Questo tutorial copre alcuni dei dos di base e non fare l'inserimento di dati in programmi di fogli elettronici come Excel, Fogli di lavoro Google e Open Office Calc.
Inserire i dati correttamente la prima volta può evitare problemi in seguito e rendere più semplice l'utilizzo di numerosi strumenti e caratteristiche di Excel come formule e grafici.
Panoramica sull'inserimento dei dati Excel
Le cose migliori da fare e da non dimenticare che devi sempre tenere a mente quando usi Excel sono:
- Fare pianifica il tuo foglio di lavoro.
- non lasciare righe o colonne vuote quando si immettono dati correlati.
- Fare salva frequentemente e salva in due punti.
- non utilizzare i numeri come intestazioni di colonna e non includere unità con i dati.
- Fare utilizzare i riferimenti di cella e gli intervalli denominati nelle formule.
- non lascia le celle contenenti formule sbloccate.
- Fare ordina i tuoi dati.
Pianifica il tuo foglio di calcolo
Quando si tratta di inserire dati in Excel, è una buona idea fare un po 'di pianificazione prima di iniziare a digitare.
Sapendo a cosa servirà il foglio di lavoro, i dati che conterrà e ciò che verrà fatto con quei dati potrebbe influire notevolmente sul layout finale del foglio di lavoro.
Pianificare prima di digitare potrebbe risparmiare tempo in seguito se il foglio di calcolo deve essere riorganizzato per renderlo più efficiente e più facile da utilizzare.
Punti da considerare
- Qual è lo scopo del foglio di calcolo?
- Quanti dati avrà il foglio di calcolo?
- I grafici sono necessari?
- Il foglio di calcolo verrà stampato?
Qual è lo scopo del foglio di calcolo?
- Lo scopo del foglio di calcolo aiuterà a determinare la posizione dei dati, in quanto le informazioni più importanti devono essere visibili e facilmente accessibili.
- Quali calcoli sono richiesti? I calcoli influiscono su quali formule e funzioni sono necessarie e su dove si troveranno.
Quanto conserveranno il foglio di calcolo?
La quantità di dati che il foglio di calcolo inizialmente contiene e quanto verrà aggiunto in seguito influirà sul numero di fogli di lavoro utilizzati.
- Non diffondere troppo i tuoi dati poiché può rendere difficile trovare informazioni specifiche e i calcoli su più fogli o cartelle di lavoro possono iniziare a influire sulle prestazioni di Excel.
- Per i fogli di lavoro di grandi dimensioni, a volte è utile visualizzare i totali importanti delle colonne sopra le intestazioni delle colonne, piuttosto che forzare gli utenti a scorrere fino alla fine del foglio di lavoro per visualizzare le informazioni.
I grafici sono necessari?
Se tutti o parte dei dati devono essere visualizzati in un grafico o in grafici, ciò potrebbe influire sul layout delle informazioni.
- A seconda del tipo di grafico, i dati potrebbero dover essere raggruppati in modo diverso, ad esempio utilizzando un'area di riepilogo per grafici a torta.
- Per i fogli di lavoro di grandi dimensioni, i grafici possono essere spostati in pagine separate per facilitare l'affollamento.
Il foglio di calcolo verrà stampato?
Il modo in cui i dati sono disposti può essere influenzato se tutti o alcuni dei dati verranno stampati, a seconda che sia stato scelto il layout verticale o orizzontale e il numero di fogli necessari.
- Se si utilizza la visualizzazione verticale su carta a formato Lettera normale (8 1/2 X 11), considerare di collocare la maggior parte dei dati in righe sotto poche colonne, in modo che tutte le intestazioni siano visibili su un foglio.
- Se sono necessari più fogli, prendere in considerazione la stampa delle intestazioni delle colonne nella parte superiore di ciascuna pagina per facilitare la lettura dei dati.
- Se è necessario stampare molte colonne di dati, il layout orizzontale potrebbe mantenere tutte le intestazioni su una pagina. Anche in questo caso, se sono necessari più fogli, stampare le intestazioni delle colonne nella parte superiore di ciascuna pagina.
- Se i grafici devono essere stampati, spostarli su un foglio separato può semplificare l'operazione.
Non lasciare righe vuote o colonne in dati correlati
Lasciare righe o colonne vuote nelle tabelle di dati o intervalli di dati correlati può rendere molto difficile utilizzare correttamente un numero di funzionalità di Excel come grafici, tabelle pivot e determinate funzioni.
Anche le celle vuote in una riga o colonna contenente dati possono causare problemi come mostrato nell'immagine sopra.
L'assenza di spazi vuoti renderà inoltre più facile per Excel rilevare e selezionare tutti i dati correlati in un intervallo se vengono utilizzate funzionalità come ordinamento, filtro o Somma automatica.
Piuttosto che lasciare righe o colonne vuote, usa i bordi o formatta le intestazioni e le etichette usando grassetto o sottolineato per suddividere i dati e renderli più facili da leggere.
Inserisci i dati nella colonna quando possibile.
- Quando disponi il foglio di calcolo, posiziona un'intestazione descrittiva nella parte superiore della prima colonna della tabella con i dati di seguito.
- Se sono presenti più serie di dati, elencale una dopo l'altra in colonne (da sinistra a destra) con il titolo di ciascuna serie di dati nella parte superiore.
Mantieni separati i dati non correlati
Pur mantenendo insieme i dati correlati è importante, allo stesso tempo, può essere utile tenere separati intervalli di dati non correlati.
Lasciare colonne o righe vuote tra diversi intervalli di dati o altri dati nel foglio di lavoro renderà più facile per Excel rilevare e selezionare correttamente intervalli o tabelle di dati correlati.
Salva frequentemente
L'importanza di salvare il tuo lavoro frequentemente non può essere sopravvalutata - o affermata troppo spesso.
Naturalmente, se si utilizza un foglio di calcolo basato sul Web come Fogli di lavoro Google o Excel online quindi il salvataggio non è un problema, poiché nessuno dei due programmi ha un'opzione di salvataggio, ma, invece, funziona con una funzione di salvataggio automatico.
Per i programmi basati sul computer, tuttavia, dopo due o tre modifiche, sia che si aggiungano dati, si apporti una modifica alla formattazione o si inserisca una formula, si salva il foglio di lavoro.
Se sembra troppo, risparmia almeno ogni due o tre minuti.
Anche se la stabilità dei computer e dei software per computer è migliorata drasticamente negli ultimi anni, il software continua a bloccarsi, i guasti di alimentazione si verificano ancora e altre persone inciampano sul cavo di alimentazione e lo estraggono dalla presa a muro.
E quando succede, la perdita di qualsiasi quantità di dati, grande o piccola, aumenta solo il carico di lavoro mentre cerchi di ricostruire quello che hai già fatto.
Excel ha un AutoSave funzionalità, che di solito funziona molto bene, ma non dovrebbe essere invocato. Prendi l'abitudine di proteggere i tuoi dati con frequenti salvataggi.
Collegamento al salvataggio
Il salvataggio non deve essere un compito oneroso di spostare il mouse sulla barra multifunzione e fare clic sulle icone, abituarsi a salvare usando la combinazione di tasti di scelta rapida di:
Ctrl + S
Salva in due luoghi
Un altro aspetto del risparmio che non può essere sopravvalutato è l'importanza del salvataggio dei dati in due posizioni diverse.
La seconda posizione è, ovviamente, un backup, ed è stato ripetuto molte volte " I backup sono come le assicurazioni: ne hai uno e probabilmente non ne avrai bisogno, non ne hai uno e probabilmente lo farai '.
Il miglior backup è uno che si trova in una diversa posizione fisica rispetto all'originale. Dopotutto, che senso ha avere due copie di un file se:
- Sono sullo stesso disco rigido che fallisce?
- Sono sullo stesso computer, che viene rubato?
- Sono nello stesso edificio che brucia a terra?
Backup basati sul web
Ancora una volta, fare un backup non deve essere un'attività onerosa o dispendiosa in termini di tempo.
Se la sicurezza non è un problema - se, per esempio, il foglio di lavoro è un elenco dei tuoi DVD - ti mandi una copia via email usando la posta web in modo che una copia resti sul server è probabilmente sufficiente.
Se la sicurezza è un problema, lo spazio web è ancora un'opzione, anche se con una società specializzata in questo genere di cose e richiede una commissione per farlo.
Nel caso dei fogli di lavoro online, presumibilmente, i proprietari del programma eseguono il backup dei loro server - e questo include tutti i dati dell'utente. Ma per essere sicuri, scarica una copia del file sul tuo computer.
Non utilizzare numeri come intestazioni di colonna e non includere unità con i dati
Usa le intestazioni nella parte superiore delle colonne e all'inizio delle righe per identificare i tuoi dati, in quanto rendono le operazioni come l'ordinamento molto più semplici, ma non usano numeri come - 2012, 2013 e così via - per fare esso.
Come mostrato nell'immagine sopra, le intestazioni di colonne e righe che sono solo numeri potrebbero inavvertitamente essere incluse nei calcoli. Se le tue formule contengono funzioni come:
- Somma automatica
- AutoMax
- AutoAverage
che seleziona automaticamente l'intervallo di dati per l'argomento della funzione.
In genere, tali funzioni prima cercano le colonne di numeri sopra dove si trovano e poi a sinistra per una riga di numeri, e le intestazioni che sono solo numeri saranno incluse nell'intervallo selezionato.
I numeri utilizzati come intestazioni di riga possono anche essere scambiati come un'altra serie di dati se selezionati come parte di un intervallo per un grafico anziché come etichette di assi.
Formattare i numeri nelle celle di intestazione come testo o creare etichette di testo facendo precedere ciascun numero con un apostrofo ('), ad esempio' 2012 e '2013. L'apostrofo non viene visualizzato nella cella, ma cambia il numero in dati di testo.
Mantieni le unità nelle intestazioni
Non inserire valuta, temperatura, distanza o altre unità in ogni cella con i dati numerici.
Se lo fai, ci sono buone probabilità che Excel o Google Spreadsheets visualizzino tutti i tuoi dati come testo.
Invece, posiziona le unità nelle intestazioni nella parte superiore della colonna, che, come accade, assicurerà che quelle intestazioni siano almeno di testo e non creeranno il problema discusso sopra.
Testo a sinistra, numeri a destra
Un modo rapido per capire se si dispone di dati di testo o numerici consiste nel controllare l'allineamento dei dati in una cella. Per impostazione predefinita, i dati di testo sono allineati a sinistra in Excel e Google Spreadsheets e i dati numerici sono allineati a destra in una cella.
Sebbene questo allineamento predefinito possa essere facilmente modificato, la formattazione non viene normalmente applicata fino a quando non sono stati immessi tutti i dati e le formule, quindi l'allineamento predefinito potrebbe anticipare che qualcosa non funziona nel foglio di lavoro.
Simboli di percentuale e valuta
La procedura migliore per inserire tutti i dati in un foglio di lavoro è inserire solo il numero semplice e quindi formattare la cella per visualizzare correttamente il numero - e questo include percentuali e importi in valuta.
Excel e fogli di calcolo di Google, tuttavia, accettano i simboli delle percentuali che vengono digitati in una cella insieme al numero ed entrambi riconoscono anche i simboli di valuta comune, come il simbolo del dollaro ($) o il simbolo della sterlina inglese (£) se sono digitati in un cella insieme ai dati numerici, ma altri simboli di valuta, come il Rand sudafricano (R), saranno probabilmente interpretati come testo.
Per evitare potenziali problemi, seguire le best practice di cui sopra e inserire l'importo, quindi formattare la cella per la valuta anziché digitare il simbolo della valuta.
Utilizzare i riferimenti di cella e gli intervalli denominati nelle formule
Entrambi i riferimenti di cella e gli intervalli denominati possono essere e devono essere utilizzati nelle formule per rendere più veloce e più semplice conservare le formule e per estensione, l'intero foglio di lavoro, privo di errori e aggiornato.
- I riferimenti di cella sono una combinazione della lettera di colonna e del numero di riga di una cella, ad esempio A1, B23 e W987, e vengono utilizzati per identificare la posizione dei dati in un foglio di lavoro.
- Un intervallo denominato o nome definito è simile a un riferimento di cella in quanto viene utilizzato per identificare una cella o un intervallo di celle in un foglio di lavoro.
Fare riferimento ai dati nelle formule
Le formule vengono utilizzate in Excel per eseguire calcoli, ad esempio addizioni o sottrazioni.
Se i numeri reali sono inclusi in formule come:
= 5 + 3
Ogni volta che i dati cambiano dicono a 7 e 6, la formula deve essere modificata e i numeri modificati in modo che la formula diventi:
= 7 + 6
Se, invece, i dati vengono inseriti nelle celle del foglio di lavoro, i riferimenti di cella o i nomi degli intervalli possono essere utilizzati nella formula anziché nei numeri.
Se il numero 5 viene inserito nella cella A1 e 3 nella cella A2, la formula diventa:
= A1 + A2
Per aggiornare i dati, modificare il contenuto delle celle A1 e A2, ma la formula rimane la stessa di come Excel aggiorna automaticamente i risultati della formula.
I risparmi in termini di tempo e impegno sono aumentati se il foglio di lavoro contiene formule più complicate e se più formule fanno riferimento agli stessi dati poiché i dati devono essere modificati solo in una posizione e tutte le formule che la fanno riferimento verranno aggiornate.
L'utilizzo dei riferimenti di cella o degli intervalli denominati rende inoltre più sicuro il tuo foglio di lavoro, poiché consente di proteggere le formule da modifiche accidentali lasciando le celle di dati modificabili.
Indicando i dati
Un'altra funzione di Excel e fogli di lavoro di Google è che consentono di inserire riferimenti di celle o nomi di intervalli in formule utilizzando il puntamento che implica il clic su una cella per inserire il riferimento nella formula.
Puntamento riduce la possibilità di errori causati digitando il riferimento di cella errato o digitando erroneamente un nome di intervallo.
Usa intervalli nominati per selezionare i dati
Dare a un'area di dati correlati un nome può rendere molto più facile la selezione dei dati durante l'esecuzione di ordinamenti o operazioni di filtro.
Se la dimensione di un'area dati cambia, l'intervallo di un nome può essere facilmente modificato utilizzando Name Manager.
Non lasciare le celle contenenti formule non protette
Dopo aver passato così tanto tempo a correggere le formule e utilizzare i riferimenti di cella corretti, molte persone commettono l'errore di lasciare quelle formule vulnerabili a modifiche accidentali o involontarie.
Inserendo i dati nelle celle nel foglio di lavoro e quindi facendo riferimento a tali dati nelle formule, consente alle celle contenenti le formule di essere bloccate e, se necessario, protette da password per proteggerle.
Allo stesso tempo, le celle contenenti i dati possono essere lasciati sbloccati in modo che le modifiche possano essere inserite facilmente al fine di mantenere aggiornato il foglio di calcolo.
La protezione di un foglio di lavoro o di una cartella di lavoro è una procedura in due fasi:
- Assicurati che le celle corrette siano bloccate.
- Applica l'opzione del foglio di protezione e, se lo desideri, aggiungi una password.
Ordina i tuoi dati
Ordina i tuoi dati dopo aver finito di inserirli.
Lavorare con piccole quantità di dati non ordinati in Excel o Google Spreadsheets non è di solito un problema, ma con l'aumento di un numero di dati aumenta anche la difficoltà di lavorare con esso in modo efficiente.
I dati ordinati sono più facili da comprendere e analisi e alcune funzioni e strumenti, come VLOOKUP e SUBTOTAL, richiedono dati ordinati per restituire i risultati corretti.
Inoltre, l'ordinamento dei dati in diversi modi può rendere più facile individuare le tendenze che non sono ovvie all'inizio.
Selezione dei dati da ordinare
Prima che i dati possano essere ordinati, Excel deve conoscere l'intervallo esatto che deve essere ordinato e, in genere, Excel è piuttosto bravo a selezionare le aree dei dati correlati fino a quando è stato inserito:
- Nessuna riga o colonna vuota è stata lasciata all'interno di un'area di dati correlati;
- E righe e colonne vuote sono rimaste tra le aree dei dati correlati.
Excel determinerà anche, abbastanza accuratamente, se l'area dati ha nomi di campi ed esclude questa riga dai record da ordinare.
Tuttavia, consentire a Excel di selezionare l'intervallo da ordinare può essere rischioso soprattutto con grandi quantità di dati difficili da controllare.
Utilizzo dei nomi per selezionare i dati
Per garantire che siano selezionati i dati corretti, evidenzia l'intervallo prima di iniziare l'ordinamento.
Se lo stesso intervallo deve essere ordinato ripetutamente, l'approccio migliore è dargli un nome.
Se viene definito un nome per l'intervallo da ordinare, digitare il nome nella casella Nome o selezionarlo dall'elenco a discesa associato ed Excel evidenzierà automaticamente l'intervallo di dati corretto nel foglio di lavoro.
Righe e colonne nascoste e ordinamento
Le righe e le colonne di dati nascoste non vengono spostate durante l'ordinamento, quindi è necessario che siano nascoste prima che avvenga l'ordinamento.
Ad esempio, se la riga 7 è nascosta e fa parte di un intervallo di dati che viene ordinato, rimarrà come riga 7 anziché essere spostata nella posizione corretta come risultato dell'ordinamento.
Lo stesso vale per le colonne di dati. L'ordinamento per righe comporta il riordino delle colonne di dati, ma se la colonna B è nascosta prima dell'ordinamento, rimarrà come Colonna B e non verrà riordinata con le altre colonne nell'intervallo ordinato.
Tutti i numeri dovrebbero essere negozi come numeri
Verifica che tutti i numeri siano memorizzati come numeri. Se i risultati non sono quelli previsti, la colonna potrebbe contenere numeri memorizzati come testo e non come numeri. Ad esempio, i numeri negativi importati da alcuni sistemi contabili o un numero inserito con un leader ' (apostrofo) sono memorizzati come testo.
Quando si ordinano rapidamente i dati con A-Z o Z-A pulsante, le cose possono andare terribilmente storte. Se c'è una riga vuota o colonne vuote all'interno dei dati, parte dei dati potrebbe essere ordinata, mentre altri dati vengono ignorati. Immagina il casino che avrai, se i nomi e il numero di telefono non corrispondono più, o se gli ordini vanno ai clienti sbagliati!
Il modo più semplice per garantire che l'intervallo di dati corretto sia selezionato prima di ordinare è dargli un nome.
La seconda ipotesi riguarda esattamente ciò che Excel ordina. Se hai selezionato una singola cella, Excel estende la selezione per selezionare un intervallo (proprio come premere Ctrl + Maiusc + 8) delimitata da una o più colonne e righe vuote. Quindi esamina la prima riga nell'intervallo selezionato per determinare se contiene informazioni sull'intestazione o meno.
È qui che l'ordinamento con gli strumenti della barra degli strumenti può diventare complicato. L'intestazione (supponendo che ne abbiate uno) deve soddisfare alcune linee guida piuttosto rigide affinché Excel lo riconosca come intestazione. Ad esempio, se nella riga di intestazione sono presenti celle vuote, Excel potrebbe pensare che non si tratti di un'intestazione. Allo stesso modo, se la riga di intestazione è formattata come le altre righe nell'intervallo di dati, potrebbe non riconoscerla. Inoltre, se la tabella dei dati è interamente costituita da testo e la riga di intestazione non contiene altro che testo, Excel non riuscirà praticamente a riconoscere la riga di intestazione. (La riga appare come un'altra riga di dati in Excel.)
Solo dopo aver selezionato l'intervallo e stabilito se c'è una riga di intestazione, Excel eseguirà l'ordinamento effettivo. Quanto sei contento dei risultati dipende dal fatto che Excel abbia ottenuto sia la selezione dell'intervallo che la determinazione della riga di intestazione. Ad esempio, se Excel non pensa di avere una riga di intestazione, e lo fai, la tua intestazione viene ordinata nel corpo dei dati; questa è generalmente una brutta cosa.
Per assicurarti che l'intervallo di dati sia riconosciuto correttamente, utilizza Ctrl + Maiusc + 8 collegamento per vedere cosa seleziona Excel; questo è ciò che verrà ordinato. Se non corrisponde alle tue aspettative, devi modificare il carattere dei dati nella tua tabella oppure devi selezionare l'intervallo di dati prima di utilizzare il Ordinare la finestra di dialogo.
Per assicurarti che la tua intestazione sia riconosciuta correttamente, usa il Ctrl + Maiusc + 8 collegamento per selezionare l'intervallo di dati, quindi guardare la prima riga. Se l'intestazione contiene celle vuote tra quelle selezionate nella prima riga o la prima riga è formattata come la seconda riga, o se hai più di una riga di intestazione selezionata, Excel assume che non ci sia alcuna riga di intestazione. Per correggere ciò, apportare modifiche nella riga di intestazione per assicurarsi che sia riconosciuto correttamente da Excel.
Infine, tutte le scommesse potrebbero essere disattivate se la tabella dei dati utilizza intestazioni a più righe. Excel ha difficoltà a riconoscerli. Componi il problema quando ti aspetti che includa righe vuote in quell'intestazione; semplicemente non può farlo automaticamente. Tuttavia, è possibile selezionare semplicemente tutte le righe che si desidera ordinare prima di eseguire l'ordinamento. In altre parole, specifica in che cosa vuoi ordinare Excel; non lasciare che Excel faccia le ipotesi per te.
Date e orari memorizzati come testo
Se i risultati dell'ordinamento per data non risultano come previsto, i dati nella colonna contenente la chiave di ordinamento potrebbero contenere date o ore memorizzate come dati di testo anziché come numeri (le date e le ore sono solo dati numerici formattati).
Nell'immagine sopra, il record di A. Peterson è finito in fondo alla lista, quando, in base alla data di prestito del 5 novembre 2014, il record avrebbe dovuto essere posizionato sopra il record di A. Wilson, che ha anche un data di prestito del 5 novembre.
Il motivo dei risultati inattesi è che la data di assunzione di A. Peterson è stata archiviata come testo anziché come numero
Dati misti e ordini rapidi
Quando si utilizza il metodo di ordinamento rapido dei record contenenti testo e numeri, i dati vengono mescolati insieme, Excel ordina separatamente il numero e i dati del testo, posizionando i record con i dati di testo nella parte inferiore dell'elenco ordinato.
Excel potrebbe anche includere le intestazioni delle colonne nei risultati di ordinamento, interpretandole come un'altra riga di dati di testo anziché come i nomi dei campi per la tabella di dati.
Ordina avvisi - Finestra di dialogo Ordina
Come mostrato nell'immagine qui sopra, se viene utilizzata la finestra di dialogo Ordina, anche per gli ordinamenti su una colonna, Excel visualizza un messaggio che avverte che ha rilevato dati memorizzati come testo e offre la possibilità di:
- Ordina qualsiasi cosa che assomiglia a un numero come un numero.
- Ordina numeri e numeri memorizzati separatamente come testo.
Se si sceglie la prima opzione, Excel tenterà di posizionare i dati di testo nella posizione corretta dei risultati di ordinamento.
Scegli la seconda opzione e Excel posizionerà i record contenenti dati di testo nella parte inferiore dei risultati di ordinamento proprio come con gli ordinamenti veloci.
