In un'epoca in cui le app per la produttività e il multitasking sono la nuova normalità, le persone spesso chiedono quale sia la mia "salsa segreta" per fare così tanto. Mentre infinite ore di duro lavoro possono creare resistenza, può anche portare al burnout: i lavoratori più produttivi del mondo non sono quelli che lavorano 18 ore al giorno e si vantano di questo venerdì sera.
Se vuoi diventare una persona altamente produttiva, nel lavoro o nella vita, posso solo consigliarti una cosa: imparare a delegare. Il potere non è solo nelle attività di scarico, ma sta guadagnando il potere di scegliere ciò che vale e non vale la pena.
Questa epifania mi è venuta mentre ero al college, dove l'uso di assistenti virtuali mi ha permesso di esternalizzare aspetti della mia piccola azienda online mentre contemporaneamente mi occupavo delle parti del business che mi sono davvero piaciute. Ho fatto un elenco di tutte le cose su cui mi piaceva lavorare, o sapevo che dovevo fare da solo, e ho assegnato il resto. Sono stato agganciato!
In effetti, ci credo così tanto che sono il fondatore e CEO di Zirtual, una società che collega persone impegnate con assistenti virtuali. La mia speranza è che, anche se delegare sembra spaventoso o non familiare, scoprirai presto che è una strada veloce per tornare a fare ciò che ami di più!
1. Rendi le cose tangibili
Descrivi i tuoi obiettivi, traguardi e risultati attesi per giorno, settimana, mese e trimestre. Questo ti darà un'idea delle sfide che tu e il tuo team state affrontando e, in definitiva, gli obiettivi generali dell'organizzazione.
Scaricare la tua lista di cose da fare è molto più che alleggerire il tuo carico. La delega riguarda l'empowerment, in quanto offre al tuo team l'opportunità di svilupparsi come leader individuali, allo stesso modo in cui ti consente di essere un manager di maggiore impatto.
Proprio come a scuola, il business ha le sue formalità: alcuni progetti devono essere completati in modi specifici. Come leader forte puoi mantenere questa stessa formalità senza essere considerato un micromanager. Un'opzione è quella di pianificare incontri privati settimanali uno a uno per discutere l'agenda, gli obiettivi e i progressi della settimana. Un altro è quello di creare linee guida per come ti aspetti che il progetto finito assomigli. Mentre puoi sicuramente includere i passaggi suggeriti, lascia che i tuoi dipendenti trovino i loro metodi per farlo.
Per i manager che temono la delega, questo ti darà l'opportunità di supervisionare da vicino i progetti, lasciando allo stesso tempo al tuo team lo spazio per gestire i propri compiti.
2. Ricorda che la delegazione senza fiducia è babysitter
Quando si assegna un'attività a un dipendente, è importante dedicare del tempo alla sua riuscita, in modo da evitare la micromanage lungo la linea. Le persone risponderanno alle esigenze del compito se darai loro l'opportunità di farlo. Se consegnare un compito importante ti spaventa (e lo farà se è uno su cui hai lavorato personalmente), inizia lentamente. Assegna prima una parte dell'attività o inizia con una responsabilità minore. Quando vedrai che il tuo dipendente è capace - e sicuramente lo è! - ti sentirai più a tuo agio nel consegnare di più.
Lascia andare l'idea che puoi fare tutto, non puoi. Prendi questo come test di umiltà e accetta il fatto che non puoi gestire con successo una squadra senza scaricare. La gestione viene spesso definita babysitter da ufficio, ma è assolutamente sotto il tuo controllo e il primo passo per trasformarti in un vero leader è quello di assegnare responsabilità.
3. Conquista la tua paura
La paura di delegare si mostra in molti modi. Pensieri debilitanti come "Posso farcela meglio da solo" o "Non posso fallire" o "Non voglio dipendere da nessun altro" o "Non posso fidarmi di loro" ostacoleranno la tua abilità per farlo correttamente. L'accettazione ti darà potere, ti darà tranquillità, ti permetterà di essere libero di vedere il quadro più ampio e di prepararti a dominarlo.
Il modo più rapido per superare tali paure è valutare il ritorno. Non è se è possibile completare l'attività da soli (se lo si desidera, è possibile). Ma chiediti: qual è il ritorno sugli investimenti facendo così? Ricorda, c'è una differenza tra te che lo fai meglio e lo fai in modo diverso. Spesso, il prodotto finito non è quello che avresti prodotto, ma ciò non significa che non sia altrettanto buono o efficace.
Focalizza la tua energia personale e l'attenzione su compiti ad alto rendimento: strategia, nuove assunzioni, partnership o struttura organizzativa. Sei arrivato a questo livello fidandoti di te stesso e degli altri. Libera il tuo programma per occuparti di questi problemi di alto livello credendo che i tuoi dipendenti possano svolgere le attività a basso rendimento per te proprio come avresti fatto tu. La delega da parte di un manager può spesso essere un ponte per costruire relazioni più forti nella squadra, oltre a diventare un'opportunità di tutoraggio.
4. Rendere delegare un'abitudine
I delegati di successo pianificano i loro compiti tenendo d'occhio gli oggetti che possono assegnare ad altri. Se l'offload ti sembra innaturale, prendere alcune nuove abitudini renderà più facile identificare le attività che puoi condividere. Di conseguenza, sarai un manager migliore per il tuo team e un leader più efficiente e concentrato.
Per cominciare, se hai persone con ruoli di supporto al di sotto di te, consenti loro di fare il loro lavoro! Se hai un assistente, lascia che gestisca le attività amministrative dandogli accesso al tuo calendario e abilitandolo a aiutarlo a gestirlo. Oppure, se non hai un essere umano che ti aiuti con le attività amministrative, controlla tutte le app appositamente progettate per gestire la tua giornata e mantenere le cose organizzate. Anche il processo di memorizzazione di obiettivi diversi in app diverse ti aiuta a praticare la compartimentazione e lasciare che qualcuno (o in questo caso, qualcosa) ti aiuti.
Lo scarico delle attività amministrative ti aiuta a rimanere concentrato sugli obiettivi più grandi a venire. I delegati hanno successo perché hanno una chiara linea di vista e sanno come allocare meglio il loro tempo.
Come buon manager, è il tuo compito guidare il cambiamento e motivare le persone in vari modi. Parte dell'efficienza è offrire ai dipendenti nuove opportunità per apprendere e affrontare sfide più grandi. La tua squadra sarà felice per le ulteriori opportunità di crescita. Allo stesso tempo, avrai liberato più tempo per concentrarti sull'immagine più ampia di come condurre il tuo team a un livello di produttività maggiore.
Quindi no, la delega non è semplicemente la capacità di scaricare lavoro su qualcun altro. È un'opportunità per massimizzare la produttività di un intero gruppo o sistema. È la capacità di distribuire compiti cruciali tra un set di mani, scegliendo e scegliendo i luoghi più appropriati.
