La delegazione sembra fantastica, vero? Non vuoi più fare qualcosa, quindi lo spari al tuo associato, al tuo assistente o persino ai tuoi stagisti.
È tutto fantastico (se non leggermente impreciso), ma è anche impossibile se sei il socio, l'assistente o il tirocinante. A chi puoi consegnare i compiti per concentrarti su cose grandi e importanti?
Bene, amici miei, è qui che entra in gioco la delega. Delegare significa passare il lavoro a coloro che vi circondano e sopra di voi. Scommetto che pensi che non ci sia modo di cavartela. Ma ascoltami, ci sono motivi legittimi per delegare. Quindi continua a leggere, cancella quei compiti noiosi dalla tua scrivania e affonda i denti in qualcosa di molto più magro.
1. Delegato al tuo capo (al delegato)
Oh, sei più che disposto a fare quello che ti viene chiesto. Saresti perfettamente felice di passare quattro giorni a compilare vecchie fatture. Tuttavia, hai esaminato il tuo piano di sviluppo e, se hai intenzione di coprire tutto il terreno che dovresti in questo trimestre, potrebbe essere necessario condividere alcune delle attività di base assegnate al team.
La chiave qui non è lamentarsi del tuo lavoro noioso, e poi dire: "Ehi Ted, andando avanti, in realtà gestirai le fatture del cliente". Invece, devi sederti con il tuo manager e discutere come il tuo quotidiano i compiti contribuiscono agli obiettivi generali della squadra. Piuttosto che annunciare, "Non voglio più fare queste cose noiose", devi dire: "Come vorresti che io dessi priorità a queste responsabilità?"
Forse guarderà la tua lista di cose da fare e deciderà che preferirebbe che tu trascorressi più tempo su A che su B. Oppure, forse vedrà che stai dedicando più ore alle funzioni amministrative di quelle che ha realizzato e troverà qualcuno per dare una mano. O forse ti dirà che tutto sembra fattibile e si aspetta che tu finisca tutto. Non lo saprai fino a quando non lo chiedi.
2. Delegare a qualcuno che è meglio per il lavoro
Supponiamo che ti sia stato chiesto di creare un foglio di calcolo, riempirlo di dati e analizzarlo. È un lavoro schifoso ed è stato scaricato da te, il povero principiante ingenuo. Bene, pensiamo a quello. Sei un mago di Excel? Sei un amante dei big data? Se hai risposto no a questi, probabilmente non è il lavoro giusto per te. E soprattutto, non sei la persona giusta per il lavoro.
A questo punto devi girare la spia e capire chi nella tua squadra amerebbe questo tipo di lavoro (o almeno essere in grado di farlo più velocemente e meglio di quanto potresti). Quindi, portalo al tuo manager. Sottolinea che sei molto desideroso di essere utile e professionale e che sei felice di svolgere l'incarico, ma che potrebbe essere più efficiente per l'intero team per Brian concentrarsi sui dati mentre ti concentri su ciò che sei stato assunto per.
3. Delegato in tecnologia
Sembra un po 'strano, vero? Ma abbi pazienza. Diciamo, ad esempio, che la prima cosa che ti viene assegnata ogni giorno è controllare le e-mail che sono arrivate durante la notte e distribuirle alle persone interessate. Lascia che la tecnologia prenda quel lavoro. Imposta regole basate su parole chiave e riduci il tempo dedicato a un'attività così ripetitiva. (Per ulteriori informazioni su come farlo, consulta questo articolo.)
Stai lavorando a un progetto? Utilizzare un'app di gestione del progetto come Basecamp. Invio di e-mail di massa? Prendi in considerazione un prodotto come Mailchimp. E, capisco, questo è più vicino all'automazione che alla delega, ma quando fai fatica in fondo all'heap, le tue opzioni sono limitate. Delegare alla tecnologia potrebbe semplicemente farti eliminare alcuni dei compiti più onerosi e concentrarti su quelli che ti aiuteranno a diventare una forza da non sottovalutare.
4. Delegare a un sistema migliore
Ok, questa è la tua ultima rappresentazione. Ti è stato assegnato il compito che nessun altro membro del team desidera; è ingombrante, richiede tempo e abbastanza da farti venire voglia di correre urlando dall'edificio. Ma aspetta! Ci sono modi per trasformare questo a tuo vantaggio.
Dovresti dare il benvenuto al super-compito a braccia aperte, ma con un piano segreto in mente: prenderlo, ottimizzarlo e restituirlo. Questa è la tua occasione per mostrare al tuo manager cosa puoi fare. Prendendo un lavoro che tutti odiano e rendendolo gestibile (anche divertente), allora stai facendo un enorme favore alla squadra. E una volta che è un lavoro facile e veloce, non avrai una tale battaglia tra le mani quando vuoi delegarlo a un collega.
Delegare è difficile. Delegare è più difficile. Ma se riesci a dare una svolta positiva al motivo per cui vuoi delegare, fare appello ai punti di forza dei tuoi colleghi e chiarire che sei tutto per il bene più grande, allora dovrebbe essere molto più facile cavarsela. In bocca al lupo!
