Sono ossessionato dall'essere il più produttivo possibile umanamente, sia che stabilisca scadenze migliori o trovando il modo più efficace per programmare le mie giornate.
Ma la mia casella di posta era ancora un tempo enorme. E il kicker è: stavo inviando molte delle stesse e-mail ancora e ancora.
In quel momento ho iniziato a utilizzare le risposte predefinite. Se non hai familiarità con loro, puoi salvare una risposta che crei e quindi, invece di reinserirla costantemente, puoi fare clic e inserirlo nella tua e-mail, risparmiando tempo e fatica.
Non ancora venduto? Per iniziare, ho scritto cinque modelli comuni che fanno risparmiare tempo e ti convinceranno che questo ha senso. (Ma prima devi avere una configurazione. Se sei un utente Gmail, troverai le istruzioni qui. E se sei un utente Outlook, si chiamano "Parti rapide" e puoi vederle Qui.)
1. Per rimandare la risposta
A volte, puoi attivare una risposta rapida. Ma altre volte, la tua risposta richiederà ulteriore pensiero o legwork. Dal momento che non vuoi ignorare la persona nel frattempo, invialo per fargli sapere che risponderai quando puoi. Sembra così:
2. Disinnescare una situazione
Sai che una delle cose peggiori che puoi fare quando le tensioni si stanno esaurendo è dire a qualcuno cosa provi per l'email. Invece di rischiare quando le emozioni sono forti, usa un modello pre-creato per essere sicuro di utilizzare un tono appropriato sul posto di lavoro. Sembra così:
3. Per condividere le istruzioni
Stai costantemente dicendo alle persone come navigare nel tuo sito Web o utilizzare il tuo database? Invece di riscrivere le istruzioni più volte, digitare una volta e non dovrai preoccuparti di perdere i passaggi quando sei stressato o super impegnato (o replicando il lavoro per tutta la settimana). Sembra così:
4. Puntare lavori a bassa priorità
Hai troppo nel tuo piatto? Mantieni la tua email concisa e onesta, offrendo allo stesso tempo alternative. Prova questo:
5. Per inviare un allegato
"Trova in allegato …" deve essere una delle risposte e-mail più comuni, il che lo rende un candidato perfetto per un modello di risposta predefinito. (Assicurati di allegare effettivamente il file prima di fare clic su "Invia!"). Prova questo:
Il salvataggio delle risposte e-mail ti aiuterà a gestire la tua casella di posta e il tuo tempo. In questo modo, puoi scriverli quando ti senti livellato e pensare chiaramente, e tenerli a portata di mano per quel giorno stressante e sgretolato dal tempo.
Infine, non dimenticare che solo perché sono salvati non significa che sono incastonati nella pietra. Sentiti libero di cambiarli se necessario, così funzioneranno davvero per te andando avanti.
