Quando si tratta di coaching del lavoro, quasi ogni conversazione che ho con un cliente riguarda l'argomento della comunicazione. Le motivazioni possono variare ampiamente: alcune persone vogliono essere più assertive, altre hanno bisogno di aiuto nella gestione dei conflitti, e altre ancora trovano difficile esprimere la propria opinione in un contesto di gruppo.
Mentre rifletto su tutte le conversazioni che ho, mi rendo conto che la maggior parte delle volte non stiamo parlando di idee complesse. Sono proprio le basi della comunicazione sul posto di lavoro che sembrano far inciampare la maggior parte delle persone.
Quindi, dal momento che tutti potremmo usare un buon promemoria, ecco le cinque cose principali con cui aiuto i miei clienti quando si tratta di comunicazione. Identifica quelli su cui devi lavorare e inizia a spostarli nel tuo set di abilità di conversazione oggi.
1. Smetti di dire "Ma" e inizia a dire "E"
Ti capita mai di dirti cose del tipo: "Adoro quell'idea, ma dobbiamo farlo diversamente?"
Non appena dici la parola "ma", l'altra persona dimentica immediatamente la parte che ami l'idea. Perché l'hai completamente invalidato con il "ma" e tutto ciò che è seguito.
Invece, usa "e:" "Adoro quell'idea e penso che un approccio leggermente diverso sarebbe più efficace."
Senti la differenza?
Nel suo libro Bossypants , Tina Fey infrange le regole dell'improvvisazione. Una di queste regole è dire sempre "sì, e …". Questo dimostra rispetto per ciò che il tuo partner ha da dire (anche se non sei d'accordo), ti aiuta a mantenere una mente aperta sull'atto e ti invita a contribuire alla conversazione basandosi sull'idea dell'altra persona o aggiungendo le proprie idee. Lo stesso vale per la comunicazione al lavoro.
2. Attenersi ai fatti
Spesso, sentirò qualcuno fare una dichiarazione che molto probabilmente non è radicata in realtà - come, "È fuori per prendermi", "Il mio capo mi odia" o "So che le dispiace che mi abbia assunto."
Rispondo sempre con alcune domande: “È un dato di fatto? Te lo ha detto o stai tracciando una conclusione basata su osservazioni? ”
Comunicare in modo efficace è abbastanza difficile; non aggiungerlo inventando storie che non sono basate nella realtà. I bravi comunicatori rimangono radicati nei fatti.
Ricorda che i fatti di qualsiasi problema potrebbero essere molto diversi dalla tua percezione. Forse il modo in cui vedi una situazione ha a che fare con il tuo stile di lavoro unico, o semplicemente con il fatto che il tuo capo è totalmente stressato e te lo prende con te. Indipendentemente da ciò, a meno che tu non abbia i fatti, è meglio astenersi dal commentare i colori e concentrarsi su come arrivare alla radice del problema.
3. Evita "Difesa della posizione"
Quando le persone citano problemi di comunicazione sul posto di lavoro, spesso si tratta meno di comunicazione e di più di difendere la propria posizione.
Ad esempio, supponiamo che due colleghi, Megan e Jason, stiano discutendo di un progetto. Megan afferma: “Questo progetto sta travolgendo il team; abbiamo bisogno di più aiuto. "Jason dice:" Saremo in grado di gestirlo. Tutti dovranno solo dedicare qualche ora in più. ”
Invece di avere un dialogo significativo su ciò che definisce ciascuna delle loro osservazioni, Megan si sente frustrata perché Jason "non la sta ascoltando". E Jason pensa che Megan suoni come un disco rotto, continuando su quanto sia sopraffatta.
Questa non è comunicazione. Questa è la difesa della posizione.
I grandi comunicatori, d'altro canto, pongono domande e si sforzano di comprendere tutti i lati della questione, invece di ripetere costantemente il loro lato della storia.
Ad esempio, Jason potrebbe dire: "Quali parti del progetto ti stanno schiacciando?" Oppure "Dimmi di più su ciò che vedi come i colli di bottiglia".
E Megan potrebbe dire: “Sembra che abbiamo viste completamente diverse sul progetto. Mi chiedo se ore aggiuntive risolveranno davvero i problemi che vedo "o" Dovremmo rivedere l'ambito del progetto e assicurarci che le ore aggiuntive siano realistiche per le risorse che abbiamo? "
Vedi come semplicemente esplorare le idee degli altri può aiutarti a superare la tua frustrazione e portarti a un livello superiore?
Nell'iconico tomo Le 7 abitudini di persone altamente efficaci , ha aggiunto Stephen Covey, "Cerca prima di capire, poi di essere compreso". Dovremmo essere tutti disposti a capire l'altro tanto quanto vogliamo che il nostro punto di vista sia compreso .
4. Usa il silenzio in modo strategico come usi le parole
Molte conversazioni diventano improduttive perché i partecipanti sono troppo impegnati a preoccuparsi di cosa dire accanto per ascoltarsi davvero. Per rimediare a ciò, cerca di sfruttare i momenti di silenzio.
Mentre potresti pensare che il silenzio sia negativo o scomodo, serve la conversazione lasciando agli ascoltatori il tempo di elaborare ciò che è stato detto e dando agli oratori il tempo di organizzare i loro pensieri prima di rispondere, senza sentirsi affrettati.
Quindi, la prossima volta che sei in un dialogo e merita tutta la tua attenzione, trova un'opportunità per praticare il silenzio. Trascorri qualche secondo in più assorbendo ciò che è stato detto e riflettendo intenzionalmente sulla tua risposta prima di parlare. Impara a valorizzare e sfruttare quei momenti di silenzio invece di temerli, come un modo per costruire un dialogo migliore.
5. Coinvolgi attivamente l'altro punto di vista
Quando uno studente universitario americano è tornato di recente da uno stage presso un'importante catena alberghiera nel Regno Unito, gli ho chiesto quale fosse la parte più difficile.
Ha risposto che era sorpreso dall'enorme diversità del posto di lavoro nel Regno Unito. Sembrava che ogni persona provenisse da un paese diverso e parlasse con un dialetto diverso.
La sfida più grande, disse, era comunicare con i suoi colleghi in un modo in cui potevano davvero capirlo. Per farlo, ha dovuto capire da dove provenivano, quanto parlavano bene l'inglese e il lavoro loro assegnato. E in genere, era diverso per ogni persona.
Che grande esempio di comunicazione ad alte prestazioni!
Affinché le persone ti ascoltino davvero - e tu le ascolti - devi capire che tutti portano filtri, credenze, ipotesi, esperienze e influenze culturali che modellano il loro punto di vista. La parte più difficile? Non puoi vedere fisicamente nessuna di queste cose.
In breve, solo perché dici qualcosa, non significa che gli altri ti sentano. I grandi comunicatori impiegano del tempo per capire da dove provengono gli altri, se è influenzato da fattori culturali, professionali o personali. Una volta comprese queste differenze, puoi comunicare in modo da migliorare la tua capacità di essere ascoltato.
Possono nascere grandi comunicatori, ma (er, e) sono anche fatti. Prova a utilizzare almeno una di queste strategie questa settimana e scopri come migliorare l'efficacia della comunicazione. I tuoi colleghi noteranno e troverai nuova fiducia e livello di soddisfazione nel tuo lavoro.
