Ormai suppongo che tu sia ben preparato in quelle basi dell'etichetta e-mail. Sai, cose come includere sempre una linea tematica e resistere alla tentazione di CC ogni singolo corpo caldo nel tuo ufficio.
Sì, ti darò il beneficio del dubbio qui. Ma questo significa che penso che i tuoi messaggi siano impeccabili? Assolutamente no.
Ci sono alcuni peccati di e-mail che non sono così spesso ripetuti, ma sono altrettanto meritevoli. E, probabilmente, potresti essere solo colpevole di averli commessi (ehi, sono proprio lì con te!) - che tu ne fossi consapevole o no.
Se ti senti arrossire alla menzione di uno di questi falsi passi? Bene, amico mio, le tue email hanno ancora margini di miglioramento.
1. Riproduzione di "patata bollente"
Sei orgoglioso di essere totalmente in cima alla tua casella di posta: i messaggi in arrivo non durano mai a lungo senza una tua risposta.
È fantastico che ti impegni a essere così reattivo. Ma è importante considerare anche la qualità di ciò che stai inviando. Le tue risposte stanno davvero spingendo la conversazione in avanti? Oppure, stai lanciando messaggi brevi (e forse anche totalmente inutili) nel tentativo di mettere la palla nel campo dell'altra persona e farti avvicinare di un passo a quella inafferrabile casella zero?
Spesso le persone scoprono di rientrare in quest'ultima categoria. Sfortunatamente, quel gioco frenetico di email hot potato è completamente controproducente.
Come migliorare
So che la pressione per tornare alle persone può essere alta e non sto cercando di dirti di lasciare che i messaggi indugino senza risposta.
Invece, se non sei in un punto in cui puoi fornire una risposta di alta qualità, invia una breve nota in cui dichiari che stai esaminando e ti risponderà con una risposta più dettagliata non appena ce l'hai.
Questo passaggio elimina la pressione di dover rispondere all'istante, dandoti comunque il tempo di dedicare adeguata considerazione a quel messaggio.
2. In mostra il tuo senso dell'umorismo
Nessuno vuole sembrare un robot senza vita tramite e-mail. E, credetemi, apprezzo sicuramente quelle note puntinate e insolite che arrivano nella mia casella di posta.
Tuttavia, non vi è alcuna garanzia che gli altri destinatari si sentano allo stesso modo. Devi ricordare che ai messaggi scritti mancano gli spunti non verbali e di contesto che in genere aiutano il tuo umorismo a sbarcare.
Quindi, è importante conoscere il tuo pubblico prima di aggiungere la tua e-mail a quello che sono sicuro sia il tuo senso dell'umorismo stellare. Sarei felice con quella fantastica GIF di un cane con un cappello da festa. I membri del tuo consiglio? Forse non così tanto.
Come migliorare
Ancora una volta, la comprensione del destinatario è fondamentale qui. Ma, se senti persino una vaga idea di come verrà ricevuta la tua battuta o osservazione divertente, eliminala.
Stai meglio sia al sicuro che dispiaciuto, e puoi ancora essere amichevole e simpatico nella tua e-mail, senza la routine standup!
3. Rambling On and On
So che può sembrare una linea sottile da percorrere. Senti così tante chiacchiere su quelle temute riunioni che potrebbero essere avvenute tramite e-mail che è facile sentirsi sotto pressione per evitare sit-down a tutti i costi.
Tuttavia, questo tentativo di saltare tutti i contatti faccia a faccia spesso porta ad alcune e-mail prolungate. Prima di saperlo, hai realizzato un capolavoro di 3.000 parole che si tuffa in ogni singolo dettaglio dell'imminente presentazione di vendita. Avviso spoiler: nessuno lo leggerà.
Come migliorare
A volte i messaggi più lunghi sono inevitabili. In questi casi, cose come punti elenco, brevi paragrafi e sottotitoli possono aiutare a mantenere le cose organizzate e facili da digerire.
Tuttavia, considerando che la lunghezza ideale è compresa tra 50 e 125 parole, qualcosa di più lungo potrebbe giustificare una riunione o una telefonata.
4. Digitando un'e-mail che non vorresti fosse vista da nessuno
C'è un falso senso di privacy che accompagna la tua casella di posta. Supponi che il destinatario designato sarà l'unico a vedere quel commento sgraziato sul tuo capo.
Ascolta attentamente: non solo è maleducato, ma è un affare rischioso. Che si tratti di un eventuale problema tecnico, di un reparto delle risorse umane snob, o persino di un collega spettegolare, è probabile che le tue osservazioni non così amichevoli finiranno per finire nelle mani sbagliate o davanti ai bulbi oculari sbagliati.
Come migliorare
Questo devi solo smettere: il tacchino freddo.
Se sei tentato di scrivere qualcosa di leggermente fuori colore (anche scherzosamente!) Nel tuo messaggio, chiediti questo: quale sarebbe la tua reazione se qualcuno (come il tuo capo o un altro collega) vedesse quel commento?
Se ti senti un po 'ansioso al pensiero, è il momento di premere il tasto Backspace.
5. Essere sposato nella tua casella di posta
Bene, quest'ultimo errore in realtà non ha nulla a che fare con il contenuto dei messaggi che stai inviando. Ma è ancora importante essere consapevoli.
Ancora una volta, voler gestire attivamente la tua casella di posta è una qualità eccezionale (tutte quelle persone con migliaia di e-mail non lette che vanno in giro sono gelose del tuo impegno, ne sono certa!). Tuttavia, ciò non ti dà un pass gratuito per tenere gli occhi incollati al telefono nel mezzo di una cena, una riunione, una vacanza o un matrimonio (sì, l'ho visto accadere).
Non solo la tua casella di posta compulsiva è rinfrescante, costringendoti a perdere conversazioni ed esperienze reali , ma è anche irrilevante per le persone con cui trascorri del tempo.
Come migliorare
La risposta qui è semplice: metti via il telefono. Lo so, sembra impossibile. Ma, come ho imparato in questo esperimento, ne vale la pena.
Ecco la buona notizia: tutti questi falsi passi sono cose che puoi risolvere, a condizione che tu sia disposto a imparare e cambiare le tue abitudini. Non sei destinato a vivere come un totale e-mail incasinato.
Implementa quel consiglio (e, mentre ci sei, rispolvera queste basi dell'etichetta e-mail!), E sarai sulla buona strada per intensificare il tuo gioco e-mail di un altro livello.
