Il mese scorso, ho offerto tre suggerimenti per una migliore gestione del progetto, incluso come delegare correttamente, come sfruttare al meglio gli strumenti e come chiudere il progetto in modo significativo. Ma la gestione del progetto presenta tante sfide uniche, con un vasto campo di ricerca che presenta continuamente nuovi approcci e prospettive, quindi non ho potuto fare a meno di dare seguito a qualche consiglio in più.
Questi suggerimenti si concentrano sulla gestione proattiva di alcune delle cose che possono insidiarsi e deragliare il tuo successo. A volte sembra che piccoli demoni del fallimento si nascondano in ogni angolo, in attesa di darti un buon "gotcha!" Ecco come la gestione del rischio, la gestione delle modifiche e la gestione dell'ambito miglioreranno le tue possibilità di successo.
1. Prestare molta attenzione ai rischi
Un rischio è una minaccia che deve ancora materializzarsi e la prima cosa che puoi fare per impedirne la materializzazione è semplicemente sapere che esiste. Se stai sviluppando una nuova applicazione che i clienti possono utilizzare per pagare le loro bollette, i rischi possono variare dal più piccolo o moderato (un membro del team viene riassegnato, lasciandoti a corto di personale) al maggiore (le modifiche alle normative sui pagamenti mobili richiedono utilizzare una tecnologia completamente diversa). Non puoi impedire che si verifichino tutti i rischi, ma un resoconto completo e ponderato di ogni rischio immaginabile può aiutarti a gestire la possibilità.
Durante la fase di pianificazione del progetto, sviluppare un registro dei rischi in cui è possibile tenere traccia di tutti i rischi che potrebbero rappresentare una sfida per la cronologia, il budget o la capacità complessiva di completare il progetto. Esistono molti modelli diversi disponibili online, ma la maggior parte di essi suggerisce di includere una descrizione del rischio, la data in cui è stato sollevato, la probabilità che accada e la gravità delle conseguenze in caso affermativo. A ciascun rischio dovrebbe essere assegnato un proprietario per monitorarlo e, soprattutto, una serie significativa di azioni che possono essere intraprese per ridurre la possibilità che si verifichi tale rischio (se presente). Ad esempio, il rischio che un server possa guastarsi, causando la perdita dei dati delle persone, potrebbe essere una bassa probabilità ma una severità elevata, soddisfatta da un piano di mitigazione per l'installazione di un server di backup. Anche se la probabilità è bassa, l'impatto sarebbe così grande che i passi precoci e sicuri per giustificare la sua possibilità varrebbero il costo e lo sforzo.
Ricorda che questo dovrebbe essere un documento vivo, che respira e che i nuovi rischi dovrebbero essere presi in considerazione e monitorati nel corso del progetto.
2. Poni le basi per il cambiamento
La gestione del progetto significa necessariamente che stai rovinando lo status quo in qualche modo. E non è un segreto che molte persone trovano il cambiamento, beh, difficile, per non dire altro. In un white paper per il Project Management Institute, la consulente Marge Combe discute il concetto di disponibilità al cambiamento poiché sia la capitale - umana e non - un'organizzazione è pronta a dedicarsi a un cambiamento, sia la volontà psicologica delle persone la cui cooperazione è richiesta per attuare il cambiamento. Se non puoi permetterti di apportare il cambiamento, o se tutti i tuoi lavoratori sono schierati fuori con segni di protesta, ovviamente non sei in grado di andare avanti.
Quindi cosa puoi fare per gettare le basi per un cambiamento, grande o piccolo? Gli aspetti tangibili della gestione del cambiamento sono un po 'più facili da gestire. Se è chiaro che non hai i soldi, le attrezzature o la capacità tecnologica per svolgere il lavoro, queste sono cose che devi affrontare immediatamente.
È il lavoro culturale e psicologico che richiede un'esecuzione più attenta. Se dipendenti o clienti sono resistenti a un cambiamento, prenditi il tempo per capire perché. Forse c'è un malinteso che puoi chiarire o un grosso difetto con il tuo piano che non avevi considerato. Una squadra di impiegati potrebbe lamentarsi del passaggio dall'elaborazione di moduli cartacei a moduli elettronici. Invece di supporre che il team sia resistente ai cambiamenti, una discussione con loro sulle loro riserve potrebbe rivelare che il sistema elettronico non ha modo di gestire le eccezioni, che alla fine porterà alla disorganizzazione e a due processi separati. Comprendere le prospettive del personale che userebbe questo giorno dopo giorno può aiutare a garantire che il cambiamento serva l'intera organizzazione.
Le organizzazioni con persone che sono aperte a un cambiamento e che comprendono il cambiamento e i suoi benefici per loro hanno molte più probabilità di vedere che il cambiamento avviene senza problemi rispetto a quelli che tengono le loro persone al buio.
3. Pensa a Scope Creep come al tuo nemico mortale
Lo scorrimento dell'ambito - quando i parametri del tuo progetto superano gradualmente i confini originali che hai stabilito - è un frequente deragliatore di progetti. E questo è in gran parte dovuto al fatto che spesso ha senso ampliare il proprio ambito originale. Potresti trovarti a schiaffeggiare la fronte in un momento "perché non ho pensato a quel" o essere convinto da una parte interessata che una campana o un fischio extra salveranno ore di lavoro ogni giorno.
Di regola, non - ripeto, non - rispondere a queste esigenze.
Certo, a volte i requisiti cambiano e potrebbe essere più semplice cambiare il gioco oggi che tornare quando tutto è detto e fatto. Ma queste aggiunte spesso si sommano, offrendoti direttamente nell'universo infelice di budget eccessivo e fuori programma.
Il modo migliore per prevenire il creep è quello di dedicare più tempo ed energie ai requisiti di raccolta anticipata, intervistando esaurientemente quelli con esperienza in materia e ponendo le domande giuste per assicurarsi che non ti manchi nulla. E nel caso inevitabile che lo fai, considera attentamente i costi e i benefici di una modifica al tuo ambito di applicazione. Se necessario, tenere un elenco aggiornato dei miglioramenti della fase due che è possibile rivedere una volta che il progetto originale è decollato.
Così tanto da ottenere i risultati desiderati sulla timeline di cui hai bisogno può essere ricondotto a essere proattivo. Allenati ad annusare un problema prima che insorga e a sentire strisciare il tiro dell'oscilloscopio prima che ti mandi in un tunnel spaziale di distrazione. Non penserai a tutto, ma la lungimiranza batte il senno di poi ogni giorno.
