzate la missione dell'organizzazione. Prendersi del tempo per delineare gli obiettivi ricorda al tirocinante come anche i compiti umili contribuiranno al quadro generale.
Successivamente, esponi le tue aspettative specifiche, oltre alle responsabilità dichiarate del lavoro. Sei un pignolo per la grammatica corretta in tutte le comunicazioni? Cosa pensi delle persone che spuntano dalla tua scrivania con domande? Vuoi essere copiato su tutte le email? Presentare queste aspettative in anticipo eviterà eventuali disavventure e vi aiuterà entrambi ad avere successo.
2. Chiedi (e osserva) il suo stile di apprendimento
Prima di chiudere la riunione di orientamento, ti consigliamo di dare la parola al tuo tirocinante. Quali sono i suoi obiettivi per lo stage? Ci sono abilità uniche che possiede o aree in cui è più desideroso di apprendere o approfondire?
Forse le informazioni più essenziali che puoi raccogliere sono le modalità con cui lui o lei riceve le informazioni. A differenza di un noleggio a lungo termine, in cui un supervisore si aspetterebbe che il dipendente si abituasse a un ambiente incentrato sulla riunione o fobico della riunione; con un tirocinante, il tuo obiettivo dovrebbe essere quello di massimizzare la comunicazione.
Vuol dire, anche se ti piacerebbe che il tuo tirocinante segua semplicemente le istruzioni via e-mail, se lui o lei ha bisogno di parlarne e fare alcune domande per farlo bene, meglio lo sai ora. Vale la pena prendersi il tempo necessario per assicurarsi che capisca quello che stai chiedendo, invece di dover fare il progetto da solo una volta che lo ha trasformato (un'esperienza frustrante tutt'intorno).
3. Fornire un elenco di attività scritte
Ok, quindi il tuo stagista dice che è uno studente uditivo. Ciò significa che dovresti semplicemente discutere di ogni progetto e quindi pianificare di completarli esattamente come previsto - giusto? Bene, non proprio.
Il tuo stagista è nuovo nell'organizzazione e nel lavoro per te, quindi probabilmente ci sarà un ascolto selettivo, anche se non è previsto. Pertanto, ogni settimana, è necessario inviare (o aggiornare) un elenco di progetti scritto per il proprio stagista. Includere quanto segue: la data di scadenza del progetto; il suo livello di priorità; a chi deve essere inviato il progetto completato (un pezzo critico se si desidera rivedere i progetti prima che vengano inviati altrove!); e sotto quale ombrello cade. L'ultima categoria è fondamentale perché contestualizza l'attività e fornisce un impulso più forte per completarla correttamente (vale a dire, l'archiviazione è molto più interessante quando si conosce il progetto che si sta avanzando).
Bonus: l'elenco delle attività scritte ti farà risparmiare nei giorni in cui sei sbattuto. Se il tuo stagista completa un progetto, puoi indirizzarlo all'elenco delle attività per il successivo.
4. Dare l'esempio
Solo perché questo è ovvio, non significa che non valga la pena ripeterlo. "Fai come dico, non come faccio", non funziona. Se fai una passeggiata ogni giorno alla stessa ora, non avrai la credibilità di dire al tuo stagista che arrivare con 15 minuti di ritardo non va bene. Allo stesso modo, sarà difficile discutere di abbigliamento inappropriato con un tirocinante quando testerai seriamente i limiti del business estivo casual.
Andando oltre l'ovvio, dovresti dare coscienziosamente l'esempio di essere un boss di supporto e un giocatore di squadra. Alcuni supervisori principianti temono erroneamente che parlare con un tirocinante creerà una competizione per il suo lavoro. Al contrario, parlare dell'ottimo lavoro del tuo tirocinante dimostra che sei un manager forte, che ti aprirà a maggiori opportunità di leadership. Quindi, assicurati di dare credito dove è dovuto!
5. Chiedi aiuto
Anche se stai cercando di fare tutto nel modo giusto, puoi ritrovarti a gestire un tirocinante con un atteggiamento poco brillante, persino un'apparente incompetenza. Quando non funziona, la prima persona con cui dovresti parlare è il tuo stagista. Forse lui o lei è difficile a causa di ciò che lui o lei percepisce come una mancanza di lavoro significativo. Forse ciò che vedi come una mancanza di attenzione ai dettagli è che il tuo stagista sta lottando per completare i suoi compiti in tempo.
Ricorda, gli stagisti raramente hanno una vasta base di esperienza precedente. Quindi, potrebbero non avere gli strumenti (o la sicurezza) per comunicare con un supervisore: devi prendere l'iniziativa!
Hai ancora problemi? La prossima persona con cui dovresti consultare è qualcuno a cui guardi come manager (idealmente, il tuo capo). Questa persona può darti informazioni dall'esperienza e il tuo capo deve sapere se ti ha sellato con uno stagista da incubo.
Quando si tratta di essere un supervisore stagista per la prima volta, stai combinando qualcuno con poca esperienza nella gestione insieme a qualcuno con poca esperienza da gestire. Tuttavia, questa è una grande esperienza per entrambi. Quindi usa i passaggi precedenti per renderla una bella estate e costruire un forte rapporto di lavoro con il tuo stagista.
