Sei in fila a Starbucks. Sei il primo ad arrivare a una riunione. Ti stai solo svegliando.
Cosa hanno in comune tutte queste situazioni?
Stai anche controllando la tua e-mail e gemendo al pensiero di dover passare attraverso tutto.
Chi non trascorre una parte significativa del proprio tempo lontano dalla scrivania gestendo - o dovrei dire tentando di gestire - la posta elettronica su un telefono? È impossibile allontanarsi da. Tuttavia, anziché lasciare che quel piccolo numero di notifica (che aumenta sempre di più) ti stressi, puoi semplicemente cambiare il modo in cui lo gestisci.
Ecco quattro metodi che ho imparato per aiutarmi a rimanere un po 'più sano di mente.
1. Fai in modo che il telefono ti legga i messaggi
Per utilizzare appieno il tuo tragitto da e verso il lavoro, considera l'utilizzo di Talkler. È un'app che ti legge le tue e-mail. E non si ferma solo qui, ma ti consente anche di eliminarli mentre vai o di rispondere con le registrazioni. Ciò significa che puoi tenere entrambe le mani sul volante (o tenere il palo della metropolitana) ed essere comunque produttivo lungo il percorso verso l'ufficio. E buone notizie: funziona su piattaforme di scambio e sulla maggior parte dei provider di posta elettronica aziendali.
2. Leggi e agisci subito
Immagina: stai in fila aspettando il caffè. Quindi, dai un'occhiata alla tua e-mail, ma poi, prima ancora di finire di leggere, è il tuo turno di ordinare. Quindi guardi di nuovo mentre aspetti a raccoglierlo, ogni volta rileggendo le stesse parole. Ma ovviamente, non hai mai tempo di rispondere, quindi controlli la stessa e-mail quando torni in ufficio.
Rileggere le e-mail, ripetutamente non ti fa risparmiare tempo. Invece, supponendo che non sia urgente, sposto i messaggi che richiedono risposte in una cartella denominata "attività di posta elettronica". Se l'azione richiesta deve essere gestita da qualcun altro nel tuo team, inoltro il messaggio a loro in quel momento. E se il messaggio non richiede alcuna azione, lo elimino immediatamente o lo archivio. Se non hai tempo per nessuno dei passaggi precedenti, metti via il telefono per il momento.
3. Imposta filtri
Oltre a archiviare tutto da solo, dovresti anche prenderti il tempo per impostare un sistema che filtra automaticamente i tuoi messaggi in cartelle specifiche. (Se hai bisogno di aiuto per iniziare, dai un'occhiata a questo o questo). Non c'è motivo per te di smistare manualmente le e-mail aziendali da note urgenti quando il tuo telefono è pronto per agire come il tuo assistente personale. Mentre ti consiglio di farlo in generale, fa davvero la differenza sul tuo telefono poiché stai cercando di minimizzare davvero la posta in arrivo.
4. Creare una firma e-mail dedicata
La tua firma e-mail mobile può essere sia un gatekeeper che un capro espiatorio. Chiarire che stai usando un telefono gestirà le aspettative dell'altra persona. Li avverte che eventuali errori di battitura sono probabilmente corretti automaticamente e che non è possibile inviare un allegato sul desktop.
Ora, questa non è una scusa per digitare "ur" o "me 2", ma una spiegazione se commetti un errore minore. Puoi andare con la base, "Per favore, scusa qualsiasi errore di battitura. Questa è una rapida risposta mobile ", o ancora più concisa, " Inviato dal mio telefono ".
Anche se inizi a utilizzare uno di questi metodi, noterai un immediato miglioramento del modo in cui reagisci alle e-mail in arrivo. All'improvviso, invece di sentirti stressato quando arriva qualcos'altro nella tua casella di posta, sarai in grado di andare avanti normalmente, sapendo che esiste un sistema forte.
