La scorsa settimana, ho organizzato un seminario per un team di professionisti sanitari che hanno dato il via a un nuovo anno fiscale. Prima del seminario, avevo chiesto ai partecipanti di completare un sondaggio sul loro lavoro: cosa stava andando bene e dove avevano incontrato delle sfide.
Non sorprende che siano emersi alcuni temi molto comuni, che abbiamo affrontato durante il nostro tempo insieme. I tre grandi includevano la dimensione dei loro carichi di lavoro, la scarsa qualità della comunicazione e la difficoltà di lavorare con gli altri a differenza di loro.
Chi non può collegarsi a queste sfide sul posto di lavoro?
Mentre analizzavamo ogni argomento, la discussione ha sicuramente fornito strumenti per aiutarli a risolvere i problemi che abbiamo identificato.
Tuttavia, mi sono anche reso conto che se avessero adottato misure proattive ogni giorno per prevenire tali problemi, avrebbero potuto alleviare molto lo stress quotidiano del lavoro. Bonus: futuri incontri potrebbero concentrarsi sull'esplorazione di concetti più innovativi e creativi.
A tal fine, ecco tre misure che puoi utilizzare ogni giorno nel tuo lavoro per stare al passo con le sfide che impantanano molte squadre. Mentre leggi, considera come, se guardassi questi tre indicatori chiave delle prestazioni ogni giorno, la tua vita lavorativa potrebbe trasformarsi.
1. Percentuale di tempo che dedichi alle tue tre priorità critiche
Quasi tutti i client che vedo hanno problemi con un carico di lavoro di grandi dimensioni. Tuttavia, quando prendiamo il tempo necessario per interrompere davvero il lavoro, di solito comporta molto tempo ed energie sprecate. L'eliminazione del lavoro, la procrastinazione, il multitasking e le distrazioni sono tutti elementi essenziali per evitare il lavoro essenziale, aggiungere stress e far sembrare qualsiasi carico di lavoro più grande di quello che è.
Se sei messo alla prova del carico di lavoro, ecco un esercizio da completare ogni giorno: inserisci due colonne in una pagina. A sinistra, registra le tue tre o cinque priorità più importanti, più importanti e che influenzano le prestazioni: sai, quelle che verranno mostrate nella tua recensione di fine anno, farti un aumento e rendere il punteggio del reparto un touchdown .
Sul lato destro, ogni giorno, tieni traccia del lavoro che fai effettivamente e del tempo impiegato da ogni attività. Quindi, monitora la percentuale di tempo che passi sulle tue priorità più importanti rispetto a tutto il resto.
Cosa noti?
Se c'è un divario tra le tue priorità più importanti e ciò su cui passi il tuo tempo, probabilmente stai soffrendo di inflazione del carico di lavoro. Stai lavorando a molte attività e stai in ritardo, ma non stai facendo le cose più importanti.
D'altra parte, se stai dando alle tue priorità la giusta quantità di attenzione e lasciando il lavoro meno critico fino a dopo (o annullato, se è quello che serve), il tuo carico di lavoro sembrerà più realistico. Bonus: ti sentirai molto più concentrato e realizzato nel processo.
Ecco un altro suggerimento: come manager, se qualcuno venisse da me dicendo che il suo carico di lavoro era troppo grande, vorrei vedere questa analisi prima di ogni ulteriore conversazione. Prima di portare i tuoi problemi di carico di lavoro al tuo manager, assicurati di avere i fatti su ciò che sta realmente guidando le sue dimensioni.
2. Percentuale della tua comunicazione adattata allo stile del tuo ascoltatore
Ah, comunicazione. Adoro la citazione di George Bernard Shaw, "Il singolo più grande problema con la comunicazione è l'illusione che abbia avuto luogo". Com'è giusto?
La scarsa comunicazione tra e tra i membri del team (e i capi) gengiva i lavori e rende tutto più difficile.
Sebbene ci siano molte ragioni per questo, c'è una causa principale che è emersa nel seminario, ed è una che vedo frequentemente: quando comunichi, spesso pensi di più a ciò che hai da dire, piuttosto che a come l'altra persona deve sentire esso.
Lasciate che vi faccia un esempio. Tutti noi abbiamo diversi punti di forza, stili di lavoro e personalità. Tendo ad essere un driver, il che significa che ho uno stile di comunicazione molto diretto e diretto. A volte nella mia carriera, mi è stato detto che ero "intimidatorio" o "inavvicinabile". Difficile da credere, lo so - non mi sono mai considerato neanche io. Ma il mio pubblico lo ha fatto, ed è tutto ciò che contava.
In risposta, ho imparato a personalizzare il mio stile di comunicazione e i contenuti per il mio pubblico. Quindi, se il mio obiettivo è qualcuno che è molto guidato dalle relazioni e interessato agli aspetti sociali della costruzione di rapporti di lavoro, il mio stile diretto e diretto può sembrare intimidatorio o opprimente.
Adattando il mio approccio - consegnando lo stesso messaggio, ma più lentamente, con più grazia sociale e attenzione alla tendenza al rapporto con quella persona - quella persona può ascoltarmi meglio. Quindi, in realtà ascoltano, invece di sentirsi intimiditi e diventare difensivi.
Comunicerai in modo più efficace quando tieni a mente le esigenze del tuo pubblico. Guarda i diversi stili di comunicazione nel tuo posto di lavoro e vedi come puoi riformulare i tuoi messaggi in modo che gli altri possano ricevere meglio quello che stai dicendo.
Ricorda, non è compito del tuo pubblico interpretare il tuo messaggio. Il tuo compito è comunicare in un modo che il tuo pubblico capirà.
3. Azioni che hai intrapreso per coltivare le relazioni sul posto di lavoro
Ammettiamolo: il modo in cui il lavoro viene svolto oggi è attraverso le relazioni che hai con chi ti circonda. Quando non hai relazioni forti, il tuo lavoro ne soffrirà.
Le relazioni deboli sul posto di lavoro creano un ambiente negativo. Pensaci: è probabile che tu vada a fare pipistrello per qualcuno a cui non tieni così tanto? Come sarà il morale se ci sono relazioni deboli o indifferenti in ufficio? Ti piacerà andare a lavorare tanto?
I partecipanti al nostro seminario si sono sforzati di venire da diversi dipartimenti, culture e generazioni diverse. Sul posto di lavoro, puoi facilmente scegliere di lasciare che queste qualità ti dividano. Oppure, puoi lavorare per superare quelle divisioni creando e coltivando intenzionalmente relazioni con coloro che non sono come te. Esistono molti modi per instaurare un rapporto con gli altri e non deve essere difficile o richiedere tempo.
Ad esempio, cerca di incontrare una persona per un caffè ogni settimana o di sederti con un gruppo diverso a pranzo. Complimenta gli altri (autenticamente) per il lavoro che svolgono; inviare note di apprezzamento quando garantito.
E se avverti un conflitto tra te e un altro collega, non evitarlo (e stressalo di conseguenza), invitalo a una conversazione per discutere e risolvere le tue differenze. Agire per coltivare le relazioni rafforza i legami con la squadra e aumenta anche la fiducia in se stessi.
Ora sei pronto per valutare la tua giornata lavorativa attraverso un nuovissimo obiettivo. Se riesci a concentrarti sulle priorità, sull'efficacia della tua comunicazione e sulla qualità delle tue relazioni, otterrai risultati sorprendenti.
